Selamat datang di dunia surat menyurat! Di dalam lingkup pekerjaan, surat menyurat memang menjadi satu hal yang tak bisa dipisahkan. Salah satunya adalah surat usulan PLT atau Penjabat Sementara yang seringkali digunakan untuk mengisi kekosongan jabatan di perusahaan atau instansi. Di artikel ini, kami akan membahas lebih lanjut tentang surat usulan PLT, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, hingga format dan contohnya.
Pengertian Surat Usulan PLT
Surat usulan PLT adalah surat resmi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau instansi untuk mengusulkan seseorang sebagai Penjabat Sementara (PLT) dalam rangka mengisi kekosongan jabatan. Surat ini termasuk ke dalam jenis surat resmi yang harus dibuat dengan format tertentu dan ditujukan kepada atasan atau pimpinan yang lebih tinggi.
Fungsi dan Tujuan Surat Usulan PLT
Fungsi dari surat usulan PLT adalah untuk memberikan informasi kepada atasan atau pimpinan yang lebih tinggi bahwa terdapat kekosongan jabatan dan perusahaan atau instansi memerlukan seseorang yang dapat mengisi jabatan tersebut secara sementara. Selain itu, surat ini juga berfungsi sebagai alat komunikasi antara pimpinan perusahaan atau instansi dengan atasan yang lebih tinggi.
Adapun tujuan dari surat usulan PLT adalah untuk mempercepat proses pengisian kekosongan jabatan yang ada di perusahaan atau instansi. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memastikan bahwa jabatan yang kosong tidak mengganggu kegiatan dan operasional perusahaan atau instansi.
Format Surat Usulan PLT
Format surat usulan PLT terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Header, yaitu informasi tentang perusahaan atau instansi yang membuat surat, seperti nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan faksimili.
- Tanggal, yaitu tanggal dibuatnya surat.
- Alamat tujuan, yaitu alamat atasan atau pimpinan yang lebih tinggi yang dituju.
- Isi surat, yaitu bagian yang menjelaskan tentang kekosongan jabatan, alasan dibutuhkannya PLT, dan profil singkat dari calon PLT.
- Penutup, yaitu penutup surat yang berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk segera mendapatkan persetujuan dari atasan.
- Tanda tangan, yaitu tanda tangan dari pimpinan perusahaan atau instansi yang membuat surat.
Contoh Surat Usulan PLT
Berikut adalah contoh surat usulan PLT:
Contoh 1
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 1
Jakarta 12345
Telp. (021) 1234567
Faks. (021) 1234568
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. XYZ
Jl. Thamrin No. 2
Jakarta 67890
Perihal: Usulan Penjabat Sementara
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC mengajukan usulan Penjabat Sementara (PLT) untuk mengisi jabatan Manajer Keuangan yang kosong. Kepala bagian keuangan kami, Bapak A, mengundurkan diri dengan alasan pindah tugas ke luar kota.
Dalam situasi yang mendesak ini, kami memerlukan seorang PLT yang dapat mengisi kekosongan jabatan tersebut secara sementara. Kami merekomendasikan Bapak B sebagai PLT karena memiliki pengalaman dan kualifikasi yang sesuai dengan jabatan tersebut.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan persetujuan atas usulan kami. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT. ABC
Tanda tangan
Contoh 2
PT. DEF
Jl. Gatot Subroto No. 3
Jakarta 24680
Telp. (021) 2345678
Faks. (021) 2345679
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
Badan Kepegawaian Negara
Jl. HR Rasuna Said Kav. C-22
Jakarta 12940
Perihal: Usulan Penjabat Sementara
Dengan hormat,
Kami dari PT. DEF mengajukan usulan Penjabat Sementara (PLT) untuk mengisi jabatan Kepala Bidang Kepegawaian yang kosong di Badan Kepegawaian Negara. Saat ini, salah satu pegawai kami, Bapak C, sedang menjalankan tugas di Badan Kepegawaian Negara dan menjabat sebagai Kepala Bidang Kepegawaian.
Dalam situasi yang mendesak ini, kami memerlukan seorang PLT yang dapat mengisi kekosongan jabatan tersebut secara sementara. Kami merekomendasikan Bapak D sebagai PLT karena memiliki pengalaman dan kualifikasi yang sesuai dengan jabatan tersebut.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan persetujuan atas usulan kami. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT. DEF
Tanda tangan
FAQs (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
1. Apakah surat usulan PLT harus dibuat dengan format tertentu?
Iya, surat usulan PLT harus dibuat dengan format tertentu yang mencakup header, tanggal, alamat tujuan, isi surat, penutup, dan tanda tangan.
2. Bagaimana cara membuat surat usulan PLT?
Untuk membuat surat usulan PLT, Anda harus mengetahui format yang benar dan mengikuti pedoman yang ada di perusahaan atau instansi Anda. Pastikan juga bahwa surat usulan PLT telah dilengkapi dengan informasi yang lengkap dan akurat.
3. Apakah surat usulan PLT harus ditujukan kepada atasan yang lebih tinggi?
Iya, surat usulan PLT harus ditujukan kepada atasan yang lebih tinggi, seperti pimpinan perusahaan atau instansi.
Kesimpulan
Surat usulan PLT adalah surat resmi yang dibuat untuk mengusulkan seseorang sebagai Penjabat Sementara dalam rangka mengisi kekosongan jabatan. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang penting untuk mempercepat proses pengisian kekosongan jabatan dan memastikan bahwa jabatan yang kosong tidak mengganggu kegiatan dan operasional perusahaan atau instansi. Format surat usulan PLT terdiri dari beberapa bagian yang harus diikuti, dan contoh surat usulan PLT dapat dijadikan referensi untuk membuat surat yang baik dan benar.