Sebagai pemilik bisnis kecil atau besar, mencatat setiap transaksi bisnis menjadi sangat penting. Salah satunya adalah dengan menggunakan surat tanda terima. Apa itu surat tanda terima dan bagaimana fungsinya? Simak penjelasannya di bawah ini.

Pengertian Surat Tanda Terima

Surat tanda terima adalah sebuah dokumen tertulis yang dibuat sebagai bukti penerimaan barang atau uang. Dokumen ini biasanya digunakan pada saat suatu transaksi bisnis terjadi, baik itu jual-beli, pengiriman barang atau jasa, hingga pembayaran hutang piutang.

Fungsi dan Tujuan Surat Tanda Terima

Fungsi utama dari surat tanda terima adalah sebagai bukti bahwa barang atau uang sudah diterima oleh pihak yang berwenang. Dokumen ini sangat penting untuk memastikan bahwa transaksi bisnis yang terjadi sah dan tidak menimbulkan kerugian bagi salah satu pihak.

Tujuan dari pembuatan surat tanda terima sendiri adalah untuk memudahkan pencatatan dan pengawasan atas transaksi bisnis yang dilakukan. Dengan adanya dokumen ini, baik pihak penjual maupun pihak pembeli bisa dengan mudah mencatat transaksi bisnis yang sudah terjadi dan menggunakannya sebagai referensi di kemudian hari.

Format Surat Tanda Terima

Setiap surat tanda terima biasanya memiliki format yang sama, yaitu sebagai berikut:

  1. Nama dan alamat pihak yang menerima barang atau uang.
  2. Nama dan alamat pihak yang memberikan barang atau uang.
  3. Deskripsi barang atau uang yang diterima.
  4. Tanggal transaksi.
  5. Nomor surat tanda terima.
  6. Tanda tangan dan stempel pihak yang menerima barang atau uang.

Format surat tanda terima bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis masing-masing. Namun, pastikan untuk mencantumkan informasi yang lengkap dan jelas agar dokumen ini bisa digunakan sebagai bukti yang sah.

Contoh Surat Tanda Terima

Berikut ini adalah contoh surat tanda terima sederhana yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:

Contoh Surat Tanda Terima 1

Surat Tanda Terima

Kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Ahmad

Alamat: Jalan Diponegoro No. 10, Surabaya

Dengan ini menyatakan telah menerima pembayaran sebesar Rp 500.000 (lima ratus ribu rupiah) dari:

Nama: Budi

Alamat: Jalan Arjuna No. 5, Surabaya

Untuk pembelian 2 unit sepeda motor merk Honda dengan nomor seri ABCD123 dan EFGH456. Transaksi ini telah dilakukan pada tanggal 15 Agustus 2021.

Surat tanda terima ini diberikan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pihak yang berwenang.

Surabaya, 15 Agustus 2021

Tanda tangan dan stempel Ahmad

Contoh Surat Tanda Terima 2

Surat Tanda Terima

Kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Ani

Alamat: Jalan Raya No. 20, Jakarta

Dengan ini menyatakan telah menerima pengiriman barang sebesar Rp 1.000.000 (satu juta rupiah) dari:

Nama: Cici

Alamat: Jalan Sudirman No. 10, Jakarta

Barang yang kami terima adalah 10 tas ransel merk ABC dengan nomor seri 12345. Pengiriman ini telah dilakukan pada tanggal 20 Agustus 2021.

Surat tanda terima ini diberikan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pihak yang berwenang.

Jakarta, 20 Agustus 2021

Tanda tangan dan stempel Ani

FAQs

1. Apakah surat tanda terima bisa digunakan sebagai bukti hukum?

Ya, surat tanda terima bisa digunakan sebagai bukti hukum dalam suatu transaksi bisnis. Namun, pastikan untuk mencantumkan informasi yang lengkap dan jelas agar dokumen ini bisa digunakan sebagai bukti yang sah.

2. Apakah surat tanda terima harus dicetak atau bisa dibuat secara digital?

Surat tanda terima bisa dicetak atau dibuat secara digital. Namun, pastikan untuk menyimpan dokumen ini dengan baik agar bisa diakses kembali di kemudian hari jika diperlukan.

3. Apakah surat tanda terima harus diberikan kepada pihak yang melakukan transaksi?

Ya, surat tanda terima harus diberikan kepada pihak yang melakukan transaksi sebagai bukti bahwa barang atau uang sudah diterima oleh pihak yang berwenang.

4. Apa yang harus dilakukan jika surat tanda terima hilang?

Jika surat tanda terima hilang, sebaiknya segera membuat surat tanda terima baru sebagai pengganti. Pastikan untuk mencantumkan informasi yang sama dengan surat tanda terima yang hilang agar dokumen baru ini bisa digunakan sebagai bukti yang sah.

5. Apakah surat tanda terima harus disimpan dalam waktu yang lama?

Ya, surat tanda terima sebaiknya disimpan dalam waktu yang lama sebagai bukti transaksi bisnis yang telah dilakukan. Dokumen ini bisa digunakan sebagai referensi di kemudian hari jika diperlukan.

6. Apakah surat tanda terima harus dibuat untuk setiap transaksi bisnis?

Ya, surat tanda terima sebaiknya dibuat untuk setiap transaksi bisnis yang dilakukan sebagai bukti bahwa barang atau uang sudah diterima oleh pihak yang berwenang.

7. Apakah surat tanda terima hanya digunakan pada bisnis tertentu saja?

Tidak, surat tanda terima bisa digunakan pada semua jenis bisnis yang melakukan transaksi jual-beli atau pengiriman barang atau jasa.

8. Apakah surat tanda terima bisa digunakan untuk transaksi internasional?

Ya, surat tanda terima bisa digunakan untuk transaksi internasional sebagai bukti bahwa barang atau uang sudah diterima oleh pihak yang berwenang.

9. Apakah surat tanda terima harus dicetak menggunakan kertas biasa atau bisa menggunakan kertas bergaris?

Surat tanda terima bisa dicetak menggunakan kertas biasa atau kertas bergaris, tergantung pada kebutuhan bisnis masing-masing.

10. Apakah surat tanda terima bisa digunakan sebagai faktur atau kwitansi?

Tidak, surat tanda terima biasanya digunakan sebagai bukti penerimaan barang atau uang. Sedangkan faktur dan kwitansi digunakan sebagai bukti pembayaran atau pemasukan.

Kesimpulan

Dalam bisnis, mencatat setiap transaksi yang dilakukan sangat penting untuk menghindari kerugian. Salah satu cara untuk mencatat transaksi bisnis adalah dengan menggunakan surat tanda terima. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti penerimaan barang atau uang dan bisa digunakan sebagai referensi di kemudian hari. Pastikan untuk membuat surat tanda terima yang lengkap dan jelas agar dokumen ini bisa digunakan sebagai bukti yang sah.