Jika Anda sedang memulai bisnis atau berencana untuk menjalin kerja sama dengan pihak lain, maka surat wakil syarikat menjadi salah satu dokumen penting yang harus dipersiapkan. Surat ini berfungsi sebagai tanda bukti bahwa Anda telah memberikan wewenang kepada pihak lain untuk mewakili perusahaan dalam melakukan suatu tindakan tertentu. Dalam artikel ini, kami akan membahas lebih lanjut mengenai pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat wakil syarikat.

Pengertian Surat Wakil Syarikat

Surat wakil syarikat adalah sebuah dokumen resmi yang berisi pemberian wewenang kepada pihak lain untuk mewakili perusahaan dalam melakukan suatu tindakan tertentu. Surat ini biasanya digunakan saat perusahaan ingin menghadiri suatu acara, melakukan transaksi bisnis, atau mengikuti proses lelang. Dalam surat wakil syarikat, terdapat informasi tentang nama perusahaan, nama lengkap pihak yang diberi wewenang, serta tindakan yang diizinkan untuk dilakukan.

Fungsi Surat Wakil Syarikat

Surat wakil syarikat memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  • Sebagai bukti resmi bahwa pihak lain telah diberi wewenang untuk mewakili perusahaan dalam melakukan suatu tindakan tertentu.
  • Memudahkan proses administrasi, terutama saat melakukan transaksi bisnis atau menghadiri suatu acara.
  • Memastikan bahwa tindakan yang dilakukan oleh pihak lain telah mendapatkan persetujuan dari perusahaan.

Tujuan Surat Wakil Syarikat

Tujuan utama dari surat wakil syarikat adalah untuk memberikan wewenang kepada pihak lain untuk mewakili perusahaan dalam melakukan suatu tindakan tertentu. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memudahkan proses administrasi dan memastikan bahwa tindakan yang dilakukan oleh pihak lain telah mendapatkan persetujuan dari perusahaan.

Format Surat Wakil Syarikat

Berikut adalah format umum dari surat wakil syarikat:

[Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

[Nomor Telepon]

[Kota], [Tanggal]

Kepada [Nama Lengkap Pihak yang Diberi Wewenang]

Dengan surat ini, kami dari [Nama Perusahaan] memberikan wewenang kepada [Nama Lengkap Pihak yang Diberi Wewenang] untuk mewakili perusahaan kami dalam melakukan tindakan sebagai berikut:

[Rincian Tindakan yang Diberikan Wewenang]

Surat ini berlaku efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif] dan berlaku sampai dengan tanggal [Tanggal Berakhir].

Demikian surat wakil syarikat ini kami buat dengan sebenar-benarnya.

Hormat kami,

[Nama dan Tanda Tangan Pemberi Wewenang]

Contoh Surat Wakil Syarikat

Berikut adalah contoh surat wakil syarikat dalam dua situasi yang berbeda:

Contoh Surat Wakil Syarikat 1

ABC Trading

Jl. Pahlawan No. 123

Surabaya, 1 Januari 2022

Kepada Yth,

Dengan surat ini, kami dari ABC Trading memberikan wewenang kepada Budi Santoso untuk mewakili perusahaan kami dalam menghadiri acara seminar yang diselenggarakan oleh PT XYZ pada tanggal 15 Januari 2022 di Hotel Grand Sahid Jaya, Jakarta.

Surat ini berlaku efektif mulai tanggal 8 Januari 2022 dan berlaku sampai dengan tanggal 16 Januari 2022.

Demikian surat wakil syarikat ini kami buat dengan sebenar-benarnya.

Hormat kami,

ABC Trading

[Nama dan Tanda Tangan Pemberi Wewenang]

Contoh Surat Wakil Syarikat 2

XYZ Corporation

Jl. Sudirman No. 456

Jakarta, 1 Februari 2022

Kepada Yth,

Dengan surat ini, kami dari XYZ Corporation memberikan wewenang kepada Andi Wijaya untuk mewakili perusahaan kami dalam proses lelang pengadaan barang yang diadakan oleh Pemerintah Kabupaten Bandung pada tanggal 15 Februari 2022.

Surat ini berlaku efektif mulai tanggal 10 Februari 2022 dan berlaku sampai dengan tanggal 16 Februari 2022.

Demikian surat wakil syarikat ini kami buat dengan sebenar-benarnya.

Hormat kami,

XYZ Corporation

[Nama dan Tanda Tangan Pemberi Wewenang]

FAQs

1. Apa bedanya surat wakil syarikat dengan surat kuasa?

Jika surat wakil syarikat memberikan wewenang kepada pihak lain untuk mewakili perusahaan dalam melakukan suatu tindakan tertentu, surat kuasa memberikan wewenang kepada pihak lain untuk melakukan tindakan apa saja yang dianggap perlu oleh pemberi kuasa.

2. Apakah surat wakil syarikat harus dibuat dalam bentuk tertulis?

Iya, surat wakil syarikat harus dibuat dalam bentuk tertulis dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan.

3. Apa saja informasi yang harus dicantumkan dalam surat wakil syarikat?

Informasi yang harus dicantumkan dalam surat wakil syarikat antara lain adalah nama perusahaan, nama lengkap pihak yang diberi wewenang, serta tindakan yang diizinkan untuk dilakukan.

Kesimpulan

Surat wakil syarikat adalah dokumen resmi yang memberikan wewenang kepada pihak lain untuk mewakili perusahaan dalam melakukan suatu tindakan tertentu. Surat ini memiliki fungsi untuk memudahkan proses administrasi, memastikan bahwa tindakan yang dilakukan oleh pihak lain telah mendapatkan persetujuan dari perusahaan, dan sebagai bukti resmi bahwa pihak lain telah diberi wewenang. Untuk membuat surat wakil syarikat, Anda dapat mengikuti format umum dan mencantumkan informasi yang diperlukan. Pastikan surat ini dibuat dalam bentuk tertulis dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan.