Jika Anda seorang pegawai negeri atau karyawan swasta yang sering melakukan perjalanan dinas, pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah surat tugas dan SPPD. Meski terdengar sepele, namun kedua dokumen ini sangat penting untuk memastikan perjalanan dinas berjalan dengan lancar dan sesuai dengan aturan yang berlaku.

Pengertian Surat Tugas dan SPPD

Surat tugas adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahannya yang berisi instruksi atau perintah untuk melakukan tugas atau pekerjaan tertentu. Sedangkan SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau perusahaan swasta untuk memfasilitasi perjalanan dinas pegawainya.

Fungsi dan Tujuan Surat Tugas dan SPPD

Fungsi surat tugas adalah untuk memberi petunjuk atau instruksi yang jelas kepada bawahan agar pekerjaan yang diberikan dapat dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan rencana. Sementara fungsi SPPD adalah sebagai tanda pengenal pegawai yang melakukan perjalanan dinas, sebagai dasar pencairan biaya perjalanan dinas, dan sebagai bukti bahwa perjalanan dinas tersebut telah mendapat persetujuan dari atasan.

Tujuan dari surat tugas adalah untuk memastikan bahwa pekerjaan yang diberikan dapat dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan rencana, serta meminimalisir kesalahan atau kelalaian yang dapat terjadi selama pelaksanaan tugas. Sedangkan tujuan dari SPPD adalah untuk memudahkan proses pencairan biaya perjalanan dinas dan memastikan bahwa perjalanan dinas tersebut dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku.

Format Surat Tugas dan SPPD

Format surat tugas terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

  1. Header: berisi nama instansi, alamat, dan nomor surat.
  2. Tanggal: tanggal pembuatan surat tugas.
  3. Perihal: judul atau isi dari surat tugas.
  4. Isi surat: berisi instruksi atau perintah yang diberikan kepada bawahan.
  5. Tanda tangan: tanda tangan atasan yang mengeluarkan surat tugas.

Sedangkan format SPPD terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

  1. Header: berisi nama instansi, alamat, dan nomor SPPD.
  2. Nama Pegawai: nama lengkap pegawai yang melakukan perjalanan dinas.
  3. Tanggal Berangkat: tanggal keberangkatan pegawai.
  4. Tanggal Kembali: tanggal kepulangan pegawai.
  5. Perjalanan: rute atau tujuan perjalanan dinas.
  6. Tanda tangan: tanda tangan atasan yang mengeluarkan SPPD.

Contoh Surat Tugas dan SPPD

Berikut ini adalah contoh surat tugas dan SPPD:

Contoh Surat Tugas

PT ABC

Jl. Raya Jombang No. 123

Surat Tugas No. 001/ST/ABC

Surabaya, 1 Januari 2022

Kepada:

Nama: Budi

Jabatan: Karyawan Bagian Produksi

Dengan ini, kami memberikan surat tugas kepada Saudara untuk melakukan perjalanan dinas ke Jakarta pada tanggal 5 Januari 2022 sampai dengan 7 Januari 2022. Adapun tujuan perjalanan dinas adalah untuk menghadiri acara seminar tentang pengembangan produk baru yang diselenggarakan oleh PT XYZ.

Selama melakukan perjalanan dinas, Saudara bertanggung jawab untuk:

  • Membawa dokumen yang diperlukan, seperti tiket pesawat, kartu identitas, dan SPPD.
  • Mengikuti jadwal acara yang telah ditentukan oleh panitia seminar.
  • Melakukan tugas lain yang diberikan oleh panitia seminar.

Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ttd. Direktur Utama PT ABC

Contoh SPPD

Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Nomor: 001/SPPD/ABC

Kepada:

Nama: Budi

Jabatan: Karyawan Bagian Produksi

Tanggal Berangkat: 5 Januari 2022

Tanggal Kembali: 7 Januari 2022

Perjalanan Dinas:

  • Surabaya - Jakarta (PP)
  • Tujuan: Menghadiri acara seminar tentang pengembangan produk baru yang diselenggarakan oleh PT XYZ.

Catatan:

  • Biaya perjalanan dinas sudah termasuk tiket pesawat, akomodasi, dan transportasi selama di Jakarta.
  • Setelah kembali dari perjalanan dinas, Saudara diwajibkan untuk menyerahkan laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas beserta dengan bukti-bukti yang diperlukan.

Hormat kami,

Ttd. Direktur Utama PT ABC

FAQs

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan seputar surat tugas dan SPPD:

  1. Apa beda surat tugas dan SPPD?
    Surat tugas berisi instruksi atau perintah untuk melakukan tugas atau pekerjaan tertentu, sedangkan SPPD adalah dokumen yang memfasilitasi perjalanan dinas pegawai.
  2. Apa saja bagian-bagian format surat tugas?
    Bagian-bagian format surat tugas terdiri dari header, tanggal, perihal, isi surat, dan tanda tangan.
  3. Bagaimana cara membuat SPPD?
    SPPD dapat dibuat dengan mengikuti format yang telah ditentukan oleh instansi pemerintah atau perusahaan swasta yang bersangkutan.
  4. Apakah SPPD dapat digunakan untuk kepentingan pribadi?
    SPPD hanya dapat digunakan untuk kepentingan dinas atau tugas resmi yang diberikan oleh atasan.

Kesimpulan

Surat tugas dan SPPD adalah dokumen penting yang harus diperhatikan dalam perjalanan dinas pegawai. Dengan mengikuti format yang telah ditentukan dan memahami fungsi serta tujuannya, diharapkan perjalanan dinas dapat dilaksanakan dengan lancar dan sesuai dengan aturan yang berlaku.