Surat tugas atau letter of assignment adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memberikan mandat atau tugas kepada karyawan atau mitra bisnis. Dokumen ini biasanya berisi informasi tentang tugas yang harus dilakukan, batas waktu, dan segala hal yang perlu diperhatikan dalam menjalankan tugas tersebut.
Fungsi Surat Tugas Perusahaan Bahasa Inggris
Surat tugas perusahaan bahasa Inggris memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:
- Sebagai bukti tertulis bahwa karyawan atau mitra bisnis telah mendapatkan tugas atau mandat dari perusahaan.
- Sebagai pedoman bagi karyawan atau mitra bisnis dalam menjalankan tugas yang diberikan.
- Sebagai sarana komunikasi resmi antara perusahaan dengan karyawan atau mitra bisnis.
- Sebagai alat untuk menghindari kesalahpahaman atau sengketa di kemudian hari.
Tujuan Surat Tugas Perusahaan Bahasa Inggris
Tujuan utama dari surat tugas perusahaan bahasa Inggris adalah memastikan bahwa tugas yang diberikan kepada karyawan atau mitra bisnis dapat dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan harapan perusahaan. Selain itu, tujuan lain dari surat tugas perusahaan bahasa Inggris antara lain:
- Menjelaskan secara jelas dan rinci tentang tugas yang harus dilakukan.
- Menetapkan batas waktu atau deadline untuk menyelesaikan tugas.
- Menjelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menjalankan tugas tersebut, seperti anggaran yang tersedia, alat atau bahan yang diperlukan, dan sebagainya.
- Menjaga komunikasi yang baik antara perusahaan dengan karyawan atau mitra bisnis.
Format Surat Tugas Perusahaan Bahasa Inggris
Surat tugas perusahaan bahasa Inggris harus dibuat secara jelas dan rinci untuk memudahkan karyawan atau mitra bisnis dalam melaksanakan tugas yang diberikan. Berikut adalah format umum surat tugas perusahaan bahasa Inggris:
- Header yang berisi informasi tentang perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan sebagainya.
- Tanggal pembuatan surat tugas.
- Nama dan jabatan karyawan atau mitra bisnis yang diberikan tugas.
- Tugas yang harus dilaksanakan secara jelas dan rinci.
- Batas waktu atau deadline untuk menyelesaikan tugas.
- Anggaran yang tersedia untuk melaksanakan tugas.
- Alat atau bahan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas.
- Kontak person yang dapat dihubungi jika terdapat masalah atau kesulitan dalam melaksanakan tugas.
- Tanda tangan atasan yang bertanggung jawab dalam memberikan tugas.
Contoh Surat Tugas Perusahaan Bahasa Inggris
Berikut adalah contoh surat tugas perusahaan bahasa Inggris:
Contoh 1:
Dear [Nama Karyawan],
Sehubungan dengan kebutuhan perusahaan dalam mengembangkan bisnis di wilayah Timur Indonesia, kami memberikan tugas kepada Anda untuk melakukan kunjungan ke beberapa kota di wilayah tersebut. Tugas yang diberikan meliputi:
- Mengunjungi beberapa kantor cabang yang ada di wilayah Timur Indonesia.
- Melakukan presentasi tentang produk dan layanan perusahaan.
- Mengumpulkan data dan informasi tentang pasar di wilayah Timur Indonesia.
Batas waktu untuk menyelesaikan tugas ini adalah 2 minggu sejak tanggal pembuatan surat tugas. Anggaran yang tersedia untuk melaksanakan tugas ini adalah Rp 25 juta, dan kami akan memberikan kendaraan dan akomodasi selama Anda berada di wilayah Timur Indonesia.
Jika terdapat masalah atau kesulitan dalam melaksanakan tugas, silakan hubungi [Nama dan nomor telepon atasan yang bertanggung jawab dalam memberikan tugas].
Demikian surat tugas ini kami berikan, harap segera melaksanakan tugas dengan baik dan sesuai dengan harapan perusahaan.
Terima kasih.
Salam,
[Nama dan jabatan atasan yang bertanggung jawab dalam memberikan tugas]
Contoh 2:
Dear [Nama Mitra Bisnis],
Sehubungan dengan kerjasama antara perusahaan kami, PT XYZ, dengan perusahaan Anda, PT ABC, kami memberikan tugas kepada Anda untuk melakukan survei pasar di beberapa kota di wilayah Jawa Barat. Tugas yang diberikan meliputi:
- Mengunjungi beberapa toko dan pasar tradisional di wilayah Jawa Barat.
- Mengumpulkan data dan informasi tentang produk-produk yang sedang diminati oleh masyarakat di wilayah tersebut.
Batas waktu untuk menyelesaikan tugas ini adalah 1 bulan sejak tanggal pembuatan surat tugas. Anggaran yang tersedia untuk melaksanakan tugas ini adalah Rp 50 juta, dan kami akan memberikan kendaraan dan akomodasi selama Anda berada di wilayah Jawa Barat.
Jika terdapat masalah atau kesulitan dalam melaksanakan tugas, silakan hubungi [Nama dan nomor telepon atasan yang bertanggung jawab dalam memberikan tugas].
Demikian surat tugas ini kami berikan, harap segera melaksanakan tugas dengan baik dan sesuai dengan harapan perusahaan.
Terima kasih.
Salam,
[Nama dan jabatan atasan yang bertanggung jawab dalam memberikan tugas]
FAQs (Frequently Asked Questions)
1. Apa bedanya surat tugas dengan surat kontrak?
Surat tugas biasanya hanya berisi tentang tugas yang harus dilaksanakan, batas waktu, dan segala hal yang perlu diperhatikan dalam menjalankan tugas tersebut. Sementara surat kontrak biasanya berisi tentang kesepakatan antara perusahaan dengan karyawan atau mitra bisnis, seperti gaji, jam kerja, tanggung jawab, dan sebagainya.
2. Apa yang harus dilakukan jika terdapat kesulitan dalam melaksanakan tugas yang diberikan?
Sebaiknya segera menghubungi atasan yang bertanggung jawab dalam memberikan tugas untuk meminta bantuan atau saran.
3. Apakah surat tugas perlu ditandatangani?
Ya, surat tugas perlu ditandatangani oleh atasan yang bertanggung jawab dalam memberikan tugas.
4. Apakah surat tugas hanya diberikan kepada karyawan atau mitra bisnis tertentu saja?
Ya, surat tugas hanya diberikan kepada karyawan atau mitra bisnis tertentu yang memang membutuhkan tugas tersebut.
5. Apakah surat tugas harus dibuat dalam bahasa Inggris?
Tidak selalu, tergantung pada kebijakan perusahaan dan kebutuhan tugas yang diberikan. Namun, jika tugas tersebut melibatkan mitra bisnis dari luar negeri atau harus dilaksanakan di luar negeri, maka surat tugas perlu dibuat dalam bahasa Inggris.
6. Apakah surat tugas harus menggunakan format yang sama?
Tidak selalu, tergantung pada kebijakan perusahaan dan kebutuhan tugas yang diberikan. Namun, sebaiknya