Surat statement of account atau lebih dikenal dengan istilah SOA merupakan salah satu dokumen penting untuk para pelaku bisnis. SOA biasanya digunakan sebagai laporan keuangan yang memberikan gambaran tentang transaksi keuangan yang terjadi antara perusahaan dengan pelanggannya. Bagi para pengusaha, SOA sangat penting untuk memantau arus kas perusahaan dan memastikan bahwa keuangan perusahaan berjalan dengan baik.
Fungsi dan Tujuan Surat Statement of Account
Fungsi utama surat statement of account adalah untuk memberikan informasi kepada pelanggan tentang transaksi keuangan yang terjadi antara perusahaan dengan pelanggannya. Melalui SOA, pelanggan dapat memastikan bahwa pembayaran mereka telah diterima dan dicatat dengan benar oleh perusahaan. Sebaliknya, perusahaan juga dapat memastikan bahwa pelanggan telah membayar dengan benar dan tidak terdapat hutang yang belum diselesaikan.
Selain itu, SOA juga berfungsi sebagai alat untuk memantau arus kas perusahaan. Dengan mengetahui jumlah pemasukan dan pengeluaran, perusahaan dapat memetakan keuangan mereka dengan lebih baik. SOA juga dapat menjadi alat untuk mendeteksi adanya kecurangan atau kesalahan dalam pembayaran. Jika terdapat ketidaksesuaian antara catatan keuangan perusahaan dengan catatan keuangan pelanggan, maka perusahaan dapat segera menindaklanjuti masalah tersebut dan memastikan bahwa keuangan mereka tetap sehat.
Format Surat Statement of Account
Format surat statement of account dapat bervariasi tergantung pada perusahaan yang mengeluarkannya. Namun, secara umum, SOA mengandung informasi sebagai berikut:
- Nomor invoice
- Tanggal invoice
- Nama pelanggan
- Jumlah tagihan
- Tanggal jatuh tempo
- Jumlah pembayaran
- Saldo
Informasi tersebut biasanya disajikan secara tabel agar mudah dibaca dan dipahami oleh pelanggan. Beberapa perusahaan juga menambahkan informasi tambahan seperti rincian transaksi atau keterangan mengenai produk atau jasa yang dibeli oleh pelanggan.
Contoh Surat Statement of Account
Berikut adalah contoh surat statement of account untuk perusahaan retail:
| Nomor Invoice | Tanggal Invoice | Nama Pelanggan | Jumlah Tagihan | Tanggal Jatuh Tempo | Jumlah Pembayaran | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| INV-001 | 01 Januari 2022 | Andi | Rp 1.000.000 | 15 Januari 2022 | Rp 500.000 | Rp 500.000 |
| INV-002 | 05 Januari 2022 | Budi | Rp 2.500.000 | 20 Januari 2022 | Rp 2.500.000 | Rp 0 |
| INV-003 | 10 Januari 2022 | Cici | Rp 1.750.000 | 25 Januari 2022 | Rp 1.000.000 | Rp 750.000 |
Contoh di atas menunjukkan informasi mengenai nomor invoice, tanggal invoice, nama pelanggan, jumlah tagihan, tanggal jatuh tempo, jumlah pembayaran, dan saldo untuk masing-masing pelanggan. Dalam contoh ini, terdapat tiga pelanggan dengan jumlah tagihan yang berbeda-beda. Pelanggan pertama telah membayar sebagian dari tagihannya sehingga saldo yang tersisa adalah Rp 500.000. Pelanggan kedua telah membayar tagihannya secara penuh sehingga saldo yang tersisa adalah 0. Sedangkan pelanggan ketiga baru membayar sebagian dari tagihannya sehingga saldo yang tersisa adalah Rp 750.000.
Berikut adalah contoh surat statement of account untuk perusahaan jasa:
| Nomor Invoice | Tanggal Invoice | Nama Pelanggan | Jumlah Tagihan | Tanggal Jatuh Tempo | Jumlah Pembayaran | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| INV-001 | 01 Januari 2022 | PT. XYZ | Rp 5.000.000 | 15 Januari 2022 | Rp 5.000.000 | Rp 0 |
| INV-002 | 05 Januari 2022 | CV. ABC | Rp 3.500.000 | 20 Januari 2022 | Rp 2.500.000 | Rp 1.000.000 |
| INV-003 | 10 Januari 2022 | PT. DEF | Rp 7.500.000 | 25 Januari 2022 | Rp 5.000.000 | Rp 2.500.000 |
Contoh di atas menunjukkan informasi mengenai nomor invoice, tanggal invoice, nama pelanggan, jumlah tagihan, tanggal jatuh tempo, jumlah pembayaran, dan saldo untuk masing-masing pelanggan. Dalam contoh ini, terdapat tiga pelanggan dengan jumlah tagihan yang berbeda-beda. Pelanggan pertama telah membayar tagihannya secara penuh sehingga saldo yang tersisa adalah 0. Pelanggan kedua telah membayar sebagian dari tagihannya sehingga saldo yang tersisa adalah Rp 1.000.000. Sedangkan pelanggan ketiga baru membayar sebagian dari tagihannya sehingga saldo yang tersisa adalah Rp 2.500.000.
FAQs
Apakah SOA hanya digunakan oleh perusahaan?
Tidak, SOA juga dapat digunakan oleh individu atau organisasi lain yang melakukan transaksi keuangan dengan pelanggan.
Bagaimana cara membuat SOA?
SOA dapat dibuat menggunakan software akuntansi atau spreadsheet seperti Microsoft Excel.
Apakah SOA harus dilampirkan dalam setiap tagihan?
Tidak, SOA hanya perlu dikeluarkan pada saat pelanggan meminta atau sebagai bentuk laporan keuangan yang diberikan secara berkala.
Kesimpulan
Surat statement of account merupakan dokumen penting dalam kegiatan bisnis. SOA mengandung informasi mengenai transaksi keuangan yang terjadi antara perusahaan dengan pelanggan dan digunakan sebagai alat untuk memantau arus kas perusahaan. Format SOA dapat bervariasi tergantung pada perusahaan yang mengeluarkannya dan biasanya disajikan dalam bentuk tabel. SOA juga dapat digunakan oleh individu atau organisasi lain yang melakukan transaksi keuangan dengan pelanggan.