Surat tugas perusahaan adalah dokumen yang berisi instruksi dan tugas dari perusahaan kepada karyawan atau pekerja. Surat tugas biasanya dikeluarkan ketika perusahaan memerlukan karyawan atau pekerja untuk melakukan tugas tertentu di luar tugas rutin mereka. Surat tugas dapat dikeluarkan oleh manajer atau atasan langsung, dan berisi informasi tentang tugas yang harus dilakukan, waktu pelaksanaan, dan lokasi.
Fungsi Surat Tugas Perusahaan
Surat tugas perusahaan memiliki beberapa fungsi yang perlu diketahui oleh karyawan atau pekerja:
- Memberikan informasi tentang tugas yang harus dilakukan
- Mengatur jadwal dan waktu pelaksanaan tugas
- Memberikan informasi tentang lokasi tugas
- Memberikan informasi tentang sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas
- Memberikan informasi tentang target yang harus dicapai dalam menyelesaikan tugas
- Menjaga komunikasi antara atasan dan bawahan
Tujuan Surat Tugas Perusahaan
Tujuan surat tugas perusahaan adalah untuk memberikan arahan dan petunjuk kepada karyawan atau pekerja dalam menyelesaikan tugas yang diberikan. Selain itu, surat tugas juga bertujuan untuk:
- Memastikan karyawan atau pekerja memahami tugas yang harus dilakukan
- Menghindari kesalahan dalam pelaksanaan tugas
- Menjaga kualitas pekerjaan
- Memastikan tugas dilaksanakan sesuai jadwal dan waktu yang telah ditentukan
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan atau pekerja
Format Surat Tugas Perusahaan
Format surat tugas perusahaan harus mencakup informasi-informasi penting yang akan membantu karyawan atau pekerja dalam menyelesaikan tugas yang diberikan. Berikut adalah contoh format surat tugas perusahaan:
Header:
- Nama perusahaan
- Alamat perusahaan
- Nomor telepon perusahaan
- Email perusahaan
Bagian isi:
- Nama karyawan atau pekerja
- Nomor induk karyawan atau pekerja
- Jabatan karyawan atau pekerja
- Departemen
- Tugas yang harus dilakukan
- Jadwal pelaksanaan tugas
- Lokasi tugas
- Sumber daya yang diperlukan
- Target yang harus dicapai
- Nama atasan atau manajer
- Tanda tangan atasan atau manajer
- Tanggal dikeluarkan surat tugas
Contoh Surat Tugas Perusahaan
Berikut adalah contoh surat tugas perusahaan yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Tugas 1:
PT XYZ
Jl. Raya ABC No. 123
Telp. (021) 555-1234
Email: [email protected]
Kepada,
Nama Karyawan
Nomor Induk Karyawan
Jabatan Karyawan
Departemen
Dengan surat ini, saya atas nama PT XYZ memberikan tugas kepada Saudara untuk:
- Melakukan pengecekan kesiapan kantor cabang di kota Y
- Melakukan koordinasi dengan pihak vendor untuk kebutuhan peralatan kantor
- Melakukan survei lokasi untuk rencana pembukaan kantor baru di kota Y
Waktu pelaksanaan tugas adalah 3 hari kerja, dimulai pada tanggal 1 Januari 2022 hingga 3 Januari 2022. Lokasi tugas adalah kota Y. Untuk menyelesaikan tugas tersebut, Saudara akan dibekali dengan anggaran sebesar Rp 5.000.000,-. Target yang harus dicapai adalah pembukaan kantor baru di kota Y pada tahun 2022.
Hormat kami,
Manajer Departemen
Contoh Surat Tugas 2:
PT ABC
Jl. Raya XYZ No. 456
Telp. (021) 666-7890
Email: [email protected]
Kepada,
Nama Pekerja
Nomor Induk Pekerja
Jabatan Pekerja
Departemen
Dengan surat ini, saya atas nama PT ABC memberikan tugas kepada Saudara untuk:
- Melakukan presentasi produk baru PT ABC kepada calon pelanggan di kota X
- Melakukan negosiasi dengan calon pelanggan dan menandatangani kontrak kerjasama
- Mengambil pesanan produk dari calon pelanggan
Waktu pelaksanaan tugas adalah 5 hari kerja, dimulai pada tanggal 1 Februari 2022 hingga 5 Februari 2022. Lokasi tugas adalah kota X. Untuk menyelesaikan tugas tersebut, Saudara akan dibekali dengan anggaran sebesar Rp 10.000.000,-. Target yang harus dicapai adalah menambah 20 pelanggan baru untuk produk PT ABC.
Hormat kami,
Manajer Departemen
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar surat tugas perusahaan:
Apa bedanya surat tugas dengan surat perintah?
Surat tugas dan surat perintah memiliki perbedaan yang cukup signifikan. Surat tugas diberikan ketika perusahaan memerlukan karyawan atau pekerja untuk melakukan tugas tertentu di luar tugas rutin mereka. Sedangkan surat perintah diberikan ketika perusahaan memerintahkan karyawan atau pekerja untuk melakukan tugas sesuai dengan tugas rutin mereka.
Apakah surat tugas perusahaan harus menggunakan bahasa formal?
Surat tugas perusahaan sebaiknya menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh karyawan atau pekerja. Oleh karena itu, disarankan untuk menggunakan bahasa yang informal namun sopan dan ramah.
Bagaimana jika karyawan atau pekerja tidak bisa menyelesaikan tugas yang diberikan?
Jika karyawan atau pekerja mengalami kendala atau masalah dalam menyelesaikan tugas yang diberikan, sebaiknya segera melaporkan kepada atasan atau manajer. Atasan atau manajer dapat memberikan bantuan atau solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Apakah surat tugas perusahaan harus ditandatangani oleh atasan atau manajer?
Ya, surat tugas perusahaan harus ditandatangani oleh atasan atau manajer untuk memastikan bahwa tugas tersebut memang diberikan oleh perusahaan dan bukan dari pihak lain yang tidak berwenang.
Apa yang harus dilakukan setelah menyelesaikan tugas yang diberikan?
Setelah menyelesaikan tugas yang diberikan, karyawan atau pekerja harus melaporkan kepada atasan atau manajer tentang hasil pekerjaannya. Hal ini bertujuan agar atasan atau manajer dapat mengevaluasi kualitas pekerjaan dan memberikan feedback atau saran yang diperlukan.