Surat susulan rasmi (official follow-up letter) adalah surat resmi kedua yang dikirimkan setelah surat pertama tidak mendapatkan tanggapan atau respons yang diharapkan. Surat ini biasanya dibuat untuk memastikan bahwa penerima surat sudah menerima dan membaca surat pertama. Dalam dunia bisnis, surat susulan rasmi sangat penting untuk menjaga hubungan baik antara perusahaan dan klien atau antara perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Fungsi Surat Susulan Rasmi
Fungsi surat susulan rasmi adalah untuk memastikan bahwa surat sebelumnya sudah diterima dan dibaca oleh penerima. Selain itu, surat ini juga berguna untuk memperjelas atau menekankan isi surat pertama. Dalam konteks bisnis, surat susulan rasmi dapat membantu untuk menegosiasikan kontrak, menindaklanjuti permintaan, meminta tanggapan atau umpan balik, dan mempertahankan hubungan baik antara perusahaan dan klien.
Tujuan Surat Susulan Rasmi
Tujuan surat susulan rasmi adalah untuk memastikan bahwa pesan yang ingin disampaikan melalui surat pertama sudah diterima dan dipahami oleh penerima. Dalam dunia bisnis, surat susulan rasmi dapat membantu untuk menindaklanjuti situasi atau permintaan yang memerlukan tanggapan cepat atau penyelesaian masalah. Selain itu, surat susulan rasmi juga dapat digunakan untuk mempertahankan hubungan baik antara perusahaan dengan klien atau antara perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Format Surat Susulan Rasmi
Berikut ini adalah format surat susulan rasmi yang umum digunakan:
- Bagian atas: Tanggal dan alamat surat
- Bagian pembuka: Salam pembuka dan tujuan surat
- Bagian isi: Penjelasan atau pernyataan yang ingin disampaikan
- Bagian penutup: Permintaan tanggapan atau tindakan selanjutnya
- Bagian akhir: Salam penutup dan tanda tangan
Contoh Surat Susulan Rasmi
Berikut ini adalah contoh surat susulan rasmi yang dapat digunakan:
Contoh 1:
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Bagian Pembelian
PT ABC
Jl. Sudirman No. 1
Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ ingin menindaklanjuti surat yang kami kirimkan pada tanggal 1 Desember 2021. Kami belum menerima tanggapan dari Bapak/Ibu terkait permintaan penawaran harga produk kami.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan umpan balik secepatnya agar kami dapat mempersiapkan penawaran terbaik untuk perusahaan Bapak/Ibu. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT XYZ
Contoh 2:
Tanggal: 1 Februari 2022
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Bagian Pemasaran
PT DEF
Jl. Thamrin No. 2
Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari PT GHI ingin menindaklanjuti surat yang kami kirimkan pada tanggal 1 Januari 2022. Kami belum menerima tanggapan dari Bapak/Ibu terkait permintaan kerjasama dalam acara promosi produk kami.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan umpan balik secepatnya agar kami dapat mempersiapkan rencana promosi terbaik untuk kedua belah pihak. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT GHI
FAQs
1. Kenapa perlu mengirimkan surat susulan rasmi?
Surat susulan rasmi perlu dikirimkan untuk memastikan bahwa pesan yang ingin disampaikan melalui surat pertama sudah diterima dan dipahami oleh penerima. Selain itu, surat susulan rasmi juga dapat membantu untuk menindaklanjuti situasi atau permintaan yang memerlukan tanggapan cepat atau penyelesaian masalah.
2. Bagaimana cara membuat surat susulan rasmi yang baik?
Untuk membuat surat susulan rasmi yang baik, pastikan untuk menjelaskan dengan jelas dan singkat isi surat pertama. Gunakan bahasa yang sopan dan profesional serta sertakan permintaan tanggapan atau tindakan selanjutnya. Terakhir, jangan lupa untuk memberikan salam pembuka dan salam penutup yang sesuai.
Kesimpulan
Surat susulan rasmi merupakan surat resmi kedua yang biasanya dibuat untuk memastikan bahwa penerima surat sudah menerima dan membaca surat pertama. Surat ini sangat penting dalam dunia bisnis untuk menjaga hubungan baik antara perusahaan dan klien atau antara perusahaan dengan perusahaan lainnya. Dalam membuat surat susulan rasmi, pastikan untuk menggunakan bahasa yang sopan dan profesional serta sertakan permintaan tanggapan atau tindakan selanjutnya.