Apakah Anda pernah mendengar istilah surat teguran? Jika belum, artikel ini akan membantu Anda memahami apa itu surat teguran, fungsi dan tujuannya, serta bagaimana membuatnya.

Pengertian Surat Teguran

Surat teguran adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan atau karyawan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan di tempat kerja. Surat ini berfungsi sebagai peringatan dan tindakan korektif agar bawahan atau karyawan tidak mengulangi kesalahan yang sama.

Fungsi dan Tujuan Surat Teguran

Fungsi dan tujuan surat teguran adalah:

  1. Memberikan peringatan atau tindakan korektif kepada bawahan atau karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran di tempat kerja.
  2. Mendorong bawahan atau karyawan agar tidak mengulangi kesalahan yang sama.
  3. Memberikan catatan tertulis tentang pelanggaran atau kesalahan yang dilakukan oleh bawahan atau karyawan.
  4. Menjaga disiplin dan tata tertib di tempat kerja.

Format Surat Teguran

Format surat teguran terdiri dari:

  1. Header dengan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Tanggal penulisan surat.
  3. Nama dan jabatan atasan yang mengeluarkan surat teguran.
  4. Nama dan jabatan bawahan atau karyawan yang menerima surat teguran.
  5. Uraian tentang kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan oleh bawahan atau karyawan.
  6. Tindakan korektif yang harus diambil oleh bawahan atau karyawan.
  7. Tanggal dan tanda tangan atasan yang mengeluarkan surat teguran.

Contoh Surat Teguran

Berikut adalah contoh surat teguran yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:

Contoh 1:

PT XYZ

Jl. Raya Jakarta No. 123

Tangerang

Telp. (021) 1234567

Email: [email protected]

Tangerang, 1 Januari 2022

Surat Teguran

Kepada:

Nama: Budi

Jabatan: Karyawan

Dalam hal ini, kami memberikan surat teguran kepada Budi yang merupakan karyawan PT XYZ. Pada tanggal 1 Januari 2022, Budi melakukan keterlambatan datang ke kantor selama 30 menit tanpa pemberitahuan sebelumnya.

Kami mengingatkan agar Budi mematuhi jadwal kerja yang telah ditentukan dan memberitahukan jika terjadi halangan yang tidak dapat dihindari. Kami berharap Budi tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa depan.

Demikian surat ini kami sampaikan untuk menjadi perhatian dan menjadi tindakan korektif bagi Budi. Terima kasih atas perhatiannya.

Tangerang, 1 Januari 2022

Tanda tangan:

PT XYZ

Contoh 2:

PT ABC

Jl. Raya Surabaya No. 456

Surabaya

Telp. (031) 9876543

Email: [email protected]

Surabaya, 1 Januari 2022

Surat Teguran

Kepada:

Nama: Andi

Jabatan: Supervisor

Dalam hal ini, kami memberikan surat teguran kepada Andi yang merupakan supervisor di PT ABC. Pada tanggal 1 Januari 2022, Andi tidak memberikan briefing dan instruksi yang jelas kepada bawahannya sehingga mengakibatkan kesalahan dalam pelaksanaan pekerjaan.

Kami mengingatkan agar Andi lebih memperhatikan tugas dan tanggung jawabnya sebagai supervisor dan memberikan briefing dan instruksi yang jelas kepada bawahannya. Kami berharap Andi tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa depan.

Demikian surat ini kami sampaikan untuk menjadi perhatian dan menjadi tindakan korektif bagi Andi. Terima kasih atas perhatiannya.

Surabaya, 1 Januari 2022

Tanda tangan:

PT ABC

FAQs tentang Surat Teguran

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang surat teguran:

1. Apa saja jenis kesalahan atau pelanggaran yang bisa dijadikan dasar untuk membuat surat teguran?

Jenis kesalahan atau pelanggaran yang bisa dijadikan dasar untuk membuat surat teguran antara lain keterlambatan datang ke kantor, tidak mematuhi peraturan perusahaan, tidak memenuhi target kerja, dan lain sebagainya.

2. Apa konsekuensi jika bawahan atau karyawan tidak memperbaiki kesalahan setelah menerima surat teguran?

Jika bawahan atau karyawan tidak memperbaiki kesalahan setelah menerima surat teguran, atasan bisa memberikan tindakan korektif lebih lanjut seperti pemberhentian kerja atau pemutusan kontrak kerja.

3. Apakah surat teguran bisa dijadikan bahan untuk melakukan tindakan hukum?

Surat teguran bisa dijadikan bahan untuk melakukan tindakan hukum jika kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan oleh bawahan atau karyawan menyebabkan kerugian bagi perusahaan atau pihak lain.

4. Apakah surat teguran bisa dikeluarkan secara lisan?

Surat teguran sebaiknya dikeluarkan secara tertulis untuk memberikan bukti tertulis tentang kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan oleh bawahan atau karyawan. Namun, jika situasinya memang memungkinkan, atasan bisa memberikan teguran secara lisan terlebih dahulu sebelum membuat surat teguran.

5. Apakah surat teguran bisa dicabut jika bawahan atau karyawan memperbaiki kesalahan?

Surat teguran bisa dicabut jika bawahan atau karyawan memperbaiki kesalahan dan tidak melakukan pelanggaran yang sama di masa depan.

6. Apakah atasan bisa memberikan surat teguran tanpa melakukan pembicaraan atau klarifikasi terlebih dahulu?

Sebaiknya atasan melakukan pembicaraan atau klarifikasi terlebih dahulu sebelum memberikan surat teguran untuk memastikan bahwa kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan oleh bawahan atau karyawan benar-benar terbukti.

7. Berapa lama surat teguran harus disimpan dalam arsip perusahaan?

Surat teguran harus disimpan dalam arsip perusahaan selama jangka waktu tertentu yang ditentukan oleh peraturan perusahaan atau peraturan perundang-undangan. Biasanya, surat teguran disimpan selama 2-5 tahun.

Kesimpulan

Surat teguran adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan atau karyawan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan di tempat kerja. Surat ini berfungsi sebagai peringatan dan tindakan korektif agar bawahan atau karyawan tidak mengulangi kesalahan yang sama. Format surat teguran terdiri dari header, tanggal penulisan surat, nama dan jabatan atasan, nama dan jabatan bawahan atau karyawan, uraian tentang kesalahan atau pelanggaran, tindakan korektif yang