Surat warning letter atau surat peringatan adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawannya yang melakukan pelanggaran atau tindakan yang tidak sesuai dengan aturan perusahaan. Surat ini bertujuan untuk memberikan peringatan sekaligus memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilakunya dan menghindari tindakan yang sama di masa depan.
Fungsi dan Tujuan Surat Warning Letter
Surat warning letter memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Mengingatkan karyawan tentang aturan dan kebijakan perusahaan
- Memberikan peringatan dan kesempatan untuk perbaikan diri
- Menjaga produktivitas dan kualitas kerja di perusahaan
- Menjaga disiplin dan ketaatan karyawan terhadap aturan perusahaan
Format Surat Warning Letter
Surat warning letter harus disusun dengan format yang jelas dan sesuai dengan standar surat resmi. Berikut adalah contoh format surat warning letter:
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon Perusahaan]
[Tempat dan Tanggal]
[Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan]
Perihal: Surat Peringatan Karyawan
Yth. [Nama Karyawan],
Dalam hal ini, kami selaku manajemen [Nama Perusahaan] memberikan surat peringatan kepada [Nama Karyawan] terkait dengan pelanggaran yang dilakukan oleh saudara dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab di perusahaan.
[Pelanggaran yang dilakukan]
Kami mengharapkan agar saudara dapat memperbaiki perilaku dan tindakan yang tidak sesuai dengan aturan perusahaan. Kami juga memberikan kesempatan bagi saudara untuk memperbaiki diri dalam jangka waktu [waktu yang ditentukan] terhitung sejak surat ini diterima.
Apabila dalam jangka waktu tersebut, saudara masih melakukan pelanggaran atau tindakan yang tidak sesuai dengan aturan perusahaan, maka kami akan memberikan sanksi sesuai dengan peraturan perusahaan.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Manajemen Perusahaan]
Contoh Surat Warning Letter
Berikut adalah contoh surat warning letter yang dapat dijadikan sebagai referensi:
Contoh 1
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon Perusahaan]
Jakarta, 15 Agustus 2021
[Nama Karyawan]
Staff Administrasi
Perihal: Surat Peringatan Karyawan
Yth. [Nama Karyawan],
Dalam hal ini, kami selaku manajemen [Nama Perusahaan] memberikan surat peringatan kepada [Nama Karyawan] terkait dengan pelanggaran yang dilakukan oleh saudara dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab di perusahaan.
Pelanggaran yang dilakukan oleh saudara adalah sering terlambat masuk kerja dan tidak disiplin dalam menjalankan tugasnya. Hal ini berdampak pada produktivitas dan kualitas kerja di perusahaan.
Kami mengharapkan agar saudara dapat memperbaiki perilaku dan tindakan yang tidak sesuai dengan aturan perusahaan. Kami juga memberikan kesempatan bagi saudara untuk memperbaiki diri dalam jangka waktu 1 bulan terhitung sejak surat ini diterima.
Apabila dalam jangka waktu tersebut, saudara masih melakukan pelanggaran atau tindakan yang tidak sesuai dengan aturan perusahaan, maka kami akan memberikan sanksi sesuai dengan peraturan perusahaan.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Manajemen Perusahaan]
Contoh 2
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon Perusahaan]
Surabaya, 20 September 2021
[Nama Karyawan]
Kepala Bagian Produksi
Perihal: Surat Peringatan Karyawan
Yth. [Nama Karyawan],
Dalam hal ini, kami selaku manajemen [Nama Perusahaan] memberikan surat peringatan kepada [Nama Karyawan] terkait dengan pelanggaran yang dilakukan oleh saudara dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab di perusahaan.
Pelanggaran yang dilakukan oleh saudara adalah tidak mengikuti prosedur keselamatan kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini berdampak pada keselamatan dan kesehatan kerja karyawan di perusahaan.
Kami mengharapkan agar saudara dapat memperbaiki perilaku dan tindakan yang tidak sesuai dengan aturan perusahaan. Kami juga memberikan kesempatan bagi saudara untuk memperbaiki diri dalam jangka waktu 2 minggu terhitung sejak surat ini diterima.
Apabila dalam jangka waktu tersebut, saudara masih melakukan pelanggaran atau tindakan yang tidak sesuai dengan aturan perusahaan, maka kami akan memberikan sanksi sesuai dengan peraturan perusahaan.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Manajemen Perusahaan]
FAQs (Frequently Asked Questions)
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan terkait surat warning letter:
- Apa saja jenis pelanggaran yang biasanya diingatkan dengan surat warning letter?
Jenis pelanggaran yang diingatkan dengan surat warning letter dapat bervariasi, tergantung pada aturan dan kebijakan perusahaan. Beberapa pelanggaran yang sering diingatkan antara lain terlambat masuk kerja, tidak disiplin dalam menjalankan tugas, tidak mengikuti prosedur keselamatan kerja, dan lain sebagainya. - Apakah surat warning letter dapat dijadikan bukti dalam proses PHK?
Ya, surat warning letter dapat dijadikan bukti dalam proses PHK jika karyawan tetap melakukan pelanggaran atau tindakan yang tidak sesuai dengan aturan perusahaan setelah diberikan kesempatan untuk memperbaiki diri. - Apakah karyawan dapat menolak atau tidak menerima surat warning letter?
Tidak, karyawan tidak dapat menolak atau tidak menerima surat warning letter karena surat ini merupakan bentuk pemberitahuan resmi dari perusahaan terkait dengan pelanggaran atau tindakan yang dilakukan oleh karyawan. - Berapa lama jangka waktu yang diberikan untuk memperbaiki perilaku setelah menerima surat warning letter?
Jangka waktu yang diberikan untuk memperbaiki perilaku setelah menerima surat warning letter dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan. Biasanya, jangka waktu yang diberikan adalah antara 1 hingga 2 minggu.
Kesimpulan
Surat warning letter adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawannya yang melakukan pelanggaran atau tindakan yang tidak sesuai dengan aturan perusahaan. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan untuk memberikan peringatan dan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku dan menghindari tindakan yang sama di masa depan. Surat warning letter harus disusun dengan format yang jelas dan sesuai dengan standar surat resmi. K