Sebagai pebisnis atau perusahaan, menerima tawaran tender adalah salah satu cara untuk meningkatkan peluang bisnis dan penghasilan. Namun, terkadang Anda mungkin tidak tertarik atau tidak sesuai dengan persyaratan yang diajukan oleh pihak yang memberi tawaran. Saat itulah, surat tolak tawaran tender menjadi penting untuk disiapkan.

Pengertian Surat Tolak Tawaran Tender

Surat tolak tawaran tender adalah surat resmi yang digunakan untuk menolak tawaran tender yang diberikan oleh pihak lain. Surat ini harus disiapkan dengan baik dan sopan, sehingga tidak merugikan hubungan bisnis Anda dengan pihak yang memberi tawaran. Dalam surat tersebut, Anda harus menjelaskan alasannya dengan jelas dan jangan lupa untuk memberikan ucapan terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

Fungsi dan Tujuan Surat Tolak Tawaran Tender

Fungsi utama dari surat tolak tawaran tender adalah untuk menjaga hubungan baik antara perusahaan Anda dengan pihak yang memberi tawaran. Selain itu, surat tersebut juga memiliki beberapa tujuan lain, di antaranya:

  • Menjelaskan alasan kenapa Anda menolak tawaran tersebut
  • Menunjukkan sopan santun dan etika bisnis yang baik
  • Memberikan kesempatan kepada pihak yang memberi tawaran untuk mencari rekan bisnis lainnya
  • Memperkuat citra positif perusahaan Anda

Format Surat Tolak Tawaran Tender

Format surat tolak tawaran tender harus disusun dengan rapi dan jelas. Berikut ini adalah beberapa komponen yang harus ada dalam surat tolak tawaran tender:

  • Header: berisi nama dan alamat perusahaan Anda, tanggal, dan nomor surat
  • Perihal: menyebutkan tentang apa surat tersebut
  • Isi surat: menjelaskan alasan kenapa Anda menolak tawaran tersebut dan memberikan ucapan terima kasih
  • Tanda tangan: ditandatangani oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan Anda

Contoh Surat Tolak Tawaran Tender

Berikut ini adalah contoh surat tolak tawaran tender yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:

Contoh 1

PT ABC

Jl. Sudirman No. 123

Jakarta Pusat

10 Agustus 2021

Nomor Surat: XYZ/123/2021

Perihal: Surat Penawaran Tender

Kepada Yth.

Bapak/Ibu XYZ

Jl. Gatot Subroto No. 456

Jakarta Selatan

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh,

Dengan hormat,

Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada PT ABC untuk mengikuti tender yang telah Bapak/Ibu adakan. Namun, dengan sangat menyesal kami harus menolak tawaran tersebut karena kami tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan proyek ini sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

Kami berharap Anda dapat memahami keputusan kami dan kami akan senang untuk mempertimbangkan kerjasama bisnis lainnya di masa depan. Sekali lagi, terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan.

Hormat kami,

PT ABC

John Doe

Contoh 2

PT XYZ

Jl. Thamrin No. 789

Jakarta Pusat

10 Agustus 2021

Nomor Surat: ABC/456/2021

Perihal: Surat Penawaran Tender

Kepada Yth.

Bapak/Ibu ABC

Jl. Sudirman No. 321

Jakarta Selatan

Salam sejahtera,

Kami dari PT XYZ mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan untuk mengikuti tender. Namun, dengan sangat menyesal kami harus menolak tawaran tersebut karena kami tidak memiliki pengalaman dalam proyek ini dan kami tidak ingin merugikan kinerja proyek secara keseluruhan.

Kami berharap Anda dapat memahami keputusan kami dan kami akan senang untuk mencari peluang kerjasama bisnis lainnya di masa depan. Sekali lagi, terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan.

Hormat kami,

PT XYZ

Jane Smith

FAQs

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan tentang surat tolak tawaran tender:

  • Apakah saya harus memberikan alasan kenapa saya menolak tawaran tersebut?

Ya, Anda harus memberikan alasan yang jelas dan sopan kenapa Anda menolak tawaran tersebut. Ini akan membantu menjaga hubungan bisnis yang baik dengan pihak yang memberi tawaran.

  • Apakah saya harus menuliskan ucapan terima kasih di surat tolak tawaran tender?

Ya, Anda harus menuliskan ucapan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan. Ini menunjukkan sopan santun dan etika bisnis yang baik.

  • Apakah saya dapat menolak tawaran tender setelah saya menerima kontrak?

Tidak, jika Anda telah menerima kontrak, maka Anda harus menyelesaikan proyek sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Menolak tawaran setelah menerima kontrak dapat merugikan hubungan bisnis Anda dengan pihak yang memberi tawaran.

Kesimpulan

Surat tolak tawaran tender adalah surat resmi yang digunakan untuk menolak tawaran tender yang diberikan oleh pihak lain. Surat tersebut harus disiapkan dengan baik dan sopan, sehingga tidak merugikan hubungan bisnis Anda dengan pihak yang memberi tawaran. Dalam surat tersebut, Anda harus menjelaskan alasannya dengan jelas dan jangan lupa untuk memberikan ucapan terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Dengan menggunakan contoh-contoh di atas, Anda dapat membuat surat tolak tawaran tender yang baik dan sopan. Semoga informasi ini bermanfaat bagi Anda!