Ketika kita ingin meminta izin atau melakukan suatu permohonan pada pihak yang berwenang, seperti pemerintah atau instansi resmi, salah satu syarat yang harus dipenuhi adalah mengirimkan surat tumjuk sebab. Surat ini berisi penjelasan mengenai alasan atau tujuan dari permohonan yang ingin dilakukan. Meskipun terdengar sederhana, namun surat tumjuk sebab memiliki peran penting dalam mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang.

Pengertian Surat Tumjuk Sebab

Surat tumjuk sebab adalah surat resmi yang berisi penjelasan atau alasan mengenai suatu permohonan atau kegiatan yang ingin dilakukan kepada pihak yang berwenang. Surat ini digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak yang berwenang mengenai kepentingan dan tujuan dari permohonan yang diajukan.

Fungsi Surat Tumjuk Sebab

Surat tumjuk sebab memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  1. Menjelaskan alasan atau tujuan dari permohonan yang diajukan
  2. Memberikan informasi yang jelas dan terperinci pada pihak yang berwenang
  3. Menunjukkan keseriusan dan keterbukaan dari pihak yang mengajukan permohonan
  4. Memperkuat argumen dan peluang untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang

Tujuan Surat Tumjuk Sebab

Tujuan dari surat tumjuk sebab adalah untuk memperjelas maksud dan tujuan dari permohonan atau kegiatan yang ingin dilakukan. Dengan memberikan penjelasan yang jelas dan terperinci, pihak yang berwenang dapat memahami dengan baik mengenai permohonan yang diajukan. Selain itu, surat tumjuk sebab juga bertujuan untuk memperkuat argumen dan peluang untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang.

Format Surat Tumjuk Sebab

Surat tumjuk sebab memiliki format yang cukup sederhana, di antaranya:

  1. Header: diisi dengan nama dan alamat pengirim serta pihak yang dituju
  2. Salutan: diisi dengan ucapan salam dan nama pihak yang dituju
  3. Isi surat: diisi dengan penjelasan mengenai alasan atau tujuan dari permohonan atau kegiatan yang ingin dilakukan
  4. Penutup: diisi dengan ucapan terima kasih dan harapan untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang
  5. Tanda tangan: diisi dengan tanda tangan pengirim surat

Contoh Surat Tumjuk Sebab

Berikut adalah contoh surat tumjuk sebab yang dapat dijadikan referensi:

Contoh 1: Permohonan Izin Memasang Reklame

Kepada Yth. Kepala Dinas Perizinan Kota Surabaya
Jalan Raya Darmo No. 1, Surabaya

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Budi Susanto
Alamat : Jalan Raya Kupang Baru No. 10
No. Telp : 08123456789
Bersama surat ini, saya mengajukan permohonan untuk memasang reklame di depan toko saya yang berada di Jalan Raya Kupang Baru No. 12. Saya berharap dapat mendapatkan izin dari pihak yang berwenang untuk memasang reklame tersebut. Adapun alasan mengenai permohonan ini adalah untuk meningkatkan promosi dan pemasaran produk yang saya jual. Saya yakin dengan adanya reklame, akan banyak orang yang mengetahui dan tertarik untuk membeli produk yang saya jual. Demikianlah surat permohonan ini saya ajukan, atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, Budi Susanto

Contoh 2: Permohonan Cuti Sakit

Kepada Yth. Kepala Bagian Personalia PT ABC
Jalan Raya Semarang No. 20, Semarang

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Dewi Indriani
Alamat : Jalan Raya Pemuda No. 30
No. Telp : 08234567890
Bersama surat ini, saya mengajukan permohonan cuti sakit selama 3 hari kerja, mulai tanggal 10 September 2021 hingga 12 September 2021. Saya memohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan akibat ketidakhadiran saya di tempat kerja. Adapun alasan mengajukan permohonan cuti sakit adalah karena saya mengalami sakit flu dan demam tinggi yang membuat saya tidak bisa bekerja dengan baik. Saya sudah berkonsultasi dengan dokter dan dianjurkan untuk beristirahat selama beberapa hari. Demikianlah surat permohonan ini saya ajukan, atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, Dewi Indriani

FAQs

1. Apakah surat tumjuk sebab selalu digunakan untuk permohonan?

Iya, surat tumjuk sebab digunakan untuk memberikan penjelasan mengenai alasan atau tujuan dari permohonan atau kegiatan yang ingin dilakukan.

2. Apakah surat tumjuk sebab harus memakai bahasa resmi?

Ya, surat tumjuk sebab adalah surat resmi sehingga harus menggunakan bahasa resmi dan sopan.

3. Berapa jumlah kata yang harus ada dalam surat tumjuk sebab?

Tidak ada aturan yang baku mengenai jumlah kata dalam surat tumjuk sebab. Namun, disarankan untuk membuat penjelasan yang jelas dan terperinci agar pihak yang berwenang dapat memahami maksud dari permohonan yang diajukan.

4. Apakah surat tumjuk sebab selalu mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang?

Tidak selalu. Persetujuan atau penolakan dari pihak yang berwenang tergantung pada kebijakan dan aturan yang berlaku.

5. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menunggu persetujuan dari pihak yang berwenang setelah mengirim surat tumjuk sebab?

Waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang bervariasi tergantung pada jenis permohonan atau kegiatan yang diajukan. Namun, disarankan untuk melakukan follow-up secara teratur untuk memastikan permohonan sudah diproses atau belum.

6. Bagaimana jika surat tumjuk sebab saya ditolak oleh pihak yang berwenang?

Jika surat tumjuk sebab Anda ditolak oleh pihak yang berwenang, cobalah untuk mencari tahu alasan penolakan tersebut dan berdiskusi untuk mencari solusi terbaik. Jangan menyerah dan teruslah berusaha untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang.

7. Apakah surat tumjuk sebab harus dikirimkan dalam bentuk fisik atau bisa juga dalam bentuk digital?

Surat tumjuk sebab bisa dikirimkan dalam bentuk fisik maupun digital, tergantung pada kebijakan dan aturan yang berlaku di instansi atau pihak yang dituju.

8. Apakah format surat tumjuk sebab harus sama untuk semua jenis permohonan atau kegiatan?

Tidak harus sama, format surat tumjuk sebab dapat dises