Surat tender memang bukan istilah asing bagi para pelaku bisnis. Namun, bagi mereka yang baru terjun dalam dunia bisnis, surat ini mungkin masih asing terdengar di telinga. Nah, untuk itu, kali ini kita akan mengupas tuntas apa itu surat tender, fungsi dan tujuannya dalam bisnis, serta contoh format yang bisa dijadikan panduan.

Pengertian Surat Tender

Surat tender adalah surat yang diajukan oleh pihak perusahaan atau badan usaha kepada pihak lain yang mempunyai kualifikasi dan kemampuan dalam melaksanakan proyek atau pekerjaan tertentu. Surat ini biasanya berisi undangan untuk mengajukan penawaran dalam lelang atau tender proyek yang sedang dibuka. Surat tender ini sangat penting karena menjadi salah satu alat untuk memilih pemenang tender.

Fungsi dan Tujuan Surat Tender

Surat tender memiliki beberapa fungsi dan tujuan dalam bisnis, antara lain:

  • Sebagai undangan untuk mengajukan penawaran dalam lelang atau tender proyek.
  • Sebagai alat untuk memilih pemenang tender dengan cara yang terbuka dan adil.
  • Sebagai alat untuk memastikan bahwa pihak yang terpilih mempunyai kualifikasi dan kemampuan yang sesuai untuk melaksanakan proyek atau pekerjaan yang ditawarkan.
  • Sebagai alat untuk memberikan informasi yang jelas dan lengkap tentang proyek atau pekerjaan yang ditawarkan, termasuk spesifikasi teknis, jangka waktu pelaksanaan, dan lain sebagainya.

Format Surat Tender

Format surat tender sebaiknya disusun dengan baik dan jelas agar mudah dipahami oleh pihak yang dituju. Berikut adalah beberapa contoh format surat tender yang bisa dijadikan panduan:

  1. Bagian Pembuka
    Surat tender harus dimulai dengan bagian pembuka yang berisi tentang siapa yang mengirimkan surat, kepada siapa surat ditujukan, dan tujuan dari surat. Bagian ini sebaiknya disusun dengan singkat dan jelas.
  2. Bagian Isi
    Bagian isi surat tender harus memuat informasi tentang proyek atau pekerjaan yang ditawarkan, termasuk spesifikasi teknis, jangka waktu pelaksanaan, dan lain sebagainya. Bagian ini harus disusun dengan rinci dan jelas, sehingga pihak yang dituju dapat memahami dengan baik apa yang dimaksud.
  3. Bagian Penutup
    Bagian penutup surat tender harus memuat informasi tentang cara mengajukan penawaran, batas waktu pengajuan penawaran, dan cara menghubungi pihak yang mengirimkan surat. Bagian ini juga sebaiknya disusun dengan singkat dan jelas.
  4. Lampiran
    Surat tender sebaiknya dilengkapi dengan lampiran-lampiran yang mendukung, seperti spesifikasi teknis, gambar atau sketsa, dan lain sebagainya. Lampiran-lampiran ini harus disusun dengan rapi dan jelas, sehingga mudah dipahami oleh pihak yang dituju.

Contoh Surat Tender

Berikut adalah contoh surat tender yang bisa dijadikan panduan dalam menyusun surat tender:

  1. Contoh Surat Tender 1
    Pengirim: PT ABC
    Penerima: PT XYZ
    Tanggal: 1 Januari 2022
    Perihal: Undangan Tender Proyek Pembangunan Gedung

    Kepada Yth.
    Direktur PT XYZ
    Jalan Raya ABC No. 123
    Jakarta

    Dengan hormat,
    Kami dari PT ABC mengundang PT XYZ untuk mengajukan penawaran dalam lelang atau tender proyek pembangunan gedung yang akan kami buka pada tanggal 15 Januari 2022. Kami berharap PT XYZ dapat mengikuti tender ini dan memberikan penawaran terbaik.

    Informasi tentang proyek dan spesifikasi teknis dapat dilihat pada lampiran yang kami sertakan. Batas waktu pengajuan penawaran adalah tanggal 30 Januari 2022. Kami tunggu partisipasi PT XYZ dalam tender ini.

    Hormat kami,
    PT ABC

  2. Contoh Surat Tender 2
    Pengirim: CV XYZ
    Penerima: PT ABC
    Tanggal: 1 Februari 2022
    Perihal: Penawaran Tender Proyek Jasa Konsultan

    Kepada Yth.
    Direktur PT ABC
    Jalan Raya XYZ No. 123
    Surabaya

    Dengan hormat,
    Bersama surat ini, kami dari CV XYZ mengajukan penawaran dalam tender proyek jasa konsultan yang telah dibuka oleh PT ABC. Kami telah mempelajari spesifikasi teknis dan persyaratan yang diperlukan untuk proyek ini, dan kami yakin dapat memenuhi semua persyaratan tersebut.

    Kami menawarkan jasa konsultan dalam bidang teknik sipil dan arsitektur, dengan harga yang kompetitif dan pelayanan yang terbaik. Kami berharap PT ABC dapat mempertimbangkan penawaran kami dan memilih kami sebagai pemenang tender.

    Terlampir kami sertakan daftar harga dan rincian biaya untuk jasa konsultan yang kami tawarkan. Kami berharap dapat segera mendapatkan kabar dari PT ABC.

    Hormat kami,
    CV XYZ

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar surat tender:

  • Apa itu surat tender?
    Surat tender adalah surat yang diajukan oleh pihak perusahaan atau badan usaha kepada pihak lain yang mempunyai kualifikasi dan kemampuan dalam melaksanakan proyek atau pekerjaan tertentu.
  • Apa fungsi dan tujuan surat tender?
    Fungsi dan tujuan surat tender antara lain sebagai undangan untuk mengajukan penawaran dalam lelang atau tender proyek, sebagai alat untuk memilih pemenang tender dengan cara yang terbuka dan adil, sebagai alat untuk memastikan bahwa pihak yang terpilih mempunyai kualifikasi dan kemampuan yang sesuai untuk melaksanakan proyek atau pekerjaan yang ditawarkan, dan sebagai alat untuk memberikan informasi yang jelas dan lengkap tentang proyek atau pekerjaan yang ditawarkan.
  • Bagaimana cara menyusun surat tender yang baik?
    Surat tender sebaiknya disusun dengan baik dan jelas agar mudah dipahami oleh pihak yang dituju. Surat harus dimulai dengan bagian pembuka yang berisi tentang siapa yang mengirimkan surat, kepada siapa surat ditujukan, dan tujuan dari surat. Bagian isi surat tender harus memuat informasi tentang proyek atau pekerjaan yang ditawarkan, termasuk spesifikasi teknis, jangka waktu pelaksanaan, dan lain sebagainya. Bagian penutup surat tender harus memuat informasi tentang cara mengajukan penawaran, batas waktu pengajuan penawaran, dan cara menghubungi pihak yang mengirimkan surat. Surat tender sebaiknya dilengkapi dengan lampiran-lampiran yang mendukung, seperti spes