Saat kita mengirim surat atau email, tentunya kita ingin pesan yang kita kirimkan diterima oleh orang yang tepat. Namun, terkadang kita juga perlu memberikan salinan pesan tersebut kepada orang lain yang terkait dengan isi pesan tersebut. Nah, untuk memudahkan proses ini, kita bisa menggunakan surat tembusan.
Pengertian Surat Tembusan
Surat tembusan adalah salinan surat atau email yang dikirimkan ke pihak ketiga selain penerima utama. Dalam surat tembusan, biasanya terdapat keterangan bahwa surat tersebut adalah salinan dan siapa saja yang menerima salinan tersebut.
Fungsi Surat Tembusan
Fungsi utama dari surat tembusan adalah untuk memberikan informasi atau dokumen yang sama kepada beberapa pihak yang terkait. Dengan mengirimkan surat tembusan, kita bisa memastikan bahwa semua pihak yang terkait mendapatkan informasi yang sama dan tidak terjadi kesalahpahaman.
Selain itu, surat tembusan juga bisa digunakan sebagai bukti bahwa pesan atau dokumen tersebut sudah disampaikan kepada pihak yang terkait. Jadi, jika suatu saat terdapat masalah atau sengketa, kita bisa menggunakan surat tembusan sebagai bukti bahwa informasi atau dokumen tersebut sudah pernah dikirimkan.
Tujuan Surat Tembusan
Tujuan utama dari surat tembusan adalah untuk memastikan bahwa semua pihak yang terkait mendapatkan informasi yang sama. Dengan mengirimkan surat tembusan, kita bisa meminimalisir terjadinya kesalahpahaman atau ketidakpahaman karena adanya perbedaan informasi.
Selain itu, tujuan lain dari surat tembusan adalah untuk memberikan informasi atau dokumen yang sama kepada beberapa pihak yang terkait. Hal ini bisa memudahkan proses koordinasi dan komunikasi antar pihak yang terkait.
Format Surat Tembusan
Format surat tembusan sebenarnya tidak jauh berbeda dengan format surat biasa. Namun, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat tembusan, yaitu:
- Penulisan kata “Tembusan” atau “CC” di atas daftar penerima surat tembusan.
- Menuliskan nama dan alamat penerima utama di bagian atas surat.
- Menuliskan nama dan alamat penerima tembusan di bawah penerima utama.
- Menyertakan keterangan bahwa surat tersebut adalah salinan atau tembusan.
Contoh Surat Tembusan
Berikut ini adalah contoh surat tembusan yang bisa menjadi referensi:
Contoh Surat Tembusan 1
Kepada Yth
Bapak/Ibu Penerima Utama
Jalan Raya No. 10
Jakarta Selatan
Tembusan:
- Bapak/Ibu Penerima Tembusan 1
- Bapak/Ibu Penerima Tembusan 2
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ ingin memberitahukan bahwa kami akan mengadakan acara peluncuran produk terbaru kami pada tanggal 10 Februari 2022 di Hotel Grand Indonesia. Acara ini akan dihadiri oleh beberapa tamu undangan penting, termasuk Bapak/Ibu Penerima Utama.
Untuk itu, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada acara tersebut dan memberikan dukungan kepada kami dalam memperkenalkan produk terbaru kami. Kami juga berharap Bapak/Ibu dapat membawa beberapa orang dari perusahaan Bapak/Ibu untuk ikut hadir dalam acara tersebut.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT XYZ
Contoh Surat Tembusan 2
Kepada Yth
Bapak/Ibu Penerima Utama
Jalan Raya No. 10
Jakarta Selatan
Tembusan:
- Bapak/Ibu Penerima Tembusan 1
- Bapak/Ibu Penerima Tembusan 2
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ ingin memberitahukan bahwa kami akan mengadakan pelatihan pengembangan karyawan pada tanggal 15 dan 16 Februari 2022 di Hotel Grand Indonesia. Pelatihan ini akan diikuti oleh seluruh karyawan kami, termasuk Bapak/Ibu Penerima Utama.
Untuk itu, kami mohon agar Bapak/Ibu dapat memastikan bahwa seluruh karyawan dari perusahaan Bapak/Ibu dapat hadir pada pelatihan tersebut. Kami juga berharap Bapak/Ibu dapat memberikan dukungan dan masukan kepada kami dalam pelaksanaan pelatihan ini.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT XYZ
FAQs
1. Apa bedanya surat tembusan dengan surat biasa?
Surat tembusan adalah salinan surat atau email yang dikirimkan ke pihak ketiga selain penerima utama. Sedangkan surat biasa hanya dikirimkan ke penerima utama saja.
2. Apa fungsi utama dari surat tembusan?
Fungsi utama dari surat tembusan adalah untuk memberikan informasi atau dokumen yang sama kepada beberapa pihak yang terkait.
3. Apa tujuan dari surat tembusan?
Tujuan utama dari surat tembusan adalah untuk memastikan bahwa semua pihak yang terkait mendapatkan informasi yang sama.
Kesimpulan
Surat tembusan sangat penting dalam proses komunikasi dan koordinasi antar pihak yang terkait. Dengan surat tembusan, kita bisa memastikan bahwa semua pihak yang terkait mendapatkan informasi yang sama dan tidak terjadi kesalahpahaman. Oleh karena itu, kita perlu memahami pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat tembusan untuk dapat menggunakannya dengan baik dan benar.