Saat bekerja di sebuah instansi pemerintah atau swasta, kita tentu akan diatur oleh sejumlah aturan dan peraturan yang harus dipatuhi. Namun, kadangkala terdapat pegawai yang melanggar aturan tersebut, baik itu sengaja maupun tidak sengaja. Nah, untuk memberikan teguran atau peringatan pada pegawai yang melanggar aturan tersebut, dibutuhkan sebuah surat resmi yang dikenal dengan surat teguran dinas.

Pengertian Surat Teguran Dinas

Surat teguran dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh pimpinan instansi pemerintah atau swasta sebagai bentuk peringatan dan teguran terhadap pegawai yang melakukan pelanggaran aturan atau tindakan yang merugikan perusahaan/instansi. Surat ini berisi pemberitahuan bahwa pegawai tersebut telah melanggar aturan dan tertulis dengan jelas tindakan yang harus diambil untuk memperbaiki kesalahan tersebut.

Fungsi dan Tujuan Surat Teguran Dinas

Surat teguran dinas memiliki berbagai fungsi dan tujuan, antara lain:

  • Sebagai bentuk peringatan dan teguran pada pegawai yang melakukan pelanggaran aturan atau tindakan yang merugikan perusahaan/instansi.
  • Sebagai bukti tertulis bahwa pimpinan instansi telah memberikan peringatan dan teguran pada pegawai yang melanggar aturan.
  • Memberikan kesempatan pada pegawai untuk memperbaiki kesalahan yang dilakukan.
  • Menjaga kedisiplinan dan kinerja pegawai sehingga dapat meningkatkan produktivitas perusahaan/instansi.

Format Surat Teguran Dinas

Surat teguran dinas harus ditulis dengan format yang jelas dan terstruktur. Berikut ini adalah format yang umum digunakan:

  • Header: berisi nama dan alamat instansi, nomor surat, tanggal surat, dan nama pegawai yang diberi teguran.
  • Salutan: berisi kata sapaan dan jabatan pimpinan yang memberikan teguran.
  • Isi surat: berisi penjelasan mengenai pelanggaran yang dilakukan oleh pegawai, tindakan yang harus diambil untuk memperbaiki kesalahan, dan konsekuensi yang akan diterima jika pelanggaran tersebut diulangi.
  • Tutup surat: berisi kata-kata penutup dan tanda tangan pimpinan instansi.

Contoh Surat Teguran Dinas

Berikut ini adalah contoh surat teguran dinas yang bisa menjadi referensi:

Contoh 1

Header:
Kepala Bagian Kepegawaian
Dinas Pendidikan Kota Surabaya
Nomor: SP-SUR/KEP/2021
Tanggal: 20 Januari 2021
Kepada: Bapak/Ibu/Saudara (nama pegawai)
Di tempat

Salutan:
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelanggaran yang dilakukan oleh Bapak/Ibu/Saudara (nama pegawai), kami selaku pimpinan Bagian Kepegawaian Dinas Pendidikan Kota Surabaya memberikan surat teguran dinas sebagai tindakan peringatan.

Isi surat:
Berdasarkan hasil evaluasi kinerja, kami menemukan bahwa Bapak/Ibu/Saudara (nama pegawai) telah melakukan pelanggaran terkait ketidakhadiran tanpa alasan yang jelas selama 3 hari kerja berturut-turut pada tanggal 15-17 Januari 2021. Pelanggaran ini sangat merugikan kinerja instansi serta dapat mengganggu kinerja rekan kerja lainnya. Untuk itu, kami memberikan tindakan peringatan kepada Bapak/Ibu/Saudara (nama pegawai) untuk memperbaiki kesalahan tersebut dan agar tidak mengulangi pelanggaran yang sama. Jika pelanggaran ini diulangi, maka kami akan memberikan tindakan lebih lanjut sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Demikian surat teguran dinas ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Tutup surat:
Hormat kami,
Kepala Bagian Kepegawaian
Dinas Pendidikan Kota Surabaya

(Disertai tanda tangan dan nama pimpinan)

Contoh 2

Header:
Kepala Divisi Produksi
PT. ABC Indonesia
Nomor: SP-SUR/KDP/2021
Tanggal: 25 Januari 2021
Kepada: Bapak/Ibu/Saudara (nama pegawai)
Di tempat

Salutan:
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelanggaran yang dilakukan oleh Bapak/Ibu/Saudara (nama pegawai), kami selaku pimpinan Divisi Produksi PT. ABC Indonesia memberikan surat teguran dinas sebagai tindakan peringatan.

Isi surat:
Berdasarkan hasil evaluasi kinerja, kami menemukan bahwa Bapak/Ibu/Saudara (nama pegawai) telah melakukan pelanggaran terkait keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaan proyek yang diberikan. Pelanggaran ini sangat merugikan kinerja divisi serta dapat mengganggu kinerja rekan kerja lainnya. Untuk itu, kami memberikan tindakan peringatan kepada Bapak/Ibu/Saudara (nama pegawai) untuk memperbaiki kesalahan tersebut dan agar tidak mengulangi pelanggaran yang sama. Selain itu, kami juga meminta agar Bapak/Ibu/Saudara (nama pegawai) dapat meningkatkan kinerja dan tanggung jawab dalam menyelesaikan tugas yang diberikan. Demikian surat teguran dinas ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Tutup surat:
Hormat kami,
Kepala Divisi Produksi
PT. ABC Indonesia

(Disertai tanda tangan dan nama pimpinan)

FAQs (Frequently Asked Questions)

1. Siapa yang dapat mengeluarkan surat teguran dinas?
Surat teguran dinas dapat dikeluarkan oleh pimpinan instansi pemerintah atau swasta.

2. Apa saja yang menjadi dasar penerbitan surat teguran dinas?
Penerbitan surat teguran dinas didasarkan pada pelanggaran aturan atau tindakan yang merugikan perusahaan/instansi yang dilakukan oleh pegawai.

3. Apa saja yang harus dicantumkan dalam surat teguran dinas?
Surat teguran dinas harus mencantumkan nama dan alamat instansi, nomor surat, tanggal surat, nama pegawai yang diberi teguran, penjelasan mengenai pelanggaran yang dilakukan oleh pegawai, tindakan yang harus diambil untuk memperbaiki kesalahan, dan konsekuensi yang akan diterima jika pelanggaran tersebut diulangi.

Kesimpulan

Surat teguran dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh pimpinan instansi pemerintah atau swasta sebagai bentuk peringatan dan teguran terhadap pegawai yang melakukan pelanggaran aturan atau tindakan yang merugikan perusahaan/instansi. Surat ini memiliki berbagai fungsi dan tujuan, seperti memberikan peringatan dan teguran pada pegawai yang melanggar aturan, menjaga kedisiplinan dan kinerja pegawai, serta meningkatkan produktivitas perusahaan/instansi. Untuk membuat surat teguran dinas, perlu menyusun format yang jelas dan terstruktur serta mencantumkan ber