Surat SPPD Rutin adalah salah satu dokumen administrasi yang seringkali dibuat oleh pegawai negeri maupun swasta sebagai persiapan perjalanan dinas. Meskipun terkadang dianggap sebagai hal yang sepele, namun surat ini memegang peranan penting dalam menjalankan tugas-tugas kantor dan melaksanakan perjalanan dinas dengan aman dan nyaman.
Pengertian Surat SPPD Rutin
Surat SPPD Rutin adalah singkatan dari Surat Perintah Perjalanan Dinas Rutin. Dokumen ini biasanya dibuat oleh atasan langsung untuk memerintahkan pegawai dalam melakukan perjalanan dinas yang bersifat rutin seperti menghadiri rapat koordinasi, supervisi, atau pemantauan kegiatan di luar kantor.
Fungsi dan Tujuan Surat SPPD Rutin
Fungsi utama dari Surat SPPD Rutin adalah sebagai tanda bukti bahwa pegawai tersebut mendapatkan izin resmi dari atasan untuk melakukan perjalanan dinas. Dokumen ini juga dapat dijadikan sebagai dasar pengajuan biaya transportasi, akomodasi, dan konsumsi selama perjalanan dinas.
Tujuan dari Surat SPPD Rutin adalah untuk memastikan bahwa perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai telah mendapatkan persetujuan dari atasan serta memenuhi persyaratan administrasi yang diperlukan. Dengan adanya Surat SPPD Rutin, pegawai dapat melaksanakan tugas-tugas kantor dengan lebih tenang dan fokus, tanpa harus khawatir akan mendapatkan masalah di kemudian hari.
Format Surat SPPD Rutin
Untuk membuat Surat SPPD Rutin, terdapat beberapa format yang harus dipenuhi. Format tersebut meliputi:
- Nama instansi atau perusahaan
- Judul Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Nama dan jabatan atasan yang memberikan perintah
- Nama dan jabatan pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas
- Tujuan perjalanan dinas
- Lama perjalanan dinas
- Rincian biaya yang akan ditanggung oleh instansi atau perusahaan
- Tanda tangan atasan yang memberikan perintah
Contoh Surat SPPD Rutin
Berikut ini adalah contoh Surat SPPD Rutin yang dapat digunakan sebagai referensi dalam pembuatan dokumen tersebut:
Contoh Surat SPPD Rutin 1
Kepada Yth.
Nama : Ani
Jabatan : Sekretaris
Perihal : Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Rutin
Dalam rangka melaksanakan tugas yang telah ditugaskan, berdasarkan Surat Perintah Kerja dari Pejabat Pembuat Komitmen Nomor 123/PPK/2021, tanggal 10 Agustus 2021, dengan ini diperintahkan kepada:
Nama : Ani
Jabatan : Sekretaris
Untuk melaksanakan perjalanan dinas rutin ke :
Tanggal : 17 Agustus 2021
Tempat : Jakarta
Lama Perjalanan : 2 hari
Biaya yang dapat dibebankan pada anggaran belanja biaya perjalanan dinas dan/atau belanja langsung untuk kepentingan dinas tersebut adalah :
- Transportasi : Rp. 500.000,-
- Akomodasi : Rp. 1.000.000,-
- Konsumsi : Rp. 500.000,-
- Total : Rp. 2.000.000,-
Demikian Surat Perintah Perjalanan Dinas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Contoh Surat SPPD Rutin 2
Kepada Yth.
Nama : Budi
Jabatan : Marketing
Perihal : Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Rutin
Dalam rangka melaksanakan tugas yang telah ditugaskan, berdasarkan Surat Perintah Kerja dari Pejabat Pembuat Komitmen Nomor 456/PPK/2021, tanggal 20 Agustus 2021, dengan ini diperintahkan kepada:
Nama : Budi
Jabatan : Marketing
Untuk melaksanakan perjalanan dinas rutin ke :
Tanggal : 25 Agustus 2021
Tempat : Bandung
Lama Perjalanan : 1 hari
Biaya yang dapat dibebankan pada anggaran belanja biaya perjalanan dinas dan/atau belanja langsung untuk kepentingan dinas tersebut adalah :
- Transportasi : Rp. 250.000,-
- Akomodasi : Rp. 0,-
- Konsumsi : Rp. 250.000,-
- Total : Rp. 500.000,-
Demikian Surat Perintah Perjalanan Dinas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
FAQs (Frequently Asked Questions) Surat SPPD Rutin
Apa yang dimaksud dengan Surat SPPD Rutin?
Surat SPPD Rutin adalah dokumen administrasi yang digunakan untuk memerintahkan pegawai dalam melakukan perjalanan dinas yang bersifat rutin.
Apa fungsi dan tujuan dari Surat SPPD Rutin?
Fungsi utama dari Surat SPPD Rutin adalah sebagai tanda bukti bahwa pegawai tersebut mendapatkan izin resmi dari atasan untuk melakukan perjalanan dinas. Tujuan dari Surat SPPD Rutin adalah untuk memastikan bahwa perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai telah mendapatkan persetujuan dari atasan serta memenuhi persyaratan administrasi yang diperlukan.
Bagaimana cara membuat Surat SPPD Rutin?
Untuk membuat Surat SPPD Rutin, terdapat beberapa format yang harus dipenuhi. Format tersebut meliputi nama instansi atau perusahaan, judul surat, nomor surat, tanggal surat, nama dan jabatan atasan yang memberikan perintah, nama dan jabatan pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas, tujuan perjalanan dinas, lama perjalanan dinas, rincian biaya yang akan ditanggung oleh instansi atau perusahaan, dan tanda tangan atasan yang memberikan perintah.
Kesimpulan
Surat SPPD Rutin adalah salah satu dokumen administrasi yang penting dalam lingkungan kerja. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti izin resmi dari atasan untuk melakukan perjalanan dinas serta sebagai dasar pengajuan biaya transportasi, akomodasi, dan konsumsi selama perjalanan dinas. Dengan memenuhi format yang telah ditentukan, Surat SPPD Rutin dapat dibuat dengan mudah dan memastikan pelaksanaan tugas-tugas kantor yang lebih tenang dan fokus.