Apakah kamu sering mendengar istilah surat tugas dinas luar? Jika iya, mungkin kamu pernah menerima atau bahkan mengirim surat ini. Namun, jika kamu masih bingung tentang apa itu surat tugas dinas luar dan bagaimana cara membuatnya, artikel ini akan menjelaskan semuanya dengan jelas dan mudah dipahami.
Pengertian Surat Tugas Dinas Luar
Surat tugas dinas luar adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau institusi yang berisi instruksi atau permintaan untuk melakukan tugas di luar kantor atau tempat kerja tetap. Surat ini biasanya diberikan kepada karyawan atau pegawai yang melakukan perjalanan dinas ke kota atau negara yang berbeda.
Fungsi dan Tujuan Surat Tugas Dinas Luar
Surat tugas dinas luar memiliki beberapa fungsi dan tujuan yang sangat penting, di antaranya:
- Sebagai bukti resmi bahwa karyawan atau pegawai diperintahkan untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau negara.
- Sebagai dasar untuk pengajuan izin dan keperluan administratif lainnya yang berkaitan dengan perjalanan dinas.
- Sebagai panduan bagi karyawan atau pegawai yang melakukan perjalanan dinas untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab mereka selama di luar kantor.
Format Surat Tugas Dinas Luar
Format surat tugas dinas luar umumnya sama dengan format surat resmi lainnya, yaitu terdiri dari:
- Header: berisi nama dan alamat instansi yang mengeluarkan surat, nomor surat, tanggal surat, dan tujuan surat.
- Salutation: berisi ucapan salam pembuka dan nama penerima surat.
- Body: berisi informasi tentang tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh karyawan atau pegawai selama di luar kantor.
- Complimentary close: berisi ucapan salam penutup dan nama pengirim surat.
- Signature: berisi tanda tangan pengirim surat dan cap instansi.
Contoh Surat Tugas Dinas Luar
Berikut adalah contoh surat tugas dinas luar yang dapat kamu gunakan sebagai referensi untuk membuat surat tugas dinas luarmu sendiri:
Contoh 1
PT. ABC
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
No. Surat: STDL/001/2021
Tanggal: 1 Februari 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Karyawan PT. ABC
Di tempat
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Dalam rangka peningkatan kinerja dan pengembangan usaha perusahaan, dengan ini kami memberikan tugas kepada Bapak/Ibu untuk melakukan perjalanan dinas ke Bandung pada tanggal 10-12 Februari 2021.
Tugas yang harus dilakukan Bapak/Ibu selama di Bandung adalah:
- Melakukan presentasi produk perusahaan kepada calon klien di Bandung.
- Menjalin hubungan baik dengan klien di Bandung.
- Mengumpulkan data pasar terkait produk perusahaan.
Demikian surat tugas dinas luar ini kami sampaikan, mohon untuk segera melakukan persiapan dan konfirmasi ke bagian kepegawaian terkait jadwal penerbangan dan penginapan.
Terima kasih.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
PT. ABC
Contoh 2
Universitas XYZ
Jl. Merdeka No. 456
Yogyakarta
No. Surat: STDL/002/2021
Tanggal: 15 Februari 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Dosen Universitas XYZ
Di tempat
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Dalam rangka peningkatan kualitas pendidikan dan penelitian di Universitas XYZ, dengan ini kami memberikan tugas kepada Bapak/Ibu untuk melakukan perjalanan dinas ke Universitas ABC di Australia pada tanggal 1-10 Maret 2021.
Tugas yang harus dilakukan Bapak/Ibu selama di Universitas ABC adalah:
- Melakukan presentasi penelitian dan hasil publikasi di konferensi internasional.
- Mengikuti seminar dan workshop terkait bidang ilmu yang ditekuni.
- Menjalin kerjasama dengan dosen dan peneliti di Universitas ABC.
Demikian surat tugas dinas luar ini kami sampaikan, mohon untuk segera melakukan persiapan dan konfirmasi ke bagian kepegawaian terkait jadwal penerbangan, penginapan, dan keperluan administratif lainnya.
Terima kasih.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Universitas XYZ
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang surat tugas dinas luar:
- Siapa yang biasanya menerima surat tugas dinas luar?
Surat tugas dinas luar biasanya diberikan kepada karyawan atau pegawai yang melakukan perjalanan dinas ke kota atau negara yang berbeda. - Apa saja yang harus dimasukkan ke dalam surat tugas dinas luar?
Surat tugas dinas luar harus mencantumkan informasi mengenai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh karyawan atau pegawai selama di luar kantor, serta informasi tentang jadwal penerbangan, penginapan, dan keperluan administratif lainnya. - Apakah surat tugas dinas luar harus disertai dengan lampiran?
Tergantung pada kebutuhan dan persyaratan instansi yang mengeluarkan surat tugas dinas luar, surat ini bisa saja disertai dengan lampiran seperti tiket pesawat, bukti penginapan, atau dokumen pendukung lainnya. - Bagaimana cara membuat surat tugas dinas luar yang baik dan benar?
Untuk membuat surat tugas dinas luar yang baik dan benar, pastikan kamu mencantumkan informasi yang jelas dan lengkap tentang tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh karyawan atau pegawai selama di luar kantor, serta informasi tentang jadwal penerbangan, penginapan, dan keperluan administratif lainnya. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas, serta pastikan format surat sesuai dengan standar surat resmi.
Kesimpulan
Surat tugas dinas luar adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau institusi yang berisi instruksi atau permintaan untuk melakukan tugas di luar kantor atau tempat kerja tetap. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting, yaitu sebagai bukti resmi, dasar pengajuan izin dan administratif lainnya, serta panduan bagi karyawan atau pegawai yang melakukan perjalanan dinas. Untuk membuat surat tugas dinas luar yang baik dan benar, pastikan kamu mencantumkan informasi yang jelas dan lengkap serta gunakan bahasa yang sopan dan jelas.