Surat tugas adalah salah satu jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan untuk memberikan tugas atau pekerjaan kepada seseorang. Surat tugas biasanya diberikan kepada karyawan atau pegawai yang akan melakukan suatu tugas di luar tempat kerja atau melakukan tugas yang berbeda dari tugas harian mereka.
Fungsi Surat Tugas
Surat tugas memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Memberikan tugas atau pekerjaan yang jelas
- Menjelaskan tujuan dari tugas atau pekerjaan yang diberikan
- Menjelaskan waktu dan tempat pelaksanaan tugas atau pekerjaan
- Memberikan informasi tentang biaya yang akan ditanggung oleh perusahaan atau instansi
- Menjelaskan tentang hak dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh karyawan atau pegawai
Tujuan Surat Tugas
Ada beberapa tujuan utama dari surat tugas, yaitu:
- Menjaga ketertiban dan kedisiplinan dalam menjalankan tugas atau pekerjaan
- Memastikan bahwa tugas atau pekerjaan yang diberikan sesuai dengan keahlian dan kualifikasi karyawan atau pegawai
- Memastikan bahwa karyawan atau pegawai memiliki informasi yang jelas tentang tugas atau pekerjaan yang akan dilakukan
- Memastikan bahwa karyawan atau pegawai memiliki perlindungan hukum dalam menjalankan tugas atau pekerjaan
Format Surat Tugas
Format surat tugas cukup sederhana, namun harus memenuhi beberapa elemen penting. Berikut adalah format surat tugas yang umum digunakan:
| Tanggal | : | Tanggal dikeluarkannya surat tugas |
| Perihal | : | Surat tugas |
| Kepada | : | Nama dan jabatan penerima surat tugas |
| Dari | : | Nama dan jabatan pengirim surat tugas |
| Isi Surat | : | Penjelasan tentang tugas atau pekerjaan yang diberikan, tujuan, waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, biaya yang akan ditanggung, hak dan kewajiban, serta informasi lain yang diperlukan |
| Tanda Tangan | : | Tanda tangan pengirim surat tugas |
Contoh Surat Tugas
Berikut adalah contoh surat tugas yang bisa menjadi referensi:
Contoh Surat Tugas 1
Tanggal: 20 Januari 2022
Perihal: Surat Tugas
Kepada:
Bapak/Ibu Nama Penerima
Jabatan Penerima
Di Tempat
Dari:
Nama Pengirim
Jabatan Pengirim
Perusahaan/Instansi
Sehubungan dengan pelaksanaan tugas ke luar kota, dengan ini kami memberikan surat tugas kepada Bapak/Ibu Nama Penerima untuk melakukan tugas sebagai berikut:
- Melakukan kunjungan ke perusahaan mitra di Jakarta
- Menjalin hubungan baik dengan perusahaan mitra
- Mendapatkan informasi terkait kerjasama kedua perusahaan
Tugas tersebut harus dilaksanakan pada tanggal 25-27 Januari 2022 di Jakarta. Biaya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas tersebut akan ditanggung oleh perusahaan. Bapak/Ibu Nama Penerima diharapkan untuk memenuhi hak dan kewajiban yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Demikian surat tugas ini disampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Tanda Tangan:
Nama Pengirim
Contoh Surat Tugas 2
Tanggal: 10 Februari 2022
Perihal: Surat Tugas
Kepada:
Bapak/Ibu Nama Penerima
Jabatan Penerima
Di Tempat
Dari:
Nama Pengirim
Jabatan Pengirim
Perusahaan/Instansi
Sehubungan dengan pelaksanaan tugas di luar negeri, dengan ini kami memberikan surat tugas kepada Bapak/Ibu Nama Penerima untuk melakukan tugas sebagai berikut:
- Menghadiri konferensi internasional di Jerman
- Menjalin hubungan baik dengan perusahaan mitra dari negara lain
- Mendapatkan informasi terkait perkembangan industri teknologi terbaru
Tugas tersebut harus dilaksanakan pada tanggal 20-25 Maret 2022 di Jerman. Biaya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas tersebut akan ditanggung oleh perusahaan. Bapak/Ibu Nama Penerima diharapkan untuk memenuhi hak dan kewajiban yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Demikian surat tugas ini disampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Tanda Tangan:
Nama Pengirim
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait surat tugas:
1. Apa yang harus saya lakukan setelah menerima surat tugas?
Setelah menerima surat tugas, pastikan bahwa Anda memahami tugas atau pekerjaan yang diberikan, waktu dan tempat pelaksanaan, biaya yang akan ditanggung, hak dan kewajiban, serta informasi lain yang diperlukan. Jika ada hal yang tidak jelas, segera konsultasikan dengan atasan Anda.
2. Apa yang harus saya lakukan jika tidak bisa melaksanakan tugas yang diberikan?
Jika Anda tidak bisa melaksanakan tugas yang diberikan, segera beritahu atasan Anda dan jelaskan alasan mengapa Anda tidak bisa melaksanakan tugas tersebut. Atasan Anda akan mencari solusi terbaik untuk menyelesaikan masalah tersebut.
3. Apakah saya memiliki hak untuk menolak surat tugas?
Anda tidak memiliki hak untuk menolak surat tugas, kecuali jika ada alasan yang jelas dan sah mengapa Anda tidak bisa melaksanakan tugas tersebut. Namun, jika Anda merasa bahwa tugas yang diberikan melampaui kualifikasi atau kemampuan Anda, segera konsultasikan dengan