Banyak di antara kita yang mungkin pernah mendengar istilah surat undangan tidak resmi. Namun, apa sebenarnya pengertian dari surat undangan tidak resmi? Bagaimana fungsi dan tujuannya? Bagaimana pula format dan contohnya?

Pengertian Surat Undangan Tidak Resmi

Surat undangan tidak resmi adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau kelompok tertentu tanpa melibatkan instansi resmi seperti kantor pemerintah atau lembaga swasta. Surat ini biasanya digunakan untuk mengundang seseorang atau kelompok tertentu untuk hadir dalam sebuah acara atau kegiatan.

Fungsi dan Tujuan Surat Undangan Tidak Resmi

Surat undangan tidak resmi memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda-beda tergantung pada konteks dan kepentingan pengirimnya. Beberapa fungsi dan tujuan umum dari surat undangan tidak resmi adalah:

  • Untuk mengundang seseorang atau kelompok tertentu dalam sebuah acara atau kegiatan.
  • Untuk memberikan informasi mengenai acara atau kegiatan tersebut, seperti waktu, tempat, dan tema.
  • Untuk memperkenalkan diri atau kelompok pengirim surat kepada penerima.
  • Untuk mempererat hubungan sosial antara pengirim dan penerima surat.

Format Surat Undangan Tidak Resmi

Format surat undangan tidak resmi tidak terlalu formal seperti surat resmi yang umumnya digunakan oleh instansi resmi atau perusahaan. Namun, ada beberapa elemen penting yang harus ada dalam surat undangan tidak resmi, antara lain:

  • Header dengan informasi pengirim surat, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email.
  • Salutasi atau pembukaan surat yang sopan, seperti “Dear” atau “Hai”.
  • Isi surat yang jelas dan singkat mengenai tujuan dan informasi acara atau kegiatan.
  • Pernyataan undangan yang jelas dan tegas.
  • Penutup surat yang sopan, seperti “Salam” atau “Terima kasih”.
  • Tanda tangan pengirim surat.

Contoh Surat Undangan Tidak Resmi

Berikut ini adalah contoh-contoh surat undangan tidak resmi yang bisa menjadi referensi:

Contoh 1

Dear teman-teman,

Kami dari kelompok studi Bahasa Inggris ingin mengundang teman-teman untuk mengikuti acara “English Fun Day” yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 17 Juli 2021
Waktu: 09.00-12.00 WIB
Tempat: Aula Fakultas Sastra Universitas ABC

Acara ini akan diisi dengan berbagai kegiatan menyenangkan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan bahasa Inggris teman-teman. Di antaranya adalah:

  • Games in English
  • English Conversation Club
  • English Movie Screening

Kami harap teman-teman dapat bergabung dengan kami dalam acara ini. Silakan konfirmasi kehadiran teman-teman dengan menghubungi nomor telepon kami di bawah ini.

Salam,
Kelompok Studi Bahasa Inggris
Universitas ABC
085123456789

Contoh 2

Hai teman-teman,

Aku dan beberapa teman dari komunitas pecinta musik ingin mengundang teman-teman untuk menghadiri acara “Indie Music Night” yang akan digelar di:

Hari/Tanggal: Sabtu, 24 Juli 2021
Waktu: 19.00-22.00 WIB
Tempat: Cafe Musik XYZ

Acara ini akan menampilkan beberapa band indie lokal yang akan membawakan lagu-lagu keren. Kami juga akan ada open mic bagi teman-teman yang ingin tampil membawakan lagu atau puisi.

Kami harap teman-teman dapat bergabung dengan kami dalam acara ini. Tiket bisa dibeli di lokasi acara dengan harga Rp50.000,-. Silakan hubungi nomor telepon kami jika teman-teman membutuhkan informasi lebih lanjut.

Salam,
Komunitas Pecinta Musik
085987654321

FAQs

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai surat undangan tidak resmi:

Apa bedanya surat undangan tidak resmi dengan surat undangan resmi?

Surat undangan tidak resmi dibuat oleh seseorang atau kelompok tertentu tanpa melalui instansi resmi seperti kantor pemerintah atau lembaga swasta. Sedangkan surat undangan resmi dibuat oleh instansi resmi untuk mengundang seseorang atau kelompok tertentu dalam sebuah acara atau kegiatan yang diadakan oleh instansi tersebut.

Apakah format surat undangan tidak resmi harus sama dengan format surat undangan resmi?

Tidak, format surat undangan tidak resmi tidak terlalu formal seperti surat undangan resmi. Namun, ada beberapa elemen penting yang harus ada dalam surat undangan tidak resmi, seperti header dengan informasi pengirim surat, salutasi atau pembukaan surat yang sopan, isi surat yang jelas dan singkat mengenai tujuan dan informasi acara atau kegiatan, pernyataan undangan yang jelas dan tegas, penutup surat yang sopan, dan tanda tangan pengirim surat.

Untuk apa surat undangan tidak resmi biasanya digunakan?

Surat undangan tidak resmi biasanya digunakan untuk mengundang seseorang atau kelompok tertentu untuk hadir dalam sebuah acara atau kegiatan yang dibuat oleh seseorang atau kelompok tertentu tanpa melibatkan instansi resmi seperti kantor pemerintah atau lembaga swasta.

Apakah surat undangan tidak resmi harus menggunakan bahasa formal?

Tidak, surat undangan tidak resmi tidak harus menggunakan bahasa formal. Namun, penggunaan bahasa sopan dan santun tetap diperlukan dalam surat undangan tidak resmi.

Apakah surat undangan tidak resmi harus menggunakan kertas formal?

Tidak, surat undangan tidak resmi tidak harus menggunakan kertas formal. Namun, sebaiknya surat undangan tidak resmi ditulis dengan rapi dan jelas agar mudah dibaca dan dimengerti oleh penerimanya.

Berapa lama sebaiknya surat undangan tidak resmi dikirim sebelum acara atau kegiatan?

Sebaiknya surat undangan tidak resmi dikirimkan beberapa minggu atau beberapa hari sebelum acara atau kegiatan agar penerima surat memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri dan merespons undangan tersebut.

Apakah surat undangan tidak resmi harus disertai dengan hadiah atau souvenir?

Tidak, surat undangan tidak resmi tidak harus disertai dengan hadiah atau souvenir. Namun, jika pengirim surat ingin memberikan hadiah atau souvenir kepada penerima surat, sebaiknya hal tersebut disebutkan dengan jelas dalam isi surat.

Apakah surat undangan tidak resmi bisa dikirimkan melalui email?

Ya, surat undangan tidak resmi bisa dikirimkan melalui email. Namun, sebaiknya pengirim surat memastikan bahwa alamat email penerima surat sudah benar dan aktif.

Bagaimana jika penerima surat tidak dapat hadir dalam acara atau kegiatan yang diundang?

Penerima surat dapat memberikan konfirmasi ke pengirim surat bahwa ia