Surat undangan RT atau sering disebut juga surat panggilan RT merupakan surat yang diterbitkan oleh Ketua RT untuk mengundang warga dalam lingkungan RT untuk menghadiri pertemuan atau kegiatan tertentu. Surat ini biasanya diterbitkan secara tertulis dan dikirimkan ke setiap rumah warga melalui pos atau disampaikan langsung oleh Ketua RT.
Fungsi Surat Undangan RT
Surat undangan RT memiliki beberapa fungsi yang sangat penting bagi pengurus RT dan warga di lingkungan RT. Beberapa fungsi tersebut antara lain:
- Sebagai pengingat dan pemberitahuan kegiatan yang akan diadakan oleh pengurus RT
- Sebagai bentuk komunikasi antara pengurus RT dan warga di lingkungan RT
- Sebagai sarana untuk memastikan kehadiran warga dalam kegiatan tertentu
- Sebagai bukti resmi bahwa warga telah diundang untuk menghadiri kegiatan tertentu
Tujuan Surat Undangan RT
Adapun tujuan dari surat undangan RT antara lain:
- Memastikan kehadiran warga dalam kegiatan tertentu
- Menjalin hubungan yang baik antara pengurus RT dan warga di lingkungan RT
- Menyampaikan informasi yang berkaitan dengan kegiatan atau acara yang akan diadakan
- Menyampaikan pesan-pesan penting kepada warga di lingkungan RT
Format Surat Undangan RT
Surat undangan RT memiliki format yang baku dan harus diikuti oleh pengurus RT. Berikut adalah format surat undangan RT yang benar:
- Header: bagian ini berisi nama dan alamat pengurus RT serta tanggal diterbitkannya surat undangan
- Salutation: bagian ini berisi ucapan salam dan nama penerima surat
- Isi surat: bagian ini berisi informasi tentang kegiatan atau acara yang akan diadakan, waktu dan tempat pelaksanaan acara, serta pesan-pesan penting dari pengurus RT
- Penutup: bagian ini berisi ucapan terima kasih dan harapan pengurus RT agar warga bisa hadir dalam kegiatan atau acara yang akan diadakan
- Tanda tangan pengurus RT
Contoh Surat Undangan RT
Berikut adalah contoh surat undangan RT yang benar:
Contoh 1:
Kepada Seluruh Warga RT 01 RW 02
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dalam rangka memperingati Hari Kemerdekaan Republik Indonesia yang ke-76, kami mengundang seluruh warga RT 01 RW 02 untuk hadir dalam acara upacara bendera yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Selasa, 17 Agustus 2021
Waktu: 07.00 WIB
Tempat: Lapangan RT 01 RW 02
Agenda acara:
- Pembukaan oleh Ketua RT
- Pembacaan teks proklamasi oleh salah satu warga
- Penurunan bendera oleh Ketua RW
- Dll.
Harapannya agar seluruh warga bisa hadir tepat waktu dan mengenakan pakaian seragam warna merah putih.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Ketua RT 01 RW 02
Contoh 2:
Kepada Seluruh Warga RT 02 RW 03
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dalam rangka meningkatkan keamanan dan kenyamanan lingkungan RT 02 RW 03, kami mengundang seluruh warga RT 02 RW 03 untuk hadir dalam acara sosialisasi keamanan lingkungan yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 21 Agustus 2021
Waktu: 13.00 WIB
Tempat: Aula RT 02 RW 03
Agenda acara:
- Pembukaan oleh Ketua RT
- Sosialisasi keamanan lingkungan oleh pihak keamanan setempat
- Tanya jawab dan diskusi
- Dll.
Harapannya agar seluruh warga bisa hadir tepat waktu dan membawa identitas diri masing-masing.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Ketua RT 02 RW 03
Kesimpulan
Surat undangan RT memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting bagi pengurus RT dan warga di lingkungan RT. Format surat undangan RT pun harus diikuti dengan benar agar surat undangan bisa terkesan resmi dan profesional. Dengan adanya surat undangan RT, diharapkan hubungan antara pengurus RT dan warga bisa semakin erat dan terjalin dengan baik.