Surat teguran perusahaan adalah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawannya karena adanya pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap peraturan perusahaan atau peraturan yang berlaku di tempat kerja. Surat teguran perusahaan biasanya diberikan sebagai upaya terakhir sebelum mengambil tindakan yang lebih drastis seperti pemutusan hubungan kerja.

Fungsi Surat Teguran Perusahaan

Surat teguran perusahaan memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  • Sebagai bentuk peringatan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap peraturan perusahaan.
  • Sebagai upaya perusahaan untuk memperbaiki perilaku karyawan yang tidak sesuai dengan nilai dan budaya perusahaan.
  • Sebagai alat untuk memperjelas aturan dan ketentuan yang berlaku di perusahaan.
  • Sebagai dasar bagi perusahaan jika suatu saat harus mengambil tindakan lebih lanjut terhadap karyawan yang tidak memperbaiki perilakunya.

Tujuan Surat Teguran Perusahaan

Tujuan utama dari surat teguran perusahaan adalah untuk memperbaiki perilaku karyawan yang tidak sesuai dengan peraturan perusahaan. Selain itu, surat teguran perusahaan juga memiliki tujuan lain, antara lain:

  • Menjaga disiplin dan tata tertib di tempat kerja.
  • Meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja karyawan.
  • Menjaga hubungan baik antara perusahaan dan karyawan.
  • Mencegah terjadinya pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap peraturan perusahaan di masa yang akan datang.

Format Surat Teguran Perusahaan

Format surat teguran perusahaan umumnya terdiri dari beberapa bagian, antara lain:

  1. Header, berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan.
  2. Tanggal surat, berisi tanggal dikeluarkannya surat teguran perusahaan.
  3. Alamat tujuan, berisi nama karyawan yang diberi surat teguran perusahaan dan alamatnya.
  4. Pembukaan surat, berisi pengantar dan tujuan dikeluarkannya surat teguran perusahaan.
  5. Isi surat, berisi penjelasan mengenai pelanggaran atau ketidakpatuhan karyawan, serta sanksi atau konsekuensi yang akan diberikan jika perilaku tersebut tidak diperbaiki.
  6. Penutup surat, berisi harapan bahwa karyawan bersedia memperbaiki perilakunya dan menghindari pelanggaran atau ketidakpatuhan di masa yang akan datang.
  7. Tanda tangan, berisi tanda tangan pimpinan perusahaan atau atasan langsung karyawan yang diberi surat teguran perusahaan.

Contoh Surat Teguran Perusahaan

Berikut ini adalah contoh surat teguran perusahaan yang bisa menjadi referensi:

Contoh 1

PT XYZ
Jl. Jend. Sudirman No. 10
Jakarta 12345
Telp. (021) 123456
Email: [email protected]

Jakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Karyawan PT XYZ
di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya pelanggaran yang dilakukan oleh Bapak/Ibu selama bekerja di PT XYZ, maka dengan surat ini kami memberikan teguran tertulis sebagai peringatan terakhir sebelum kami mengambil tindakan lebih lanjut.

Pelanggaran yang dimaksud adalah:

  • Tidak masuk kerja tanpa alasan yang jelas.
  • Tidak melakukan tugas yang diberikan oleh atasan.

Kami menekankan bahwa perilaku tersebut tidak sesuai dengan nilai dan budaya perusahaan, dan dapat merugikan perusahaan serta rekan-rekan kerja. Oleh karena itu, kami meminta Bapak/Ibu untuk segera memperbaiki perilaku tersebut dan menghindari pelanggaran di masa yang akan datang.

Apabila dalam jangka waktu satu bulan ke depan Bapak/Ibu masih melakukan pelanggaran atau ketidakpatuhan, maka kami akan mengambil tindakan lebih lanjut sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.

Demikian surat teguran perusahaan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT XYZ

Tanda tangan pimpinan perusahaan

Contoh 2

PT ABC
Jl. Gatot Subroto No. 20
Surabaya 67890
Telp. (031) 789012
Email: [email protected]

Surabaya, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Karyawan PT ABC
di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya ketidakpatuhan yang dilakukan oleh Bapak/Ibu selama bekerja di PT ABC, maka dengan surat ini kami memberikan teguran tertulis sebagai peringatan terakhir sebelum kami mengambil tindakan lebih lanjut.

Ketidakpatuhan yang dimaksud adalah:

  • Menggunakan telepon seluler pribadi saat bekerja.
  • Mengakses situs-situs yang tidak terkait dengan pekerjaan saat bekerja.

Kami menegaskan bahwa ketidakpatuhan tersebut melanggar peraturan perusahaan dan dapat mengganggu produktivitas dan kualitas kerja Bapak/Ibu maupun rekan-rekan kerja. Oleh karena itu, kami meminta Bapak/Ibu untuk segera mematuhi peraturan perusahaan dan menghindari ketidakpatuhan di masa yang akan datang.

Apabila dalam jangka waktu satu minggu ke depan Bapak/Ibu masih melakukan ketidakpatuhan, maka kami akan mengambil tindakan lebih lanjut sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.

Demikian surat teguran perusahaan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT ABC

Tanda tangan pimpinan perusahaan

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan terkait surat teguran perusahaan:

1. Apa bedanya surat teguran perusahaan dengan surat peringatan?

Surat teguran perusahaan biasanya diberikan sebagai upaya terakhir sebelum mengambil tindakan lebih drastis seperti pemutusan hubungan kerja. Sedangkan surat peringatan biasanya diberikan sebagai langkah awal untuk memperbaiki perilaku karyawan yang tidak sesuai dengan peraturan perusahaan.

2. Apakah surat teguran perusahaan harus disertai bukti-bukti pelanggaran atau ketidakpatuhan?

Idealnya, surat teguran perusahaan harus disertai bukti-bukti pelanggaran atau ketidakpatuhan yang dilakukan oleh karyawan. Hal ini untuk memperkuat alasan dikeluarkannya surat teguran perusahaan.

Kesimpulan

Surat teguran perusahaan adalah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawannya karena adanya pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap peraturan perusahaan atau peraturan yang berlaku di tempat kerja. Surat teguran perusahaan memiliki fungsi sebagai bentuk peringatan dan upaya perbaikan perilaku karyawan, serta tujuan untuk menjaga disiplin dan tata tertib di temp