Surat tugas perjalanan dinas adalah surat yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas. Surat ini berisi informasi tentang tujuan perjalanan, durasi perjalanan, dan anggaran yang akan dikeluarkan selama perjalanan. Bagi karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas, surat ini sangat penting karena menjadi syarat untuk mendapatkan izin dari atasan dan juga sebagai bukti resmi dari perusahaan.
Fungsi Surat Tugas Perjalanan Dinas
Surat tugas perjalanan dinas memiliki beberapa fungsi yang penting bagi perusahaan dan karyawan, di antaranya:
- Sebagai bukti resmi perusahaan bahwa karyawan melakukan perjalanan dinas untuk kepentingan perusahaan.
- Sebagai dasar untuk pengajuan biaya perjalanan dinas yang dikeluarkan oleh perusahaan.
- Sebagai dasar untuk pembayaran tunjangan perjalanan dinas yang diterima oleh karyawan.
- Sebagai dasar untuk mengajukan cuti perjalanan dinas.
Tujuan Surat Tugas Perjalanan Dinas
Tujuan utama dari surat tugas perjalanan dinas adalah untuk memastikan bahwa karyawan yang melakukan perjalanan dinas telah mendapatkan izin dari atasan dan telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk:
- Menjamin keselamatan karyawan selama perjalanan dinas.
- Melindungi perusahaan dari tuntutan hukum yang mungkin timbul akibat perjalanan dinas.
- Mengontrol pengeluaran perusahaan selama perjalanan dinas.
Format Surat Tugas Perjalanan Dinas
Format surat tugas perjalanan dinas terdiri dari beberapa bagian, di antaranya:
- Header: Berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan.
- Data Karyawan: Berisi nama karyawan, jabatan, dan departemen.
- Data Perjalanan: Berisi tujuan perjalanan, tanggal keberangkatan dan kepulangan, jumlah hari perjalanan, dan anggaran yang dikeluarkan.
- Persetujuan Atasan: Berisi nama atasan yang memberikan persetujuan untuk perjalanan dinas dan tanggapan atasan jika terdapat perubahan atau masalah selama perjalanan dinas.
- Penutup: Berisi tanda tangan karyawan dan atasan, serta tanggal surat dikeluarkan.
Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas
Berikut adalah contoh surat tugas perjalanan dinas yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas 1
PT. ABCD
Jl. Raya Jakarta - Bandung No. 123
Telp: (022) 1234567
Logo Perusahaan
Kepada Yth.
Nama Karyawan
Jabatan Karyawan
Departemen Karyawan
Dengan ini diberitahukan bahwa Saudara telah mendapat tugas perjalanan dinas ke kota Bandung untuk keperluan rapat dengan klien pada tanggal 1 Agustus 2021 sampai dengan 3 Agustus 2021. Selama perjalanan dinas, Saudara akan mendapatkan tunjangan perjalanan dinas sebesar Rp 2.000.000,-
Demikian surat tugas perjalanan dinas ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Atasan Karyawan
PT. ABCD
Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas 2
PT. EFGH
Jl. Raya Denpasar - Kuta No. 456
Telp: (0361) 678910
Logo Perusahaan
Kepada Yth.
Nama Karyawan
Jabatan Karyawan
Departemen Karyawan
Dengan ini diberitahukan bahwa Saudara telah mendapat tugas perjalanan dinas ke kota Bali untuk keperluan acara perusahaan pada tanggal 10 September 2021 sampai dengan 15 September 2021. Selama perjalanan dinas, Saudara akan mendapatkan tunjangan perjalanan dinas sebesar Rp 5.000.000,-
Demikian surat tugas perjalanan dinas ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Atasan Karyawan
PT. EFGH
FAQs (Frequently Asked Questions)
Apakah surat tugas perjalanan dinas wajib diberikan oleh perusahaan?
Ya, surat tugas perjalanan dinas wajib diberikan oleh perusahaan sebagai syarat untuk melakukan perjalanan dinas.
Apa saja yang harus dicantumkan dalam surat tugas perjalanan dinas?
Surat tugas perjalanan dinas harus mencantumkan nama karyawan, tujuan perjalanan, tanggal keberangkatan dan kepulangan, jumlah hari perjalanan, dan anggaran yang dikeluarkan selama perjalanan dinas.
Apakah karyawan yang melakukan perjalanan dinas harus membawa surat tugas?
Ya, karyawan yang melakukan perjalanan dinas harus membawa surat tugas sebagai bukti bahwa perjalanan dinas dilakukan atas izin perusahaan.
Apa konsekuensi jika karyawan melakukan perjalanan dinas tanpa surat tugas?
Karyawan yang melakukan perjalanan dinas tanpa surat tugas dapat dikenakan sanksi atau bahkan membatalkan tunjangan perjalanan dinas yang seharusnya diterima.
Kesimpulan
Surat tugas perjalanan dinas sangat penting bagi karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas. Selain sebagai syarat untuk mendapatkan izin dari atasan, surat ini juga menjadi bukti resmi dari perusahaan dan dasar untuk pengajuan biaya perjalanan dinas. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa surat tugas perjalanan dinas telah dibuat dengan benar dan diberikan kepada karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas.