Jika kamu bekerja di suatu instansi pemerintah atau perusahaan swasta, mungkin kamu pernah mendengar atau bahkan sering mendapatkan surat tugas dinas luar kota. Surat tugas dinas luar kota adalah surat yang dikeluarkan oleh atasan atau pimpinan perusahaan untuk memberikan tugas kepada karyawan atau pegawai untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kota. Surat tugas dinas luar kota ini bisa berupa tugas yang bersifat penting, seperti meeting dengan partner bisnis atau seminar, atau tugas yang bersifat non-penting, seperti studi banding atau kunjungan kerja.
Fungsi Surat Tugas Dinas Luar Kota
Surat tugas dinas luar kota memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Memberikan tugas yang jelas kepada karyawan atau pegawai.
- Menjamin karyawan atau pegawai yang melakukan perjalanan dinas mendapatkan perlindungan dari perusahaan atau instansi.
- Menjamin karyawan atau pegawai yang melakukan perjalanan dinas mendapatkan tunjangan yang sesuai.
- Memberikan bukti resmi bahwa karyawan atau pegawai yang melakukan perjalanan dinas adalah atas perintah perusahaan atau instansi.
Tujuan Surat Tugas Dinas Luar Kota
Tujuan utama dari surat tugas dinas luar kota adalah untuk memastikan bahwa perjalanan dinas yang dilakukan karyawan atau pegawai berjalan lancar dan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Selain itu, tujuan lain dari surat tugas dinas luar kota adalah:
- Memastikan bahwa karyawan atau pegawai yang melakukan perjalanan dinas mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku.
- Memastikan bahwa perjalanan dinas yang dilakukan karyawan atau pegawai sesuai dengan tujuan perusahaan atau instansi.
- Memastikan bahwa karyawan atau pegawai yang melakukan perjalanan dinas mendapatkan perlindungan dari perusahaan atau instansi.
Format Surat Tugas Dinas Luar Kota
Format surat tugas dinas luar kota biasanya terdiri dari beberapa elemen penting, di antaranya:
- Header dengan logo perusahaan atau instansi.
- Nama dan alamat perusahaan atau instansi.
- Tanggal surat ditulis.
- Nama dan jabatan atasan atau pimpinan perusahaan atau instansi.
- Nama dan jabatan karyawan atau pegawai yang ditugaskan.
- Tujuan perjalanan dinas.
- Waktu dan durasi perjalanan dinas.
- Biaya perjalanan dinas yang ditanggung perusahaan atau instansi.
- Tanda tangan atasan atau pimpinan perusahaan atau instansi.
Contoh Surat Tugas Dinas Luar Kota
Berikut adalah contoh surat tugas dinas luar kota:
Contoh 1
PT ABC
Jalan Raya Jakarta No. 123
Jakarta 12345
Telp. (021) 123456
Fax. (021) 123456
www.abc.co.id
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bpk. Iqbal
Manager Marketing
PT ABC
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya acara seminar di Bandung pada tanggal 10 Januari 2022, maka dengan ini kami memberikan tugas kepada Bapak Iqbal untuk mengikuti seminar tersebut.
Adapun detail perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
- Tujuan: Bandung
- Waktu: 10 Januari 2022
- Durasi: 1 hari
- Biaya: Rp 1.500.000,-
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABC
(Ibrahim)
Direktur Utama
Contoh 2
PT XYZ
Jalan Raya Surabaya No. 456
Surabaya 67890
Telp. (031) 678901
Fax. (031) 678901
www.xyz.co.id
Surabaya, 1 Februari 2022
Kepada Yth.
Bpk. Ali
Manager IT
PT XYZ
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya kegiatan studi banding ke Jakarta pada tanggal 10 Februari 2022, maka dengan ini kami memberikan tugas kepada Bapak Ali untuk mengikuti kegiatan tersebut.
Adapun detail perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
- Tujuan: Jakarta
- Waktu: 10-12 Februari 2022
- Durasi: 3 hari
- Biaya: Rp 5.000.000,-
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT XYZ
(Hakim)
Pimpinan Divisi
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang surat tugas dinas luar kota:
- Apa bedanya surat tugas dinas luar kota dengan surat tugas biasa?
Surat tugas dinas luar kota berbeda dengan surat tugas biasa karena surat tugas dinas luar kota memberikan tugas kepada karyawan atau pegawai untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kota, sedangkan surat tugas biasa memberikan tugas kepada karyawan atau pegawai untuk melakukan tugas di dalam kota.
- Apakah perusahaan atau instansi wajib memberikan surat tugas dinas luar kota?
Ya, perusahaan atau instansi wajib memberikan surat tugas dinas luar kota kepada karyawan atau pegawai yang melakukan perjalanan dinas ke luar kota.
- Apa saja yang harus diperhatikan dalam membuat surat tugas dinas luar kota?
Hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat tugas dinas luar kota adalah memastikan bahwa surat tugas tersebut memuat informasi yang jelas dan akurat mengenai tujuan, waktu, durasi, dan biaya perjalanan dinas.
Kesimpulan
Surat tugas dinas luar kota adalah surat yang dikeluarkan oleh atasan atau pimpinan perusahaan untuk memberikan tugas kepada karyawan atau pegawai untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kota. Surat tugas dinas luar kota memiliki fungsi untuk memberikan tugas yang jelas, menjamin perlindungan dan tunjangan karyawan atau pegawai, serta memberikan bukti resmi. Tujuan dari surat tugas dinas luar kota adalah untuk memastikan perjalanan dinas berjalan lancar dan sesuai dengan tujuan perusahaan atau instansi. Format surat tugas dinas luar kota terdiri dari beberapa elemen penting, seperti header, nama perusahaan atau instansi, tanggal surat ditulis, nama atasan atau pimpinan, nama karyawan atau pegawai, tujuan perjalanan dinas, waktu dan durasi perjalanan dinas, biaya perjalanan dinas, dan tanda tangan atasan atau pimpinan. Surat tugas dinas luar kota memiliki beberapa contoh, seperti seminar, studi banding, kunjungan kerja, dan lain-lain.