Surat teguran rasmi merupakan salah satu jenis surat yang umumnya dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi pemerintah kepada karyawan atau pegawai yang melanggar peraturan atau kesepakatan yang telah ditetapkan. Surat teguran rasmi memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting untuk menjaga kedisiplinan dan ketertiban dalam lingkungan kerja.
Pengertian Surat Teguran Rasmi
Surat teguran rasmi adalah surat resmi yang digunakan sebagai alat komunikasi antara perusahaan atau instansi pemerintah dengan karyawan atau pegawai yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan atau kesepakatan yang telah ditetapkan. Surat teguran rasmi biasanya berisi pemberitahuan mengenai pelanggaran yang dilakukan, sanksi yang akan diberikan, serta tindakan yang harus diambil untuk memperbaiki kesalahan tersebut.
Fungsi Surat Teguran Rasmi
Surat teguran rasmi memiliki beberapa fungsi yang sangat penting, antara lain:
- Sebagai pengingat dan pemberitahuan terhadap karyawan atau pegawai yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan atau kesepakatan yang telah ditetapkan.
- Sebagai sarana untuk menjaga kedisiplinan dan ketertiban dalam lingkungan kerja.
- Sebagai bukti tertulis atas pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan atau pegawai.
- Sebagai dasar untuk memberikan sanksi atau tindakan yang lebih tegas jika karyawan atau pegawai masih melakukan pelanggaran yang sama.
Tujuan Surat Teguran Rasmi
Surat teguran rasmi memiliki tujuan yang sangat jelas, yaitu untuk memberikan peringatan kepada karyawan atau pegawai yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan atau kesepakatan yang telah ditetapkan. Dengan dikeluarkannya surat teguran rasmi, diharapkan karyawan atau pegawai tersebut akan lebih mematuhi peraturan atau kesepakatan yang telah ditetapkan, sehingga tercipta kedisiplinan dan ketertiban dalam lingkungan kerja.
Format Surat Teguran Rasmi
Format surat teguran rasmi tidak jauh berbeda dengan format surat resmi pada umumnya. Berikut adalah contoh format surat teguran rasmi:
Surat Teguran Rasmi
Nomor: [Nomor Surat]
Kepada,
[Nama Karyawan atau Pegawai]
[Jabatan]
Di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka menjaga kedisiplinan dan ketertiban dalam lingkungan kerja, dengan ini kami memberikan teguran rasmi kepada Saudara atas pelanggaran yang dilakukan terhadap peraturan atau kesepakatan yang telah ditetapkan, yaitu:
[Uraian Pelanggaran]
Sehubungan dengan hal tersebut, kami memberikan sanksi berupa [Sanksi yang Diberikan]. Kami berharap Saudara dapat memperbaiki kesalahan yang telah dilakukan dan tidak mengulanginya kembali di masa yang akan datang.
Demikian surat teguran rasmi ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan atau Instansi]
Contoh Surat Teguran Rasmi
Berikut adalah contoh surat teguran rasmi yang mungkin pernah Anda temui:
Contoh 1
Surat Teguran Rasmi
Nomor: 001/ST/HRD/IX/2021
Kepada,
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Jabatan: [Jabatan Karyawan]
Di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka menjaga kedisiplinan dan ketertiban dalam lingkungan kerja, dengan ini kami memberikan teguran rasmi kepada Bapak/Ibu atas pelanggaran yang dilakukan terhadap peraturan atau kesepakatan yang telah ditetapkan, yaitu:
Tidak masuk kerja tanpa keterangan pada tanggal 2 September 2021.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami memberikan sanksi berupa penurunan gaji selama satu bulan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memperbaiki kesalahan yang telah dilakukan dan tidak mengulanginya kembali di masa yang akan datang.
Demikian surat teguran rasmi ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
Contoh 2
Surat Teguran Rasmi
Nomor: 002/ST/HRD/IX/2021
Kepada,
Bapak/Ibu [Nama Pegawai]
Jabatan: [Jabatan Pegawai]
Di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka menjaga kedisiplinan dan ketertiban dalam lingkungan kerja, dengan ini kami memberikan teguran rasmi kepada Bapak/Ibu atas pelanggaran yang dilakukan terhadap peraturan atau kesepakatan yang telah ditetapkan, yaitu:
Tidak menyelesaikan tugas sesuai deadline yang telah ditetapkan.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami memberikan sanksi berupa peringatan tertulis. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memperbaiki kesalahan yang telah dilakukan dan tidak mengulanginya kembali di masa yang akan datang.
Demikian surat teguran rasmi ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Instansi Pemerintah]
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan seputar surat teguran rasmi:
- Apa yang harus dilakukan jika menerima surat teguran rasmi?
Jawab: Jika menerima surat teguran rasmi, sebaiknya segera melakukan introspeksi dan memperbaiki kesalahan yang telah dilakukan. Jangan mengulangi kesalahan yang sama di masa yang akan datang.
- Apakah surat teguran rasmi bisa dibatalkan?
Jawab: Surat teguran rasmi tidak bisa dibatalkan, namun bisa dihapus atau dicabut jika karyawan atau pegawai telah memperbaiki kesalahan yang telah dilakukan.
- Apakah bisa mengajukan banding jika tidak setuju dengan surat teguran rasmi?
Jawab: Ya, karyawan atau pegawai bisa mengajukan banding jika merasa tidak setuju dengan surat teguran rasmi yang diterima. Namun, sebaiknya melakukan diskusi terlebih dahulu dengan atasan atau pihak yang bersangkutan untuk mencari solusi terbaik.
Kesimpulan
Surat teguran rasmi merupakan salah satu jenis surat yang sangat penting dalam menjaga kedisiplinan dan ketertiban dalam lingkungan kerja. Surat teguran rasmi memiliki fungsi dan tujuan yang jelas, yaitu sebagai pengingat dan pemberitahuan terhadap karyawan atau pegawai yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan atau kesepakatan yang telah ditetapkan. Format surat teguran rasmi tidak jauh berbeda dengan