Organisasi mahasiswa adalah kelompok yang terdiri dari mahasiswa yang memiliki tujuan dan kepentingan yang sama. Dalam menjalankan kegiatan organisasi, seringkali dibutuhkan surat tugas sebagai salah satu bentuk pengaturan dan pemantauan kegiatan. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai surat tugas organisasi mahasiswa.
Pengertian Surat Tugas Organisasi Mahasiswa
Surat tugas organisasi mahasiswa adalah surat resmi yang diberikan oleh pimpinan organisasi kepada anggota organisasi untuk melaksanakan tugas tertentu dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Surat tugas ini berisi informasi tentang tugas yang harus dilaksanakan, waktu pelaksanaan, serta tanggung jawab yang harus dipikul oleh anggota organisasi yang bersangkutan.
Fungsi Surat Tugas Organisasi Mahasiswa
Surat tugas organisasi mahasiswa memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Sebagai pengaturan kegiatan organisasi
- Sebagai pengingat tugas yang harus dilaksanakan oleh anggota organisasi
- Sebagai alat pemantauan pelaksanaan tugas
- Sebagai alat evaluasi pelaksanaan tugas
Tujuan Surat Tugas Organisasi Mahasiswa
Tujuan dari surat tugas organisasi mahasiswa adalah untuk memastikan bahwa semua tugas yang harus dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Surat tugas ini juga membantu pimpinan organisasi dalam memantau dan mengevaluasi pelaksanaan tugas oleh anggota organisasi.
Format Surat Tugas Organisasi Mahasiswa
Format surat tugas organisasi mahasiswa dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebiasaan organisasi. Namun, umumnya surat tugas ini berisi:
- Nama dan jabatan pemberi tugas
- Nama dan jabatan penerima tugas
- Tanggal dan waktu pelaksanaan tugas
- Deskripsi tugas yang harus dilaksanakan
- Tanggung jawab yang harus dipikul oleh penerima tugas
- Tanda tangan pemberi tugas
Contoh Surat Tugas Organisasi Mahasiswa
Berikut adalah dua contoh surat tugas organisasi mahasiswa:
Contoh Surat Tugas 1
Kepada
Nama: Ali
Jabatan: Ketua Divisi Acara
Dalam rangka persiapan acara seminar yang akan diselenggarakan oleh organisasi kami pada tanggal 15 Agustus 2022, dengan ini kami memberikan tugas kepada Saudara sebagai berikut:
- Membuat konsep acara seminar
- Mengatur jadwal dan waktu pelaksanaan
- Membuat daftar tamu undangan
- Mengatur konsumsi dan perlengkapan acara
- Menyiapkan evaluasi acara
Semua tugas tersebut harus selesai pada tanggal 10 Agustus 2022. Saudara bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan tugas tersebut. Apabila terdapat kendala dalam pelaksanaan tugas, Saudara diharapkan untuk segera berkoordinasi dengan pimpinan organisasi.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.
TTD
Pimpinan Organisasi
Contoh Surat Tugas 2
Kepada
Nama: Budi
Jabatan: Sekretaris Divisi Kreatif
Dalam rangka persiapan lomba desain yang akan diselenggarakan oleh organisasi kami pada tanggal 10 Oktober 2022, dengan ini kami memberikan tugas kepada Saudara sebagai berikut:
- Mengumpulkan proposal desain dari peserta lomba
- Mengatur jadwal presentasi dari peserta lomba
- Mengatur konsumsi dan perlengkapan acara
- Menyiapkan evaluasi lomba
Semua tugas tersebut harus selesai pada tanggal 5 Oktober 2022. Saudara bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan tugas tersebut. Apabila terdapat kendala dalam pelaksanaan tugas, Saudara diharapkan untuk segera berkoordinasi dengan pimpinan organisasi.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.
TTD
Pimpinan Organisasi
FAQs
- Apakah surat tugas organisasi mahasiswa harus menggunakan bahasa formal?
Tidak harus, namun disarankan untuk menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami oleh penerima tugas. - Bagaimana jika terdapat perubahan dalam pelaksanaan tugas?
Penerima tugas diharapkan untuk segera berkoordinasi dengan pimpinan organisasi untuk melakukan perubahan dalam surat tugas. - Apakah surat tugas organisasi mahasiswa harus menggunakan materai?
Tidak, surat tugas organisasi mahasiswa tidak wajib menggunakan materai.
Kesimpulan
Surat tugas organisasi mahasiswa adalah surat resmi yang diberikan oleh pimpinan organisasi kepada anggota organisasi untuk melaksanakan tugas tertentu dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Surat tugas ini memiliki fungsi sebagai pengaturan kegiatan organisasi, pengingat tugas, pemantauan pelaksanaan tugas, dan evaluasi pelaksanaan tugas. Surat tugas ini juga memiliki tujuan untuk memastikan bahwa semua tugas yang harus dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Format surat tugas organisasi mahasiswa dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebiasaan organisasi. Terakhir, surat tugas ini juga memiliki beberapa FAQs yang dapat membantu dalam pelaksanaannya.