Jika kamu seorang pekerja, tentu kamu akan sering mendapatkan tugas dari atasanmu, termasuk menerima surat tugas. Namun, tidak semua surat tugas diberikan langsung oleh atasanmu. Ada kalanya, atasanmu memberi tugas lewat surat wakil majikan. Apa itu surat wakil majikan? Berikut penjelasannya.

Pengertian Surat Wakil Majikan

Surat wakil majikan adalah surat yang diberikan oleh majikan kepada karyawannya untuk memberi kuasa pada karyawannya tersebut untuk melakukan suatu tugas atau pekerjaan yang berkaitan dengan pekerjaan atau bisnis majikan. Dalam surat wakil ini, karyawannya diwakilkan untuk menerima atau memberikan informasi, menandatangani dokumen, atau mengambil keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan atau bisnis majikan.

Fungsi Surat Wakil Majikan

Surat wakil majikan memiliki beberapa fungsi, diantaranya adalah:

  1. Memberi wewenang pada karyawan untuk melakukan tugas atau pekerjaan tertentu.
  2. Mempermudah komunikasi antara majikan dan karyawan, terutama jika karyawan harus melakukan tugas di luar kantor atau di luar jam kerja.
  3. Memberikan perlindungan hukum bagi karyawan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh majikan.

Tujuan Surat Wakil Majikan

Tujuan dari surat wakil majikan adalah untuk mempermudah pelaksanaan tugas atau pekerjaan yang diberikan oleh majikan pada karyawannya. Surat wakil ini juga dapat menjadi bukti sah jika terjadi masalah atau sengketa antara karyawan dan majikan terkait pelaksanaan tugas tersebut. Selain itu, surat wakil juga dapat menghindari kesalahpahaman atau kekeliruan dalam pelaksanaan tugas.

Format Surat Wakil Majikan

Format surat wakil majikan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau bisnis. Namun, umumnya surat wakil majikan memiliki format sebagai berikut:

  1. Header surat, berisi nama dan alamat perusahaan atau bisnis.
  2. Tanggal pembuatan surat.
  3. Alamat karyawan yang diberi surat wakil.
  4. Salutation, berisi ucapan pembuka seperti “Kepada Yth.”
  5. Isi surat, berisi tujuan surat, tugas yang diberikan, dan kedudukan karyawan yang diberi surat wakil.
  6. Penutup, berisi ucapan penutup seperti “Hormat kami”
  7. Tanda tangan dan nama majikan atau pihak yang memberi surat wakil.

Contoh Surat Wakil Majikan

Berikut contoh surat wakil majikan yang dapat dijadikan referensi:

Contoh 1

PT. ABC
Jl. Raya No. 123
Jakarta Selatan
Tanggal: 1 Januari 2022

Kepada Yth,
Bapak/Ibu/Saudara/i
Nama Karyawan
Jabatan Karyawan
Alamat Karyawan

Dengan surat ini, kami memberikan kuasa pada Saudara/i Nama Karyawan yang merupakan karyawan PT. ABC untuk melakukan tugas sebagai berikut:
- Menghadiri rapat dengan klien pada tanggal 5 Januari 2022 pukul 10.00 WIB di Hotel ABC.
- Menandatangani kontrak kerjasama dengan klien jika diperlukan.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. ABC

(Signature)
Nama
Jabatan

Contoh 2

PT. XYZ
Jl. Sudirman No. 456
Jakarta Pusat
Tanggal: 1 Januari 2022

Kepada Yth,
Bapak/Ibu/Saudara/i
Nama Karyawan
Jabatan Karyawan
Alamat Karyawan

Dengan surat ini, kami memberikan kuasa pada Saudara/i Nama Karyawan yang merupakan karyawan PT. XYZ untuk melakukan tugas sebagai berikut:
- Mengambil paket kiriman dari kantor pos pada tanggal 3 Januari 2022 pukul 09.00 WIB.
- Menyerahkan paket kiriman kepada penerima yang ditunjuk.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. XYZ

(Signature)
Nama
Jabatan

FAQs (Frequently Asked Questions)

Berikut beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan terkait surat wakil majikan:

1. Apakah surat wakil majikan harus dicetak di atas kop surat perusahaan?
Tidak harus, namun disarankan agar surat wakil majikan dicetak di atas kop surat perusahaan untuk memberikan kesan formal dan meyakinkan penerima surat.

2. Apakah surat wakil majikan harus ditandatangani oleh atasan langsung?
Tidak harus, namun surat wakil majikan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang memberikan kuasa pada karyawan untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu.

3. Apakah surat wakil majikan bisa digunakan untuk kepentingan pribadi?
Tidak, surat wakil majikan hanya dapat digunakan untuk kepentingan yang berkaitan dengan pekerjaan atau bisnis majikan.

Kesimpulan

Surat wakil majikan merupakan surat yang diberikan oleh majikan kepada karyawan untuk memberi kuasa pada karyawan tersebut untuk melakukan suatu tugas atau pekerjaan yang berkaitan dengan pekerjaan atau bisnis majikan. Surat wakil ini memiliki fungsi untuk memberi wewenang pada karyawan, mempermudah komunikasi antara majikan dan karyawan, serta memberikan perlindungan hukum bagi karyawan. Surat wakil juga memiliki tujuan untuk mempermudah pelaksanaan tugas atau pekerjaan dan menghindari kesalahpahaman atau kekeliruan dalam pelaksanaan tugas. Format surat wakil dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau bisnis. Namun, umumnya surat wakil memiliki format yang terdiri dari header surat, tanggal pembuatan surat, alamat karyawan yang diberi surat wakil, salutation, isi surat, penutup, tanda tangan dan nama majikan atau pihak yang memberi surat wakil.