Surat tugas luar kota perusahaan adalah sebuah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas ke luar kota. Surat ini menjadi bukti bahwa karyawan tersebut diberi tugas oleh perusahaan untuk melakukan pekerjaan di luar kota dan juga sebagai pengamanan bagi karyawan tersebut ketika berada di luar kota.
Fungsi Surat Tugas Luar Kota Perusahaan
Surat tugas luar kota perusahaan memiliki beberapa fungsi, yaitu:
- Sebagai bukti resmi bahwa karyawan tersebut diberi tugas oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kota.
- Sebagai pengamanan bagi karyawan tersebut ketika berada di luar kota.
- Sebagai panduan bagi karyawan dalam melaksanakan tugas di luar kota.
- Sebagai pengingat bagi karyawan tentang tanggung jawabnya selama melakukan perjalanan dinas ke luar kota.
Tujuan Surat Tugas Luar Kota Perusahaan
Surat tugas luar kota perusahaan memiliki beberapa tujuan, yaitu:
- Untuk memastikan bahwa karyawan yang melakukan perjalanan dinas ke luar kota memiliki tugas yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Untuk memberikan perlindungan hukum bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas ke luar kota.
- Untuk memastikan bahwa karyawan yang melakukan perjalanan dinas ke luar kota memahami tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.
- Untuk memastikan bahwa karyawan yang melakukan perjalanan dinas ke luar kota dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan efektif.
Format Surat Tugas Luar Kota Perusahaan
Berikut adalah format surat tugas luar kota perusahaan yang umum digunakan:
- Header perusahaan
- Nomor surat
- Lampiran (jika ada)
- Tanggal surat
- Perihal
- Kepada (nama karyawan yang ditunjuk)
- Isi surat
- Tanda tangan pimpinan perusahaan
Contoh Surat Tugas Luar Kota Perusahaan
Berikut adalah contoh surat tugas luar kota perusahaan yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
PT. ABCD Jl. Raya Bogor No. 10 Jakarta Selatan Nomor: ST-001/PT-ABCD/V/2021 Lampiran : - Tanggal: 1 Mei 2021 Kepada Yth, Bapak/Ibu Karyawan PT. ABCD Jl. Raya Bogor No. 10 Jakarta Selatan Perihal: Surat Tugas Luar Kota Dalam rangka menjalankan tugas perusahaan, dengan ini kami berikan surat tugas luar kota kepada karyawan PT. ABCD dengan rincian sebagai berikut: Nama Karyawan: Ahmad Jabatan: Marketing Tujuan Perjalanan: Surabaya Lama Perjalanan: 3 hari Tugas: Menjalin hubungan kerja dengan klien di Surabaya Demikian surat tugas luar kota ini kami berikan, harap segera melakukan persiapan dan melaksanakan tugas dengan baik dan benar. Hormat kami, Pimpinan PT. ABCD
Contoh 2
PT. XYZ Jl. Gatot Subroto No. 50 Jakarta Pusat Nomor: ST-002/PT-XYZ/VI/2021 Lampiran : - Tanggal: 15 Juni 2021 Kepada Yth, Bapak/Ibu Karyawan PT. XYZ Jl. Gatot Subroto No. 50 Jakarta Pusat Perihal: Surat Tugas Luar Kota Dalam rangka menjalankan tugas perusahaan, dengan ini kami berikan surat tugas luar kota kepada karyawan PT. XYZ dengan rincian sebagai berikut: Nama Karyawan: Budi Jabatan: IT Tujuan Perjalanan: Bandung Lama Perjalanan: 2 hari Tugas: Melakukan instalasi software di kantor cabang PT. XYZ di Bandung Demikian surat tugas luar kota ini kami berikan, harap segera melakukan persiapan dan melaksanakan tugas dengan baik dan benar. Hormat kami, Pimpinan PT. XYZ
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait surat tugas luar kota perusahaan:
- Apa yang harus dilakukan karyawan setelah menerima surat tugas luar kota?
Setelah menerima surat tugas luar kota, karyawan harus segera melakukan persiapan yang diperlukan untuk perjalanan dinas. Karyawan juga harus mempelajari tugas yang diberikan dan memahami tanggung jawabnya selama melakukan perjalanan dinas.
- Apakah karyawan harus membawa surat tugas luar kota selama perjalanan dinas?
Ya, karyawan harus membawa surat tugas luar kota selama perjalanan dinas sebagai bukti bahwa karyawan tersebut diberi tugas oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kota.
- Apa yang harus dilakukan karyawan jika mengalami masalah selama perjalanan dinas?
Jika mengalami masalah selama perjalanan dinas, karyawan harus segera menghubungi pihak perusahaan dan memberikan laporan tentang masalah yang dialami. Pihak perusahaan akan memberikan bantuan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
- Apakah karyawan dapat menolak surat tugas luar kota?
Karyawan tidak dapat menolak surat tugas luar kota karena surat tersebut merupakan tugas yang diberikan oleh perusahaan. Namun, jika karyawan memiliki alasan yang kuat untuk tidak melakukan perjalanan dinas, karyawan dapat memberikan laporan kepada pihak perusahaan dan mencari solusi yang tepat.
Kesimpulan
Surat tugas luar kota perusahaan merupakan sebuah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas ke luar kota. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang penting untuk memastikan bahwa karyawan dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan efektif selama perjalanan dinas. Dalam membuat surat tugas luar kota, perusahaan harus menggunakan format yang jelas dan mudah dipahami oleh karyawan. Sebagai karyawan, kita harus memahami tugas dan tanggung jawab kita selama melakukan perjalanan dinas dan selalu siap menghadapi tantangan yang ada.