Bagi perusahaan atau organisasi, kebutuhan untuk menunjuk pejabat sementara (penjabat sementara) dapat terjadi karena berbagai alasan. Misalnya, pemilik perusahaan meninggal, direktur utama resign, atau kepala departemen diorganisasi keluar. Dalam situasi seperti itu, surat usulan penunjukan PLT dibutuhkan untuk menunjuk pejabat sementara. Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang surat usulan penunjukan PLT, termasuk pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh.
Pengertian Surat Usulan Penunjukan PLT
Surat usulan penunjukan PLT adalah surat yang dibuat oleh perusahaan atau organisasi untuk menunjuk pejabat sementara untuk mengisi posisi tertentu. Pejabat sementara ini disebut sebagai Penjabat Sementara (PLT). Dalam surat tersebut, perusahaan atau organisasi harus menjelaskan alasan mengapa mereka membutuhkan Penjabat Sementara dan mengapa individu yang dipilih dianggap cocok untuk posisi itu.
Fungsi Surat Usulan Penunjukan PLT
Surat usulan penunjukan PLT memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Menunjuk pejabat sementara yang memiliki kualifikasi yang tepat untuk mengisi posisi tertentu.
- Menjaga kelancaran operasional perusahaan atau organisasi saat posisi kosong.
- Menjaga stabilitas organisasi selama proses rekrutmen untuk posisi tersebut.
- Menjamin bahwa tanggung jawab dan tugas dijalankan dengan baik oleh Penjabat Sementara.
Tujuan Surat Usulan Penunjukan PLT
Tujuan surat usulan penunjukan PLT adalah untuk menunjuk pejabat sementara yang dapat mengisi posisi tertentu dengan baik. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memastikan bahwa operasional perusahaan atau organisasi tetap berjalan dengan lancar selama masa transisi. Surat ini juga dapat membantu perusahaan atau organisasi dalam mempersiapkan proses rekrutmen untuk mengisi posisi tersebut secara permanen.
Format Surat Usulan Penunjukan PLT
Format surat usulan penunjukan PLT terdiri dari beberapa bagian penting, antara lain:
- Header: Surat dimulai dengan header yang mencakup nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal: Tanggal surat ditulis pada bagian ini.
- Alamat Kepada: Nama dan alamat dari penerima surat.
- Subjek: Subjek surat harus jelas dan deskriptif.
- Pembuka: Bagian ini berisi pengantar dan tujuan dari surat.
- Isi Surat: Bagian ini berisi rincian tentang alasan mengapa perusahaan atau organisasi membutuhkan Penjabat Sementara dan mengapa individu yang dipilih dianggap cocok untuk posisi tersebut.
- Penutup: Bagian ini berisi ucapan terima kasih dan informasi kontak jika penerima surat ingin menghubungi perusahaan atau organisasi.
- Tanda Tangan: Surat harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
Contoh Surat Usulan Penunjukan PLT
Berikut adalah contoh surat usulan penunjukan PLT:
Contoh 1
Header
PT. ABC
Jl. Jend. Sudirman No. 1
Jakarta
Telp. 021-123456
Email: [email protected]
Tanggal
1 Oktober 2021
Alamat Kepada
Kepala Departemen SDM
PT. XYZ
Jl. Thamrin No. 1
Jakarta
Subjek
Usulan Penunjukan Penjabat Sementara
Pembuka
Dengan hormat,
Kami ingin mengajukan usulan untuk menunjuk Penjabat Sementara (PLT) untuk posisi Direktur SDM di PT. XYZ. Kami membutuhkan Penjabat Sementara untuk mengisi posisi tersebut karena mantan Direktur SDM kami mengundurkan diri.
Isi Surat
Berdasarkan penilaian kami, kami ingin merekomendasikan Bapak/Ibu John Doe sebagai Penjabat Sementara untuk posisi Direktur SDM. Bapak/Ibu John memiliki pengalaman yang relevan dalam manajemen SDM dan telah bekerja di perusahaan besar sebelumnya. Kami percaya bahwa Bapak/Ibu John dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan budaya kerja di PT. XYZ dan mengambil kendali atas tugas-tugas yang dihadapi.
Penutup
Kami ingin mengucapkan terima kasih atas perhatian Anda terhadap permohonan ini. Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin mendapatkan informasi lebih lanjut tentang kandidat yang kami usulkan, jangan ragu untuk menghubungi kami di nomor telepon atau email yang tertera di atas.
Tanda Tangan
Hormat kami,
[Menyetujui]
[Pejabat yang berwenang]
Contoh 2
Header
Organisasi ABCD
Jl. Asia Afrika No. 1
Bandung
Telp. 022-123456
Email: [email protected]
Tanggal
1 Oktober 2021
Alamat Kepada
Kepala Departemen Keuangan
Organisasi XYZ
Jl. Thamrin No. 1
Jakarta
Subjek
Usulan Penunjukan Penjabat Sementara
Pembuka
Kepada Yth.
Dalam rangka menjaga kelancaran operasional Organisasi XYZ, kami ingin mengajukan usulan untuk menunjuk Penjabat Sementara (PLT) untuk posisi Kepala Departemen Keuangan.
Isi Surat
Kami merekomendasikan Bapak/Ibu Jane Doe sebagai Penjabat Sementara untuk posisi Kepala Departemen Keuangan. Bapak/Ibu Jane memiliki pengalaman yang luas dalam bidang keuangan dan telah bekerja di organisasi nirlaba sebelumnya. Kami percaya bahwa Bapak/Ibu Jane dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan budaya kerja di Organisasi XYZ dan mengambil kendali atas tugas-tugas yang dihadapi. Kami juga yakin bahwa Bapak/Ibu Jane akan dapat menjaga stabilitas organisasi selama masa transisi.
Penutup
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap permohonan ini. Kami berharap bahwa usulan ini dapat membantu mempertahankan operasional Organisasi XYZ selama masa transisi. Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin mendapatkan informasi lebih lanjut tentang kandidat yang kami usulkan, jangan ragu untuk menghubungi kami di nomor telepon atau email yang tertera di atas.
Tanda Tangan
Hormat kami,
[Menyetujui]
[Pejabat yang berwenang]
FAQs
- Apakah surat usulan penunjukan PLT harus ditandatangani?
Ya, surat usulan penunjukan PLT harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. - Siapa yang bisa diusulkan sebagai Penjabat Sementara dalam surat usulan penunjukan PLT?