Selamat datang di artikel saya tentang surat tugas perjalanan dinas perusahaan! Dalam artikel ini, saya akan membahas apa itu surat tugas perjalanan dinas perusahaan, fungsi dan tujuannya, format yang digunakan, serta memberikan beberapa contoh surat tugas perjalanan dinas perusahaan. Yuk, simak artikel ini sampai selesai!

Pengertian Surat Tugas Perjalanan Dinas Perusahaan

Surat tugas perjalanan dinas perusahaan adalah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawannya yang akan melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau luar negeri. Surat ini berisi informasi tentang tujuan perjalanan, tanggal keberangkatan dan kepulangan, serta biaya yang akan ditanggung oleh perusahaan.

Fungsi dan Tujuan Surat Tugas Perjalanan Dinas Perusahaan

Surat tugas perjalanan dinas perusahaan memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:

  • Sebagai bukti resmi bahwa karyawan tersebut melakukan perjalanan dinas atas perintah perusahaan
  • Sebagai informasi kepada pihak yang terkait (seperti hotel atau kontraktor) bahwa karyawan tersebut melakukan perjalanan dinas atas perintah perusahaan
  • Sebagai pengingat dan panduan bagi karyawan untuk menjalankan tugas perjalanan dinas dengan baik dan efisien
  • Sebagai perlindungan bagi perusahaan jika terjadi sesuatu selama perjalanan dinas tersebut

Format Surat Tugas Perjalanan Dinas Perusahaan

Format surat tugas perjalanan dinas perusahaan sebenarnya tidak baku, karena setiap perusahaan dapat menentukan format yang sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Namun, umumnya surat tugas perjalanan dinas perusahaan terdiri dari:

  • Header, berisi logo perusahaan dan informasi perusahaan seperti nama, alamat, dan nomor telepon
  • Kepada, berisi nama dan jabatan karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas
  • Dari, berisi nama dan jabatan atasan yang memberikan surat tugas perjalanan dinas
  • Perihal, berisi informasi tentang tujuan dan tanggal perjalanan dinas
  • Isi surat, berisi informasi tentang tugas yang harus dilakukan oleh karyawan selama perjalanan dinas, biaya yang ditanggung perusahaan, dan hal-hal lain yang perlu diperhatikan
  • Tanda tangan, berisi tanda tangan atasan yang memberikan surat tugas perjalanan dinas

Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas Perusahaan

Berikut adalah contoh surat tugas perjalanan dinas perusahaan yang dapat menjadi referensi untuk Anda:

Contoh 1

PT ABC
Jalan Pahlawan No. 123
Surabaya
Telp. 031-123456

Kepada
Bapak/Ibu Karyawan
PT ABC

Dari
Bapak/Ibu Atasan
PT ABC

Perihal: Surat Tugas Perjalanan Dinas

Dengan ini kami memberikan surat tugas perjalanan dinas kepada Bapak/Ibu Karyawan PT ABC, yaitu:

  • Nama: Ahmad
  • Jabatan: Kepala Bagian Keuangan
  • Tujuan: Jakarta
  • Tanggal keberangkatan: 1 Januari 2022
  • Tanggal kepulangan: 3 Januari 2022
  • Biaya yang ditanggung perusahaan: Rp 5.000.000,-

Adapun tugas yang harus dilakukan oleh Bapak/Ibu Karyawan selama perjalanan dinas adalah:

  • Menghadiri rapat dengan klien di Jakarta
  • Mengunjungi beberapa rekanan di Jakarta
  • Melakukan survei harga barang di pasar tradisional

Harap diperhatikan bahwa biaya perjalanan dinas yang melebihi anggaran yang telah ditentukan harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari atasan langsung. Demikian surat tugas perjalanan dinas ini kami buat. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
Bapak/Ibu Atasan
PT ABC

Contoh 2

PT XYZ
Jalan Jendral Sudirman No. 456
Jakarta
Telp. 021-654321

Kepada
Bapak/Ibu Karyawan
PT XYZ

Dari
Bapak/Ibu Atasan
PT XYZ

Perihal: Surat Tugas Perjalanan Dinas

Dengan ini kami memberikan surat tugas perjalanan dinas kepada Bapak/Ibu Karyawan PT XYZ, yaitu:

  • Nama: Budi
  • Jabatan: Marketing
  • Tujuan: Singapura
  • Tanggal keberangkatan: 15 Februari 2022
  • Tanggal kepulangan: 18 Februari 2022
  • Biaya yang ditanggung perusahaan: SGD 2.000,-

Adapun tugas yang harus dilakukan oleh Bapak/Ibu Karyawan selama perjalanan dinas adalah:

  • Menghadiri konferensi pemasaran di Singapura
  • Melakukan presentasi produk kepada calon investor

Harap diperhatikan bahwa selama perjalanan dinas, Bapak/Ibu Karyawan harus selalu menjaga nama baik perusahaan dan mematuhi peraturan yang berlaku. Demikian surat tugas perjalanan dinas ini kami buat. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
Bapak/Ibu Atasan
PT XYZ

FAQs (Frequently Asked Questions)

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang surat tugas perjalanan dinas perusahaan:

1. Apakah surat tugas perjalanan dinas perusahaan wajib dikeluarkan?

Tergantung pada kebijakan perusahaan. Namun, umumnya perusahaan akan mengeluarkan surat tugas perjalanan dinas agar karyawan yang melakukan perjalanan dinas memiliki panduan dan perlindungan dari perusahaan.

2. Apakah ada batasan biaya perjalanan dinas yang ditanggung oleh perusahaan?

Ya, umumnya perusahaan akan menetapkan anggaran atau batasan biaya perjalanan dinas yang dapat ditanggung oleh perusahaan. Namun, jika biaya perjalanan dinas melebihi anggaran yang telah ditentukan, maka karyawan harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari atasan langsung.

3. Apakah karyawan yang melakukan perjalanan dinas wajib melaporkan hasil perjalanan dinas?

Ya, karyawan yang melakukan perjalanan dinas wajib melaporkan hasil perjalanan dinas kepada atasan atau pihak yang berwenang di perusahaan. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk mengevaluasi efektivitas perjalanan dinas dan menentukan tindakan lanjutan yang perlu diambil.

4. Apakah surat tugas perjalanan dinas perusahaan dapat digunakan sebagai bukti pengeluaran?

Ya, surat tugas perjalanan dinas perusahaan dapat digunakan sebagai bukti pengeluaran jika karyawan tersebut diminta untuk mengeluarkan biaya selama perjalanan dinas. Namun, per