Surat teguran tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk memberikan peringatan atau teguran kepada karyawan atau anggotanya yang melanggar peraturan atau norma yang berlaku. Surat teguran tertulis biasanya diberikan setelah tindakan pelanggaran yang telah terjadi, dan memiliki tujuan untuk mengingatkan karyawan atau anggota organisasi agar tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa depan.

Fungsi Surat Teguran Tertulis

Terdapat beberapa fungsi dari surat teguran tertulis, di antaranya:

  • Memberikan peringatan atau teguran secara resmi kepada karyawan atau anggota organisasi yang melakukan pelanggaran.
  • Menjaga disiplin dan ketertiban di lingkungan kerja atau organisasi.
  • Memberikan kesempatan kepada karyawan atau anggota organisasi untuk memperbaiki diri dan tidak melakukan kesalahan yang sama di masa depan.
  • Menjaga citra dan reputasi perusahaan atau organisasi di mata publik.

Tujuan Surat Teguran Tertulis

Terdapat beberapa tujuan dari surat teguran tertulis, di antaranya:

  • Menjaga kedisiplinan dan ketertiban di lingkungan kerja atau organisasi.
  • Memberikan peringatan atau teguran secara resmi kepada karyawan atau anggota organisasi yang melanggar peraturan atau norma yang berlaku.
  • Memberikan kesempatan kepada karyawan atau anggota organisasi untuk memperbaiki diri dan tidak melakukan kesalahan yang sama di masa depan.
  • Menjaga citra dan reputasi perusahaan atau organisasi di mata publik.

Format Surat Teguran Tertulis

Surat teguran tertulis umumnya memiliki format yang sama dengan surat resmi pada umumnya. Format surat teguran tertulis terdiri dari:

  • Header yang berisi nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan nomor surat.
  • Tanggal pembuatan surat.
  • Alamat tujuan surat.
  • Salutasi atau pembukaan surat.
  • Isi surat yang berisi peringatan atau teguran kepada karyawan atau anggota organisasi.
  • Tindakan atau sanksi yang akan diberikan jika pelanggaran tersebut terus dilakukan.
  • Pembukaan untuk melanjutkan komunikasi atau memberikan klarifikasi.
  • Tanda tangan dan cap perusahaan atau organisasi.

Contoh Surat Teguran Tertulis

Berikut adalah contoh surat teguran tertulis:

Contoh Surat Teguran Tertulis 1

PT ABCD
Jl. Ahmad Yani No. 10
Surabaya

Surabaya, 1 Oktober 2021
Kepada
Bapak/Ibu Karyawan PT ABCD
Jl. Kedungdoro No. 15
Surabaya

Dengan hormat,
Bersama surat ini kami sampaikan bahwa kami telah menerima laporan dari atasannya mengenai perilaku Bapak/Ibu yang dianggap tidak pantas di lingkungan kerja. Pelanggaran yang dilakukan meliputi penggunaan bahasa yang kurang sopan dan mengganggu konsentrasi rekan kerja.

Kami sangat menyesalkan tindakan yang dilakukan oleh Bapak/Ibu tersebut. Sebagai karyawan PT ABCD, Anda diharapkan untuk selalu menjaga etika dan sopan santun di lingkungan kerja demi menciptakan suasana yang kondusif dan harmonis.

Kami memberikan peringatan resmi kepada Bapak/Ibu agar tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa depan. Jika pelanggaran tersebut terus berlanjut, kami akan memberikan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.

Demikian surat teguran ini kami sampaikan. Kami harap Bapak/Ibu dapat mengambil tindakan yang tepat dan tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa depan.

Hormat kami,
PT ABCD

Contoh Surat Teguran Tertulis 2

Yayasan XYZ
Jl. Pemuda No. 25
Jakarta

Jakarta, 1 Oktober 2021
Kepada
Bapak/Ibu Anggota Yayasan XYZ
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta

Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan acara bakti sosial yang diadakan oleh Yayasan XYZ pada tanggal 25 September 2021 lalu, kami telah menerima laporan dari masyarakat tentang adanya anggota Yayasan XYZ yang melakukan tindakan yang tidak sesuai dengan etika dan norma yang berlaku.

Anggota tersebut melakukan tindakan yang tidak pantas dengan mengambil foto-foto dan merekam video masyarakat yang sedang menerima bantuan dari Yayasan XYZ tanpa izin dan membagikannya di media sosial pribadinya. Hal tersebut merugikan citra dan reputasi Yayasan XYZ di mata publik.

Kami memberikan peringatan resmi kepada anggota Yayasan XYZ tersebut agar tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa depan. Jika pelanggaran tersebut terus berlanjut, kami akan memberikan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Yayasan XYZ.

Demikian surat teguran ini kami sampaikan. Kami harap anggota Yayasan XYZ dapat meningkatkan etika dan moralitas dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya demi terciptanya sebuah organisasi yang profesional dan beretika.

Hormat kami,
Yayasan XYZ

FAQs

Q: Apa yang harus dilakukan jika menerima surat teguran tertulis dari perusahaan atau organisasi?
A: Anda harus membaca dengan seksama isi surat teguran tersebut dan memperbaiki diri agar tidak melakukan kesalahan yang sama di masa depan.

Q: Apa saja sanksi yang dapat diberikan oleh perusahaan atau organisasi jika pelanggaran terus dilakukan?
A: Sanksi yang dapat diberikan oleh perusahaan atau organisasi dapat berupa peringatan kedua, penundaan kenaikan gaji, pemecatan, atau sanksi lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan atau organisasi tersebut.

Q: Apakah surat teguran tertulis dapat digunakan sebagai bukti hukum?
A: Ya, surat teguran tertulis dapat digunakan sebagai bukti hukum dalam persidangan atau proses hukum lainnya.

Kesimpulan

Surat teguran tertulis adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk memberikan peringatan atau teguran kepada karyawan atau anggotanya yang melanggar peraturan atau norma yang berlaku. Surat teguran tertulis memiliki fungsi untuk menjaga disiplin dan ketertiban di lingkungan kerja atau organisasi, memberikan kesempatan kepada karyawan atau anggota organisasi untuk memperbaiki diri, dan menjaga citra dan reputasi perusahaan atau organisasi di mata publik. Surat teguran tertulis dapat memiliki format yang sama dengan surat resmi pada umumnya, dan dapat digunakan sebagai bukti hukum dalam proses hukum. Jika menerima surat teguran tertulis, Anda harus membaca dengan seksama isi surat teguran tersebut dan memperbaiki diri agar tidak melakukan kesalahan yang sama di masa depan.