Saat Anda bekerja di suatu perusahaan atau organisasi, Anda mungkin pernah diminta untuk menandatangani surat atas nama perusahaan atau organisasi tersebut. Surat ini biasa disebut sebagai surat yang ditandatangani atas nama. Namun, apa sebenarnya surat yang ditandatangani atas nama itu? Apa fungsi, tujuan, format, dan contoh dari surat tersebut? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Pengertian Surat yang Ditandatangani atas Nama
Surat yang ditandatangani atas nama adalah surat yang ditandatangani oleh seseorang atas nama perusahaan atau organisasi tempatnya bekerja atau mewakili. Dalam hal ini, penandatangan surat tersebut bukan atas nama pribadi, melainkan atas nama perusahaan atau organisasi tersebut.
Surat yang ditandatangani atas nama ini biasanya digunakan untuk berbagai keperluan, seperti surat permohonan, surat pengajuan proposal, surat pemberitahuan, surat penawaran, dan lain sebagainya.
Fungsi Surat yang Ditandatangani atas Nama
Surat yang ditandatangani atas nama memiliki beberapa fungsi, di antaranya adalah:
- Menunjukkan bahwa surat tersebut berasal dari perusahaan atau organisasi tertentu, bukan dari individu.
- Menunjukkan bahwa surat tersebut diotorisasi oleh perusahaan atau organisasi tersebut.
- Menunjukkan bahwa surat tersebut tidak hanya berasal dari satu individu, melainkan mewakili perusahaan atau organisasi secara keseluruhan.
Tujuan Surat yang Ditandatangani atas Nama
Surat yang ditandatangani atas nama memiliki beberapa tujuan, di antaranya adalah:
- Menjaga citra dan reputasi perusahaan atau organisasi, karena surat tersebut menunjukkan bahwa perusahaan atau organisasi tersebut memiliki standar tertentu dalam mengirimkan surat resmi.
- Memberikan kepercayaan dan keyakinan pada pihak yang menerima surat bahwa surat tersebut berasal dari perusahaan atau organisasi yang sah dan diotorisasi.
- Menghindari kesalahan dan kekeliruan dalam pengiriman surat, karena surat tersebut ditandatangani atas nama perusahaan atau organisasi, bukan atas nama individu.
Format Surat yang Ditandatangani atas Nama
Format surat yang ditandatangani atas nama biasanya mengikuti format surat resmi pada umumnya, dengan beberapa pengecualian. Berikut adalah contoh format surat yang ditandatangani atas nama:
- Nama Perusahaan atau Organisasi
- Alamat Perusahaan atau Organisasi
- Kota, Kode Pos
- Nomor Telepon
- Nomor Fax
- Website
- Tanggal Surat
- Perihal
- Alamat Penerima Surat
- Salutation (Pembukaan Surat)
- Isi Surat
- Complimentary Close (Penutup Surat)
- Nama Penandatangan Surat
- Jabatan Penandatangan Surat
- Penandatangan Surat
Contoh Surat yang Ditandatangani atas Nama
Berikut adalah contoh surat yang ditandatangani atas nama:
Contoh Surat Pengajuan Proposal
PT XYZ
Jalan Raya Sudirman No. 123
Jakarta Selatan, 12345
Telp. (021) 1234567
Fax. (021) 1234568
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
PT ABC
Jalan Raya Thamrin No. 456
Jakarta Pusat, 67890
Dengan Hormat,
Kami dari PT XYZ mengajukan proposal kerjasama dalam bidang pemasaran produk-produk kami. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang produksi, kami memiliki produk-produk yang berkualitas dan memiliki potensi untuk meningkatkan penjualan Bapak/Ibu/Saudara/i.
Adapun rincian proposal kerjasama kami dapat dilihat pada lampiran yang telah kami sertakan. Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara/i dapat meninjau dengan seksama proposal kami dan memberikan tanggapan dalam waktu dekat.
Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT XYZ
Nama Penandatangan
Jabatan Penandatangan
ditandatangani atas nama PT XYZ
Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Alamat Kantor
PT ABC
Jalan Raya Thamrin No. 456
Jakarta Pusat, 67890
Telp. (021) 2345678
Fax. (021) 2345679
Jakarta, 1 Februari 2022
Kepada Yth.
Para Pelanggan PT ABC
Di tempat
Dengan Hormat,
Kami dari PT ABC ingin memberitahukan kepada para pelanggan kami bahwa kantor kami telah berganti alamat. Alamat kantor baru kami adalah sebagai berikut:
Jalan Raya Sudirman No. 123
Jakarta Selatan, 12345
Telp. (021) 1234567
Fax. (021) 1234568
Website: www.abc.com
Email: [email protected]
Dalam hal ini, kami juga ingin menginformasikan bahwa nomor telepon, nomor fax, website, dan email kami tetap sama.
Kami harap para pelanggan kami dapat memperbarui data kami dan menghubungi kami di alamat kantor baru kami jika ada keperluan.
Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT ABC
Nama Penandatangan
Jabatan Penandatangan
ditandatangani atas nama PT ABC
FAQs (Frequently Asked Questions) Surat yang Ditandatangani atas Nama
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar surat yang ditandatangani atas nama:
Apa bedanya surat yang ditandatangani atas nama dengan surat biasa?
Surat yang ditandatangani atas nama ditandatangani oleh seseorang atas nama perusahaan atau organisasi, bukan atas nama pribadi. Sedangkan surat biasa ditandatangani oleh individu atas nama dir