Surat merupakan salah satu media komunikasi tertulis yang penting dalam kehidupan sehari-hari. Baik itu untuk keperluan bisnis, organisasi, maupun personal. Untuk itu, penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana cara menulis surat yang baik dan benar.
Pengertian
Surat yang baik adalah surat yang ditulis dengan jelas, singkat, dan padat. Surat tersebut juga harus mengikuti aturan format yang telah ditentukan. Tujuannya adalah agar surat tersebut mudah dipahami oleh penerima dan dapat memenuhi tujuan yang diinginkan.
Fungsi
Surat yang baik memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai alat komunikasi tertulis
- Menjalin hubungan bisnis atau organisasi
- Meminta atau memberikan informasi
- Mengajukan permohonan atau pengaduan
- Menyampaikan ide atau gagasan
Tujuan
Setiap surat memiliki tujuan yang berbeda-beda tergantung dari jenis surat yang ditulis. Namun, secara umum, tujuan dari surat yang baik adalah sebagai berikut:
- Menjalin kerjasama atau hubungan yang baik
- Memberikan informasi yang akurat dan jelas
- Membuat permintaan atau pengaduan yang ditujukan kepada pihak yang berwenang
- Menyampaikan ide atau gagasan yang dapat bermanfaat bagi penerima surat
Format
Surat yang baik harus mengikuti aturan format yang telah ditentukan. Berikut ini adalah format umum dari surat yang baik:
- Kop Surat
Kop surat berisi nama dan alamat pengirim surat. Kop surat harus ditulis pada bagian atas kiri dari surat.
- Tanggal
Tanggal surat harus ditulis setelah kop surat. Tanggal harus ditulis dengan format: [Nama Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]
- Alamat Tujuan
Alamat tujuan harus ditulis setelah tanggal surat. Alamat tujuan berisi nama dan alamat penerima surat.
- Salam Pembuka
Salam pembuka harus ditulis setelah alamat tujuan. Salam pembuka berisi ucapan salam kepada penerima surat. Contoh salam pembuka yang umum digunakan adalah: “Kepada Yth.”, “Assalamu’alaikum”, atau “Salam Sejahtera”.
- Isi Surat
Isi surat harus ditulis setelah salam pembuka. Isi surat harus ditulis dengan jelas, singkat, dan padat. Isi surat harus mengandung informasi yang sesuai dengan tujuan surat.
- Salam Penutup
Salam penutup harus ditulis setelah isi surat. Salam penutup berisi ucapan terima kasih atau permintaan maaf kepada penerima surat. Contoh salam penutup yang umum digunakan adalah: “Hormat saya”, “Terima Kasih”, atau “Salam Hormat”.
- Tanda Tangan
Tanda tangan harus ditulis setelah salam penutup. Tanda tangan harus ditandatangani oleh pengirim surat.
Contoh
Berikut ini adalah contoh surat yang baik:
- Surat Permohonan
Kop Surat
Tanggal
Alamat Tujuan
Salam Pembuka
Isi Surat
Salam Penutup
Tanda Tangan
- Surat Pemberitahuan
Kop Surat
Tanggal
Alamat Tujuan
Salam Pembuka
Isi Surat
Salam Penutup
Tanda Tangan
FAQs
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan tentang surat yang baik:
Apa bedanya surat resmi dan surat tidak resmi?
Surat resmi biasanya digunakan untuk keperluan bisnis atau organisasi. Surat tersebut harus mengikuti aturan format yang telah ditentukan dan harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Sedangkan surat tidak resmi tidak memiliki aturan format yang ketat dan dapat digunakan untuk keperluan personal.
Bagaimana cara menulis surat yang singkat dan padat?
Untuk menulis surat yang singkat dan padat, kita harus memperhatikan isi surat yang ingin disampaikan. Kita harus menghindari pengulangan kata atau informasi yang tidak penting. Selain itu, kita juga harus memilih kata-kata yang tepat dan mudah dipahami oleh penerima surat.
Apa yang harus dilakukan jika surat tidak mendapat balasan?
Jika surat yang kita kirim tidak mendapat balasan, kita dapat mengirimkan surat pengingat atau menghubungi pihak yang bersangkutan melalui telepon atau email.
Apakah surat yang ditulis dengan tangan juga dianggap surat yang baik?
Surat yang ditulis dengan tangan juga dapat dianggap surat yang baik asalkan ditulis dengan rapi dan mudah dibaca. Namun, untuk keperluan bisnis atau organisasi, sebaiknya menggunakan surat yang diketik atau dicetak untuk menghindari kesalahan penulisan.
Apakah kita dapat menggunakan bahasa gaul dalam surat yang kita tulis?
Tergantung dari tujuan surat yang kita tulis. Jika surat tersebut ditujukan untuk keperluan personal atau informal, kita dapat menggunakan bahasa gaul. Namun, jika surat tersebut ditujukan untuk keperluan bisnis atau organisasi, sebaiknya menggunakan bahasa formal.
Apa yang harus dilakukan jika terdapat kesalahan penulisan dalam surat yang sudah dikirim?
Jika terdapat kesalahan penulisan dalam surat yang sudah dikirim, kita dapat mengirimkan surat permintaan maaf atau menghubungi pihak yang bersangkutan untuk memberikan penjelasan.
Apa yang harus dilakukan jika kita tidak mengetahui alamat tujuan surat yang ingin kita kirim?
Jika kita tidak mengetahui alamat tujuan surat yang ingin kita kirim, kita dapat mencari informasi tentang alamat tersebut melalui internet atau menghubungi pihak yang bersangkutan.
Apakah kita perlu menyertakan lampiran dalam surat yang kita tulis?
Tergantung dari tujuan surat yang kita tulis. Jika surat tersebut memerlukan lampiran, kita perlu menyertakan lampiran tersebut. Namun, jika tidak memerlukan lampiran, kita tidak perlu menyertakan lampiran dalam surat yang kita tulis.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat surat yang baik?
Waktu yang dibutuhkan untuk membuat surat yang baik tergantung dari kompleksitas tujuan surat dan kemampuan kita dalam menulis. Namun, sebaiknya kita tidak terlalu lama dalam membuat surat agar tidak terlalu memakan waktu yang berlebihan.
Apakah kita perlu menyimpan salinan dari surat yang kita kirim?
Ya, kita perlu menyimpan salinan dari surat