Jika Anda bekerja di sebuah perusahaan atau institusi, mungkin akan ada saat-saat ketika Anda diminta untuk berjaga malam. Untuk menjalankan tugas ini, Anda perlu memiliki surat tugas jaga malam. Apa itu surat tugas jaga malam? Bagaimana cara membuatnya? Dan apa fungsi serta tujuannya?
Pengertian Surat Tugas Jaga Malam
Surat tugas jaga malam adalah dokumen tertulis yang berisi perintah dari pimpinan perusahaan atau institusi untuk melakukan tugas jaga malam. Surat ini berisi informasi mengenai waktu, tempat, dan tugas yang harus dilakukan oleh penerima surat.
Fungsi dan Tujuan Surat Tugas Jaga Malam
Surat tugas jaga malam memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain:
- Menjaga keamanan dan kenyamanan di tempat kerja
- Menghindari terjadinya kejahatan atau tindakan yang merugikan perusahaan
- Menjamin ketersediaan personel yang siap mengatasi masalah yang terjadi pada malam hari
- Menjaga kedisiplinan dan ketertiban di lingkungan kerja
Format Surat Tugas Jaga Malam
Surat tugas jaga malam sebenarnya tidak memiliki format yang baku. Namun, ada beberapa informasi yang harus ada dalam surat ini agar bisa digunakan dengan efektif dan efisien, antara lain:
- Nama lengkap dan jabatan pimpinan yang mengeluarkan surat
- Nama lengkap dan jabatan penerima surat
- Waktu dan tanggal pelaksanaan jaga malam
- Tempat pelaksanaan jaga malam
- Tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh penerima surat
- Penutup dan tanda tangan pimpinan perusahaan atau institusi
Contoh Surat Tugas Jaga Malam
Berikut adalah contoh surat tugas jaga malam yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh 1:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Nama Lengkap
Jabatan
di Tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami bermaksud memberikan tugas jaga malam pada Bapak/Ibu/Nama Lengkap, Jabatan, pada:
Hari/Tanggal: Senin, 1 Januari 2022
Waktu: 21.00 WIB - 05.00 WIB
Tempat: Gedung A, Lantai 1, Ruang Rapat
Tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh Bapak/Ibu/Nama Lengkap, Jabatan, adalah:
- Memantau dan menjaga keamanan di sekitar Gedung A, Lantai 1, Ruang Rapat
- Melakukan patrol di area sekitar
- Melakukan laporan jika terjadi hal yang mencurigakan atau tidak wajar
- Melakukan tindakan darurat jika terjadi kejadian yang memerlukan penanganan segera
Demikian surat tugas ini kami berikan. Kami berharap Bapak/Ibu/Nama Lengkap, Jabatan, dapat melaksanakan tugas dengan baik dan penuh tanggung jawab. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Nama Pimpinan
Jabatan
Contoh 2:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Nama Lengkap
Jabatan
di Tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami bermaksud memberikan tugas jaga malam pada Bapak/Ibu/Nama Lengkap, Jabatan, pada:
Hari/Tanggal: Kamis, 1 Desember 2022
Waktu: 23.00 WIB - 06.00 WIB
Tempat: Gudang PT XYZ
Tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh Bapak/Ibu/Nama Lengkap, Jabatan, adalah:
- Memantau dan menjaga keamanan di sekitar Gudang PT XYZ
- Melakukan patrol di area sekitar gudang
- Memastikan barang-barang di dalam gudang aman dan tidak rusak
- Melakukan laporan jika terjadi hal yang mencurigakan atau tidak wajar
- Melakukan tindakan darurat jika terjadi kejadian yang memerlukan penanganan segera
Demikian surat tugas ini kami berikan. Kami berharap Bapak/Ibu/Nama Lengkap, Jabatan, dapat melaksanakan tugas dengan baik dan penuh tanggung jawab. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Nama Pimpinan
Jabatan
FAQs tentang Surat Tugas Jaga Malam
Apa saja yang harus dicantumkan dalam surat tugas jaga malam?
Beberapa informasi yang harus ada dalam surat tugas jaga malam antara lain nama lengkap dan jabatan pimpinan yang mengeluarkan surat, nama lengkap dan jabatan penerima surat, waktu dan tanggal pelaksanaan jaga malam, tempat pelaksanaan jaga malam, tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh penerima surat, serta penutup dan tanda tangan pimpinan perusahaan atau institusi.
Apakah surat tugas jaga malam bisa digunakan sebagai bukti absensi?
Ya, surat tugas jaga malam dapat digunakan sebagai bukti absensi. Penerima surat harus menandatangani surat tugas tersebut sebagai tanda bahwa dia menerima tugas jaga malam.
Bagaimana jika penerima surat tidak bisa melaksanakan tugas jaga malam?
Jika penerima surat tidak bisa melaksanakan tugas jaga malam, dia harus segera memberitahukan pimpinan perusahaan atau institusi dan mencari pengganti yang bisa melaksanakan tugas tersebut.
Berapa lama surat tugas jaga malam berlaku?
Surat tugas jaga malam hanya berlaku untuk satu kali pelaksanaan tugas jaga malam saja. Jika ada tugas jaga malam yang harus dilaksanakan kembali, maka pimpinan perusahaan atau institusi harus mengeluarkan surat tugas baru.
Siapa yang bertanggung jawab jika terjadi kejadian yang merugikan perusahaan selama jaga malam?
Penerima surat yang sedang melaksanakan tugas jaga malam bertanggung jawab atas kejadian yang terjadi selama jaga malam. Namun, jika kejadian tersebut terjadi karena kelalaian atau kesalahan dari pimpinan perusahaan atau institusi, maka tanggung jawabnya akan dibebankan pada pimpinan tersebut.
Apakah penerima surat berhak mendapatkan penggantian atau insentif atas tugas jaga malam?
Hal ini tergantung pada kebijakan perusahaan atau institusi. Ada beberapa perusahaan atau institusi yang memberikan penggantian atau insentif atas tugas jaga malam, namun ada juga yang tidak.
Bagaimana jika terjadi kejadian darurat selama jaga malam?
Penerima surat harus segera melakukan tindakan darurat sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau institusi. Jika perlu, penerima sur