Apakah kamu sedang membuat lamaran pekerjaan atau mengurus administrasi penting lainnya? Jika ya, pasti kamu sudah familiar dengan surat tanda terima berkas. Surat ini sangat penting untuk meyakinkan pihak yang meminta dokumen bahwa surat kamu sudah diterima dan sedang diproses. Nah, kali ini kita akan membahas lebih lanjut tentang surat tanda terima berkas.

Pengertian Surat Tanda Terima Berkas

Surat tanda terima berkas adalah surat resmi yang berisi konfirmasi penerimaan berkas atau dokumen yang diajukan oleh seseorang. Surat ini biasanya diterbitkan oleh instansi atau perusahaan yang meminta pengajuan dokumen tersebut, dan akan diberikan kepada pelamar atau pengirim dokumen sebagai bukti bahwa dokumennya sudah diterima.

Fungsi dan Tujuan Surat Tanda Terima Berkas

Surat tanda terima berkas memiliki beberapa fungsi dan tujuan yang sangat penting, di antaranya:

  • Memberikan bukti bahwa dokumen yang dikirimkan telah diterima oleh pihak yang meminta.
  • Menginformasikan status proses pengajuan dokumen tersebut.
  • Menjaga akuntabilitas instansi atau perusahaan yang menerima dokumen tersebut.

Format Surat Tanda Terima Berkas

Format surat tanda terima berkas cukup sederhana dan mudah diikuti. Berikut adalah beberapa informasi yang harus ada dalam surat tersebut:

  • Judul surat, yaitu “Surat Tanda Terima Berkas”
  • Nama instansi atau perusahaan yang menerima dokumen
  • Nama pelamar atau pengirim dokumen
  • Jenis dokumen yang dikirimkan
  • Jumlah dokumen yang diterima
  • Tanggal penerimaan dokumen
  • Nama dan tanda tangan penerima dokumen

Contoh Surat Tanda Terima Berkas

Berikut adalah contoh surat tanda terima berkas yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:

Contoh 1

Kepada Yth.

Bapak/Ibu HRD PT. ABC

di Tempat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan hormat,

Kami telah menerima berkas lamaran pekerjaan yang telah Bapak/Ibu kirimkan pada tanggal 1 Januari 2022. Berikut adalah daftar dokumen yang telah kami terima:

  • Surat lamaran
  • Daftar riwayat hidup
  • Ijazah terakhir
  • Transkrip nilai

Kami akan segera memproses dokumen tersebut dan memberikan informasi lebih lanjut mengenai tahapan selanjutnya. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Hormat kami,

PT. XYZ

(Nama dan tanda tangan penerima)

Contoh 2

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Kepala Sekolah SMA ABC

di Tempat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan hormat,

Kami telah mengirimkan dokumen permohonan izin kegiatan study tour ke Bali yang akan dilaksanakan pada bulan Maret 2022. Berikut adalah daftar dokumen yang kami kirimkan:

  • Surat permohonan izin
  • Rencana kegiatan
  • Daftar peserta
  • Jadwal kegiatan

Kami berharap permohonan kami bisa disetujui dan kami siap untuk memberikan informasi lebih lanjut jika diperlukan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Hormat kami,

Siswa-siswi SMA ABC

(Nama dan tanda tangan pengirim)

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan seputar surat tanda terima berkas:

Apa bedanya surat tanda terima berkas dengan surat konfirmasi?

Surat tanda terima berkas dan surat konfirmasi sebenarnya memiliki fungsi yang sama, yaitu memberikan bukti bahwa suatu dokumen atau pesan telah diterima. Namun, surat konfirmasi biasanya digunakan untuk pesan atau informasi secara elektronik, sedangkan surat tanda terima berkas lebih sering digunakan untuk dokumen fisik.

Apakah surat tanda terima berkas harus dicetak?

Tidak selalu. Jika dokumen yang kamu kirimkan bisa diterima secara elektronik, maka surat tanda terima berkas juga bisa diberikan dalam bentuk elektronik seperti email atau pesan singkat.

Bagaimana jika surat tanda terima berkas tidak diterima?

Jika kamu tidak menerima surat tanda terima berkas dalam waktu yang dijanjikan, sebaiknya kamu menghubungi instansi atau perusahaan yang kamu ajukan dokumennya. Mereka mungkin memerlukan informasi tambahan atau dokumen yang kurang lengkap sehingga proses pengajuanmu tertunda.

Apakah surat tanda terima berkas bisa digunakan untuk pengajuan visa?

Iya, surat tanda terima berkas bisa digunakan untuk pengajuan visa sebagai bukti bahwa dokumen pengajuanmu sudah diterima oleh pihak yang berwenang.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan surat tanda terima berkas?

Waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan surat tanda terima berkas tergantung pada kebijakan masing-masing instansi atau perusahaan. Namun, biasanya mereka akan memberikan surat tersebut dalam waktu 1-2 minggu setelah dokumen dikirimkan.

Kesimpulan

Surat tanda terima berkas adalah surat resmi yang berisi konfirmasi penerimaan berkas atau dokumen yang diajukan oleh seseorang. Surat ini sangat penting untuk meyakinkan pihak yang meminta dokumen bahwa surat kamu sudah diterima dan sedang diproses. Surat tanda terima berkas memiliki beberapa fungsi dan tujuan yang sangat penting, seperti memberikan bukti bahwa dokumen yang dikirimkan telah diterima oleh pihak yang meminta dan menginformasikan status proses pengajuan dokumen tersebut. Jangan lupa untuk menyimpan surat tanda terima berkas dengan baik sebagai bukti bahwa kamu sudah mengirimkan dokumen yang diminta.