Surat tugas perjalanan dinas PPS adalah salah satu dokumen penting bagi pegawai negeri sipil (PNS) yang akan melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau luar negeri. Surat tugas ini dikeluarkan oleh atasan langsung pegawai yang bersangkutan dan berisi informasi terkait tujuan, jangka waktu, serta biaya yang diperlukan selama perjalanan dinas.
Fungsi Surat Tugas Perjalanan Dinas PPS
Surat tugas perjalanan dinas PPS memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai bukti resmi bahwa pegawai bersangkutan ditugaskan untuk melakukan perjalanan dinas
- Sebagai alat untuk mengajukan permohonan biaya perjalanan dinas kepada instansi yang bersangkutan
- Sebagai acuan bagi pegawai dalam melaksanakan tugas selama perjalanan dinas
- Sebagai sarana untuk menghindari kesalahpahaman antara pegawai dan instansi terkait
Tujuan Surat Tugas Perjalanan Dinas PPS
Tujuan utama dari surat tugas perjalanan dinas PPS adalah untuk memastikan bahwa pegawai yang ditugaskan dapat melaksanakan tugas dengan baik dan sesuai dengan aturan yang berlaku. Selain itu, surat tugas ini juga bertujuan untuk memudahkan proses pengajuan biaya perjalanan dinas dan menghindari terjadinya masalah hukum di kemudian hari.
Format Surat Tugas Perjalanan Dinas PPS
Secara umum, format surat tugas perjalanan dinas PPS terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Header, berisi nama instansi, alamat, dan nomor surat tugas
- Tanggal surat, berisi tanggal dikeluarkannya surat tugas
- Perihal, berisi informasi mengenai tujuan dan jangka waktu perjalanan dinas
- Isi surat, berisi informasi terkait tugas yang akan dilaksanakan selama perjalanan dinas
- Penutup, berisi ucapan terima kasih dan harapan agar perjalanan dinas berjalan lancar dan sukses
- Tanda tangan atasan, sebagai tanda bahwa surat tugas telah disetujui dan dikeluarkan oleh atasan langsung pegawai yang bersangkutan
Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas PPS
Berikut adalah contoh surat tugas perjalanan dinas PPS yang dapat menjadi referensi bagi pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas:
Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas PPS 1
Surat Tugas
Nomor: XXX/PPS/2021
Kepada Yth.
Nama Pegawai
Di tempat
Dengan ini diberitahukan bahwa Saudara diangkat sebagai perwakilan dari instansi kami untuk melakukan perjalanan dinas ke Jakarta pada tanggal 5-7 Mei 2021. Perjalanan dinas ini dilakukan dalam rangka menghadiri rapat koordinasi antar instansi di Jakarta.
Sehubungan dengan itu, kami mohon Saudara dapat mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik, termasuk tiket pesawat dan akomodasi selama di Jakarta. Segala biaya yang diperlukan selama perjalanan dinas akan ditanggung oleh instansi kami.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk menjadi perhatian Saudara. Terima kasih atas kerjasama dan perhatiannya.
Hormat kami,
Nama Atasan
Jabatan
Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas PPS 2
Surat Tugas
Nomor: XXX/PPS/2021
Kepada Yth.
Nama Pegawai
Di tempat
Dengan ini diberitahukan bahwa Saudara diangkat sebagai perwakilan dari instansi kami untuk melakukan perjalanan dinas ke Singapura pada tanggal 10-14 Mei 2021. Perjalanan dinas ini dilakukan dalam rangka menghadiri konferensi internasional di Singapura.
Sehubungan dengan itu, kami mohon Saudara dapat mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik, termasuk tiket pesawat, visa, dan akomodasi selama di Singapura. Segala biaya yang diperlukan selama perjalanan dinas akan ditanggung oleh instansi kami.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk menjadi perhatian Saudara. Terima kasih atas kerjasama dan perhatiannya.
Hormat kami,
Nama Atasan
Jabatan
FAQs
Apa yang harus dilakukan jika terjadi perubahan jadwal perjalanan dinas?
Jika terjadi perubahan jadwal perjalanan dinas, pegawai yang bersangkutan harus segera memberitahukan atasan langsungnya dan mengajukan perubahan surat tugas perjalanan dinas sesuai dengan jadwal yang baru.
Siapakah yang bertanggung jawab atas biaya perjalanan dinas?
Segala biaya perjalanan dinas ditanggung oleh instansi yang mengeluarkan surat tugas perjalanan dinas.
Apakah surat tugas perjalanan dinas harus dilegalisir?
Surat tugas perjalanan dinas tidak perlu dilegalisir, namun harus dikeluarkan dan ditandatangani oleh atasan langsung pegawai yang bersangkutan.
Apakah surat tugas perjalanan dinas dapat digunakan sebagai alat untuk mengajukan klaim asuransi jika terjadi kecelakaan selama perjalanan dinas?
Surat tugas perjalanan dinas dapat digunakan sebagai salah satu syarat untuk mengajukan klaim asuransi jika terjadi kecelakaan selama perjalanan dinas.
Apakah surat tugas perjalanan dinas harus disertai dengan dokumen pendukung lainnya?
Tergantung pada kebijakan instansi masing-masing, surat tugas perjalanan dinas dapat disertai dengan dokumen pendukung lainnya seperti tiket pesawat, voucher hotel, dan sebagainya.
Apakah pegawai yang tidak memiliki surat tugas perjalanan dinas boleh melakukan perjalanan dinas?
Tidak. Pegawai yang melakukan perjalanan dinas tanpa surat tugas dapat terkena sanksi administratif dan/atau pidana.
Apakah surat tugas perjalanan dinas dapat digunakan untuk keperluan pribadi?
Tidak. Surat tugas perjalanan dinas hanya dapat digunakan untuk keperluan dinas saja.
Apakah surat tugas perjalanan dinas harus disimpan setelah perjalanan dinas selesai?
Ya. Surat tugas perjalanan dinas harus disimpan oleh pegawai bersangkutan sebagai bukti pelaksanaan tugas dan dapat diminta oleh instansi terkait jika diperlukan.
Apakah surat tugas perjalanan dinas dapat digunakan untuk keperluan pengajuan cuti?
Tidak. Surat tugas perjalanan dinas dan pengajuan cuti adalah dua hal yang berbeda dan tidak dapat digabungkan.
Kesimpulan
Surat tugas perjalanan dinas PPS merupakan dokumen penting yang harus dimiliki oleh pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas. Surat tugas ini memiliki fungsi dan tujuan yang jelas, serta harus memenuhi format yang telah ditentukan. Dalam membuat surat tugas perjalanan dinas