Surat usulan kegiatan merupakan salah satu bentuk surat resmi yang digunakan untuk mengajukan usulan kegiatan kepada pihak yang berwenang. Surat ini dianggap penting karena dapat memberikan informasi yang lengkap dan jelas mengenai kegiatan yang akan dilakukan, sehingga memudahkan pihak yang berwenang dalam melakukan pertimbangan dan pengambilan keputusan.
Pengertian Surat Usulan Kegiatan
Surat usulan kegiatan adalah sebuah surat yang berisi usulan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh sebuah lembaga atau organisasi. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak yang berwenang untuk memberikan persetujuan dan dukungan terhadap kegiatan tersebut.
Fungsi Surat Usulan Kegiatan
Adapun fungsi dari surat usulan kegiatan antara lain:
- Sebagai media pengajuan usulan kegiatan secara resmi
- Sebagai alat untuk memperoleh persetujuan dan dukungan dari pihak yang berwenang
- Sebagai bukti tertulis bahwa kegiatan tersebut sudah diusulkan secara resmi
Tujuan Surat Usulan Kegiatan
Tujuan dari surat usulan kegiatan adalah untuk memberikan informasi yang lengkap mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memperoleh persetujuan dan dukungan dari pihak yang berwenang.
Format Surat Usulan Kegiatan
Adapun format dari surat usulan kegiatan yang dianjurkan adalah sebagai berikut:
- Header surat
- Alamat penerima surat
- Tanggal
- Perihal
- Isi surat
- Penutup
- Tanda tangan
Contoh Surat Usulan Kegiatan
Berikut ini adalah contoh surat usulan kegiatan:
Contoh Surat Usulan Kegiatan 1
Kepada Yth.
Kepala Dinas Pendidikan
Di tempat
Assalamu’alaikum wr. wb.
Dalam rangka memperingati hari kemerdekaan Republik Indonesia yang ke-76, kami bermaksud mengajukan usulan kegiatan perlombaan lari sejauh 5 kilometer yang akan diikuti oleh siswa-siswi SMA se-Kabupaten Sidoarjo. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan semangat nasionalisme dan kebersamaan di antara para siswa.
Adapun rincian kegiatan yang akan dilaksanakan adalah sebagai berikut:
- Tanggal pelaksanaan: 17 Agustus 2021
- Lokasi: Lapangan SMA Negeri 1 Sidoarjo
- Peserta: Siswa-siswi SMA se-Kabupaten Sidoarjo
- Hadiah: Juara 1-3 mendapatkan piala dan uang pembinaan
Kami mohon dukungan dan persetujuan dari pihak Bapak/Ibu untuk melaksanakan kegiatan ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum wr. wb.
Sidoarjo, 10 Agustus 2021
Ketua Panitia
Aliyah Fitri
Contoh Surat Usulan Kegiatan 2
Kepada Yth.
Kepala Dinas Kesehatan
Di tempat
Assalamu’alaikum wr. wb.
Dalam rangka meningkatkan kesehatan dan kesadaran masyarakat tentang pentingnya hidup sehat, kami bermaksud mengajukan usulan kegiatan seminar kesehatan yang akan diikuti oleh masyarakat sekitar. Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan pemahaman tentang cara hidup sehat yang baik dan benar.
Adapun rincian kegiatan yang akan dilaksanakan adalah sebagai berikut:
- Tanggal pelaksanaan: 25 September 2021
- Lokasi: Gedung Serbaguna Desa Sumberrejo
- Peserta: Masyarakat sekitar
- Pembicara: Dokter spesialis kesehatan jiwa
Kami mohon dukungan dan persetujuan dari pihak Bapak/Ibu untuk melaksanakan kegiatan ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum wr. wb.
Surabaya, 15 September 2021
Ketua Panitia
Yunita Dewi
FAQ Surat Usulan Kegiatan
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat usulan kegiatan:
Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat usulan kegiatan?
Informasi yang harus disertakan dalam surat usulan kegiatan antara lain adalah nama kegiatan, tanggal pelaksanaan, lokasi, jumlah peserta, dan tujuan kegiatan.
Siapa yang menjadi penerima surat usulan kegiatan?
Penerima surat usulan kegiatan tergantung dari jenis kegiatan yang diusulkan. Jika kegiatan tersebut terkait dengan bidang pendidikan, maka surat usulan kegiatan tersebut dikirimkan kepada kepala dinas pendidikan. Begitu juga jika kegiatan tersebut terkait dengan bidang kesehatan, maka surat usulan kegiatan tersebut dikirimkan kepada kepala dinas kesehatan.
Apakah surat usulan kegiatan harus menggunakan bahasa formal?
Iya, surat usulan kegiatan harus menggunakan bahasa formal karena surat ini merupakan surat resmi yang ditujukan kepada pihak yang berwenang.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh persetujuan dari pihak yang berwenang?
Waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh persetujuan dari pihak yang berwenang tergantung dari jenis kegiatan yang diusulkan dan kebijakan pihak yang berwenang. Namun, biasanya persetujuan dapat diperoleh dalam waktu 1-2 minggu setelah surat usulan kegiatan dikirimkan.
Apakah surat usulan kegiatan bisa dikirimkan secara elektronik?
Iya, surat usulan kegiatan bisa dikirimkan secara elektronik melalui email atau aplikasi pesan instan. Namun, pastikan bahwa surat tersebut sudah dilengkapi dengan tanda tangan digital atau scan tanda tangan.
Apakah surat usulan kegiatan harus menggunakan kop surat?
Iya, surat usulan kegiatan harus menggunakan kop surat yang berisi nama lembaga atau organisasi yang mengajukan usulan kegiatan.
Bagaimana jika surat usulan kegiatan ditolak?
Jika surat usulan kegiatan ditolak, maka perlu dilakukan evaluasi terhadap kegiatan yang diusulkan. Selain itu, perlu juga mencari tahu alasan penolakan dan melakukan perbaikan pada kegiatan yang diusulkan.
Apakah surat usulan kegiatan bisa digunakan sebagai bukti pengajuan usulan kegiatan?
Iya, surat usulan kegiatan bisa digunakan sebagai bukti pengajuan usulan kegiatan karena surat ini sudah dilengkapi dengan informasi yang lengkap dan jelas mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan.